Organisatorische handleiding: betekenis, typen, voordelen en nadelen

Organisatorische handleiding: betekenis, typen, voordelen en nadelen!

Betekenis:

Een handleiding voor de organisatie verstrekt en vult aanvullende details aan op basis van de informatie die door het organigram wordt verstrekt. Het geeft informatie over pertinente zaken over elke positie. De leden van de organisatie zullen vinden dat het een gemakkelijk verkrijgbare referentie is die de reikwijdte definieert van autoriteiten en verantwoordelijkheden van managementposities en de kanalen die moeten worden gebruikt bij het verkrijgen van beslissingen of goedkeuringen van voorstellen. Elke manager ziet duidelijk de verantwoordelijkheden van zijn functie en zijn relatie met andere personen in de organisatie.

De complexe relatie in de organisatie is duidelijk begrepen. Een handleiding voor de organisatie biedt ook uniformiteit en consistentie in de procedures en werkwijzen. Het biedt gedetailleerde procedures voor het bieden van training aan nieuwe werknemers en bijscholingscursussen aan anderen. De handleidingen worden periodiek herzien en gewijzigd wanneer belangrijke beleidsregels worden gewijzigd of als dergelijke acties nodig zijn. Handleidingen helpen ook bij delegatie van autoriteit en management bij uitzondering.

Soorten handleidingen:

Handleiding kan worden ingedeeld onder verschillende hoofden.

Sommige van de typen worden als volgt gegeven:

1. Beleidshandleiding:

Deze handleiding bevat beleidsbeslissingen, resoluties en richtlijnen van het management. Het geeft de reikwijdte en beperkingen waarbinnen verschillende beleidsmaatregelen zouden moeten werken. De personen die betrokken zijn bij de implementatie van het beleid krijgen de juiste richtlijnen en proberen de implementatie van elk onderdeel ervan te garanderen. Handleidingen bieden ook de te volgen koers voor het implementeren van beleid.

2. Organisatiehandleiding:

Deze handleiding geeft een gedetailleerd overzicht van de organisatie. De autoriteit en verantwoordelijkheid van elke persoon wordt in detail gegeven. Het vermijdt verwarring en conflicten tussen verschillende personen. De mate van autoriteit en de relatie van leidinggevenden wordt uitgelegd in deze handleiding. De omvang van de reikwijdte van beheer en delegatie van bevoegdheden wordt vergemakkelijkt door een correct opgesteld handboek.

3. Handleiding voor regels en voorschriften:

Het bevat verschillende regels en voorschriften die in het bedrijf worden gevolgd. De dagdagelijkse werking van de onderneming wordt enorm vergemakkelijkt. De werknemers krijgen informatie over arbeidsomstandigheden, toegestane vakantiedagen, procedure voor het verkrijgen van toestemming voor het verkrijgen van toestemming, de mogelijkheid en procedure voor het gebruik van medische voorzieningen, het gebruik van een kantine, bibliotheek, enz.

4. Afdelingshandboek:

Er zijn afzonderlijke handleidingen voor verschillende afdelingen. Een afdelingshandboek geeft alle details over de werking van een afdeling. Het toont de organisatie van de afdeling, de relatie tussen verschillende personen binnen de afdeling, inclusief hun autoriteit en verantwoordelijkheid, regels en procedures die gevolgd worden voor het uitvoeren van verschillende taken, interdepartementale relaties, enz. Departementale handleiding helpt bij het soepel werken van een afdeling.

Voordelen van handleidingen:

Organisatiegidsen hebben de volgende voordelen:

1. Schriftelijke informatie:

Een organisatorisch handboek biedt een schriftelijke registratie van elk belangrijk beleid, elke belangrijke beslissing en procedure. Er zal geen verwarring bestaan over autoriteit en verantwoordelijkheid. Er is geen ruimte voor misverstanden over wat dan ook.

2. Handig in het dagelijkse werk:

Een handleiding bevat details over regels, procedures en voorschriften die werknemers helpen de werking van de onderneming te begrijpen. De medewerkers zullen de routine gemakkelijk volgen na het lezen van de handleiding en het zal het dagelijkse werk soepel maken.

3. Conflicten vermijden:

De organisatie maakt de autoritaire relatie tussen verschillende personen helder en helpt conflicten tussen jurisdicties te voorkomen. Bij afwezigheid van deze handleiding is er waarschijnlijk sprake van verwarring over sommige werkzaamheden. Er kan ook sprake zijn van duplicatie van werk.

4. Nuttig voor nieuwe werknemers:

De nieuwe medewerkers kunnen de werking van de onderneming begrijpen. Ze zullen snel verschillende regels en procedures gaan volgen. Ze leren ook de verantwoordelijkheden van hun baan en hun relatie met andere banen.

5. Snelle beslissingen:

Wanneer alle aanwijzingen en instructies schriftelijk beschikbaar zijn, wordt het nemen van beslissingen snel. De personen die nodig zijn om beslissingen te nemen zijn duidelijk over hun bevoegdheden en het nemen van beslissingen wordt gemakkelijk in dergelijke situaties.

Nadelen van handleidingen:

De handleidingen hebben de volgende nadelen:

1. Duur:

Het compileren van handleidingen kost veel geld. Het handboek dat dure, kleinschalige bezwaren is, kan ze zelfs niet betalen.

2. Tijd verbruiken:

Het voorbereiden van verschillende handleidingen is een tijdrovend proces. Bovendien vereisen deze een constante beoordeling die opnieuw te veel tijd in beslag neemt.

3. Stijfheid:

Wanneer schriftelijke handleidingen, instructies en procedures beschikbaar zijn, is er nauwelijks ruimte voor variatie. Men moet standaard voorgeschreven procedures volgen bij het voltooien van een taak. Er is geen ruimte voor discretie en initiatief.