Karakteristieke kenmerken van een goed boekhoudingsinformatiesysteem
Enkele van de belangrijkste karakteristieke kenmerken van een boekhoudinformatiesysteem zijn de volgende:
Boekhoudinformatiesysteem is gekozen voor het beschrijven van de stappen in het proces van systeemanalyse en ontwerp, omdat dit systeem een van de meest gebruikte informatiesystemen is in elke onderneming. Boekhoudkundige informatiesystemen behoren misschien tot de eerste toepassingen waarvoor IT-infrastructuur in een onderneming wordt gecreëerd.
Afbeelding met dank aan: nolapro.com/media/stock_2b.jpg
Accounting is het proces van het identificeren, meten en communiceren van economische informatie om geïnformeerde beoordelingen en beslissingen door gebruikers van de informatie mogelijk te maken.
Boekhoudingsinformatiesysteem is een op transacties gebaseerd informatiesysteem omdat het zich bezig houdt met de economische gebeurtenissen die plaatsvinden in de onderneming. De meeste van deze economische gebeurtenissen vinden plaats in de loop van de dagelijkse bedrijfsvoering van de onderneming.
In het verleden waren boekhoudinformatiesystemen voornamelijk ontworpen voor rapportage aan wettelijke instanties zoals belastingautoriteiten, regelgevende autoriteiten en beleggers. Er is heel weinig informatie gegenereerd om te voldoen aan de informatiebehoeften van managementbeslissingen. De focus van boekhoudinformatie is veranderd. Het richt zich meer op het genereren van informatie voor gebruik in managementbeslissingen.
Volgens Nash is een boekhoudkundig informatiesysteem ontworpen om de volgende doelstellingen te bereiken:
1. Om aan de wettelijke rapporteringsbehoeften van een organisatie te voldoen,
2. Om betrouwbare boekhoudkundige informatie te verstrekken aan verschillende gebruikers, en
3. Om de organisatie te beschermen tegen de mogelijke risico's die voortvloeien uit misbruik van boekhoudgegevens of van de systemen zelf.
De belangrijkste karakteristieke kenmerken van boekhoudinformatiesystemen zijn:
(a) Het boekhoudinformatiesysteem behandelt transacties die van financiële aard zijn en uitgedrukt kunnen worden in geld.
(b) Het boekhoudinformatiesysteem beantwoordt aan de informatiebehoeften van zowel externe als interne gebruikers. De externe gebruikers zijn klanten, verkopers, aandeelhouders, investeerders, statutaire autoriteiten, beurzen, handelspromotie-instanties, enz.
De interne gebruikers zijn de managers op verschillende niveaus die gebruik maken van boekhoudkundige informatie, zowel voor planning als voor controle. Omdat verschillende groepen mensen geïnteresseerd zijn in boekhoudkundige informatie, is het noodzakelijk om standaarddefinities te gebruiken voor boekhoudkundige termen om consistentie in de informatie te verzekeren.
(c) Het is een vrij eenvoudig en goed gestructureerd informatiesysteem. De principes en procedures die betrokken zijn bij de verwerking van boekhoudgegevens worden vastgelegd door professionele instanties. De inhoud en het formaat van informatie voor extern gebruik worden voorgeschreven door een aantal wettelijke instanties.
Deze wettelijke instanties hebben tot doel de belangen van klanten, beleggers, verkopers en het grote publiek te beschermen. De informatie in de boekhouding is bij wet erkend en als zodanig worden deze records als bewijs in de rechtbank behandeld in geval van een geschil.
(d) De boekhoudinformatiesystemen gebruiken hoofdzakelijk de historische gegevens, maar kunnen ook toekomstige gegevens in de vorm van begrotingen en prognoses bevatten.
(e) De bron van gegevens is voornamelijk intern voor de onderneming en databases zijn dus goed gedefinieerd en geïntegreerd en gecontroleerd.
De set met accountinginformatie wordt gebruikt door verschillende gebruikers met verschillende oriëntaties en doeleinden. De jaarrekening wordt bijvoorbeeld door aandeelhouders gebruikt om de winstgevendheid van de onderneming te beoordelen. Dezelfde set financiële overzichten wordt door de kredietgever gebruikt om de schuldaflossing van de onderneming te beoordelen.
(f) Boekhoudinformatiesystemen zijn onderhevig aan grotere veiligheidsrisico's en zijn meer vatbaar voor computercriminaliteit. Daarom is er behoefte aan meer controle over het boekhoudinformatiesysteem.
