Code of Ethics: Process of Framing & Implementation

Een ethische code of gedrag, zal de ethische problemen niet oplossen. Het hebben van een ontwikkelde ethische code zal echter zeker bevorderlijk zijn voor de organisatie en de samenleving als geheel. Voor de organisatie biedt een duidelijke ethische code of normen concrete richtlijnen die nodig zijn om situaties, zowel binnen het bedrijf als in externe relaties, aan te pakken.

Interne ethische dilemma's hoeven altijd niet recht en eenvoudig te zijn; het kan complex zijn en een welomschreven beleid vereisen om eerlijkheid en moreel management te vergemakkelijken. In externe relaties met leveranciers, klanten en aandeelhouders is een gedegen code de beste manier om beslissingen te vermijden die in extreme gevallen kunnen leiden tot overheidsingrijpen en vervolging.

Een duidelijke verklaring van het ethisch beleid van een organisatie helpt werknemers ook om hun persoonlijke waarden op één lijn te brengen met die van de organisatie, waardoor een hechtere band op de werkplek ontstaat met zowel collega's als bedrijfsleiders. Ook biedt een ethische code individuele werknemers beveiliging die hen beschermt tegen mogelijke schending van ethische praktijken door gewetenloze organisaties. De samenleving heeft ook voordelen wanneer de organisaties zich houden aan de ethische codes.

Sommige van deze gebieden kunnen de beslissing van de organisatie zijn om te voldoen aan milieugevaren en de kwaliteit van het werkleven te verbeteren (behalve het voordeel voor de mensen die met de organisatie werken, het komt ook de maatschappij ten goede door verbeterde infrastructurele voorzieningen). Een ethische code komt ook de toekomstige bedrijfsleiders ten goede, omdat deze prospecten vanaf het begin hun morele normen kunnen verbeteren en kunnen opkomen voor toekomstige verwachtingen van ethische normen in hun hogere rolposities.

Vandaar dat een ontwikkelde ethische code alle soorten organisaties en bedrijven ten goede komt, ongeacht hun omvang en aard van de activiteiten. Een dergelijke code overstijgt niet alleen de bedrijfspraktijken, maar moedigt ook medewerkers aan om op de hoogte te zijn van problemen die ze op de werkplek kunnen tegenkomen.

Proces van het opstellen van de code of ethics:

Zodra een beslissing is genomen om een ​​ethische code of een gedragscode voor een organisatie te ontwikkelen, is de volgende stap om te beslissen wat het gaat bevatten, waar het naar zal streven en wie het zal voorbereiden. Carter McNamara, in de gids The Ethics Toolkit voor managers, wijst erop dat 'codes niet alleen uit de human resources of juridische afdelingen zouden moeten worden ontwikkeld, zoals te vaak wordt gedaan'. In plaats daarvan zegt hij: 'Alle medewerkers moeten zien dat het ethiekprogramma wordt gestuurd door het topmanagement.'

Het Institute of Business Ethics beveelt deze algemene stappen aan die moeten worden gevolgd in de initiële planningsfase:

1. Zoek een kampioen-bij voorkeur een zeer senior niveau management persoon.

2. Vraag goedkeuring aan de voorzitter en het bestuur.

3. Ontdek wat mensen dwars zit: praat met zowel werknemers als het management om onderwerpen te vinden die gevoelig liggen of die begeleiding behoeven.

4. Kies een beproefd model, kijkend naar de codes van andere organisaties om ideeën te ontwikkelen en te begrijpen wat geschikt zou kunnen zijn om aan de eigen organisatorische behoeften te voldoen.

5. Ontwikkel de gedragscode van uw eigen organisatie, documenteer deze met de nodige aandacht voor maatwerk, om de problemen aan te pakken die zich waarschijnlijk zullen voordoen op alle terreinen van organisatorische relaties.

6. Test het zowel binnen als buiten de organisatie om de geschiktheid ervan te begrijpen.

7. Geef de code uit, publiceer de code en zorg ervoor dat deze direct naar alle werknemers, aandeelhouders, leveranciers en klanten wordt verzonden. Het is ook een goed idee om het op de website van het bedrijf te plaatsen.

8. Introduceer voorbeelden van de code in actie in de trainingsprogramma's van het bedrijf.

9. Dwing de code af en evalueer hem regelmatig, en beoordeel of deze goed blijft aansluiten bij uw behoeften.

Ben en Jerry's code (1978) begint met een mission statement: de code gaat verder met de missie van het bedrijf, met betrekking tot de productkwaliteit, economische missie en de sociale missie van de organisatie. Op dezelfde manier bevat de code van Gap Inc. (1998) specifieke verklaringen voor elke groep waarmee het bedrijf een relatie heeft, namelijk 'toewijding aan ethische sourcing', 'code van leveranciersgedrag', 'code voor globaal compliance-team', enz.

Dergelijke uitgebreide codes voor specifieke groepen, vindt het bedrijf, zijn noodzakelijk vanwege hun wereldwijd uitgebreide activiteiten, waaronder outsourcing vanuit fabrieken in Maleisië, Guatemala en Italië. Zelfs het bedrijf heeft codes ontwikkeld voor veel van hun interne activiteiten, zoals training, enz.

Implementatie:

Zodra de code is geschreven, is de volgende stap het trainen van personeelsleden. McNamara biedt suggesties voor onder andere praktijken zoals het herzien van de code in managementtraining, het opnemen van de code in het nieuwe trainingsprogramma voor werknemers en het opnemen van ethische categorieën bij prestatie-evaluaties. De beste trainingsmethode van alles, stelt McNamara, is educatie door middel van voorbeelden van de leiders van het bedrijf.

Eén ding dat in gedachten moet worden gehouden, is dat werknemers over het algemeen beter reageren op trainingsprogramma's die voorbeelden van ethische problemen aanpakken waarmee ze mogelijk te maken hebben als onderdeel van hun specifieke functie of functie binnen de organisatie.

Dus hoewel er pakketstrainingsprogramma's beschikbaar zijn voor bedrijven die in gebruik zijn, is de one-size-fits-all aanpak niet zo effectief als een programma voor alle organisaties. Daarom kan het nodig zijn om ethische trainingsprogramma's aan te passen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie.

Zelfs na de ethische training staan ​​organisaties voor de uitdaging van implementatie. Sommige organisaties geven de voorkeur aan incentives en beloningen, terwijl anderen een ethische overtreding als een disciplinaire kwestie beschouwen. Maar beide praktijken zijn slecht en in beide gevallen worden werknemers ertoe aangezet om zich aan de ethiek te houden.

Wat belangrijk is, is om je als vrijwilliger aan ethische praktijken te houden. Aanvankelijk kan vrijwilligerswerk echter niet worden bereikt. Het vereist systemische ethische audit, monitoring door de ethische commissie en tijdige counseling van medewerkers. Het proces van implementatie van ethiek op de werkplek moet dus worden gestructureerd, rekening houdend met alle hierboven besproken kwesties om het voordeel te behalen.