Supervision Management: factoren die van invloed zijn op de bepaling van de juiste overspanning van supervisiebeheer!

Belangrijke factoren die van invloed zijn op de bepaling van de juiste span of control / supervisie management zijn: 1. aard van het werk 2. bekwaamheid van de supervisor 3. competentie van de ondergeschikten 4. bekwaamheid van de stafdiensten 5. beschikbaarheid van tijd en energie met de supervisor 6. delegatie van autoriteit 7. mate van decentralisatie 8. planning vereist door de supervisor 9. gebruik van objectieve normen en 10. territoriale contiguïteit van gecontroleerde functies!

1. Aard van het werk:

De span of control hangt in grote mate af van de aard van activiteiten en problemen waarmee de supervisor wordt geconfronteerd, die op zijn beurt afhankelijk is van de aard en omvang van de productie. In het geval dat de supervisor routinematig werkt volgens vaste richtlijnen, hoeft hij niet veel tijd te besteden aan de werknemers onder hem.

Aangezien de taak repetitief van aard is, kan de overspanning van supervisie of controle groter zijn. Met andere woorden, een supervisor kan meer werknemers onder hem controleren. Aan de andere kant zou het voor ingewikkelde en gecompliceerde taken moeilijk zijn voor de supervisor om een ​​groot aantal werknemers effectief te controleren. De span of control zal in dergelijke gevallen smal zijn.

2. Vermogen van de toezichthouder:

Het vermogen en de vaardigheid van de supervisor heeft een grote invloed op de bepaling van de overspanning. Een hooggekwalificeerde en ervaren supervisor met gespecialiseerde kennis en technische vaardigheden zal in staat zijn om effectief een grotere tijdsspanne op te nemen dan een supervisor die niet goed gekwalificeerd en ervaren is.

3. Competentie van de ondergeschikten:

De span of control supervisie wordt ook sterk beïnvloed door de kwaliteit van de ondergeschikten die onder toezicht staan ​​van de supervisor. Als ondergeschikten over het algemeen ervaren, hard werkend en goed onderlegd zijn in hun werk, kan de supervisor een groot aantal werknemers beheren en de span kan meer zijn. De supervisor kan vertrouwen op de prestaties van de werknemers en hij hoeft ze niet keer op keer te begeleiden zodra instructies aan hen zijn verstrekt.

Als het personeel onder de controle van de supervisor onervaren en inefficiënt is (zeg bestaande uit nieuwkomers), zouden de ondergeschikten zo nu en dan naar de supervisor verwijzen voor verduidelijking en begeleiding. De span of control zal in zo'n geval smal zijn.

4. Vermogen van stafdiensten:

De term 'personeel' betekent de benoeming van deskundigen in de lijnorganisatie voor advies, advies en deskundig advies aan de lijnofficieren. De supervisor of de leidinggevende heeft veel profijt van en is opgelucht door het advies van het personeel. Hij kan een groot aantal ondergeschikten beheren en de spanwijdte zal groot zijn. Als er geen stafdiensten beschikbaar zijn, moet een kleiner aantal ondergeschikten onder controle worden gehouden door één supervisor, wat tot een smalle overspanning zal leiden.

5. Beschikbaarheid van tijd en energie met de supervisor:

De beschikbaarheid van tijd bij de supervisor hangt af van het soort problemen, eenvoudig of complex, door hem aangepakt en hij moet veel andere dingen doen, zoals het voorbereiden van rapporten en planning. Als hij bezig is met deze complexiteiten, zal hij niet in staat zijn om een ​​groot aantal ondergeschikten te beheren. Hier zal de span of control smal zijn.

6. Delegatie van autoriteit:

In een onderneming die effectief is georganiseerd en gestructureerd, kan het management de frequentie en de ernst van superieure ondergeschikte relaties beïnvloeden en minimaliseren en zo zijn tijdsbestek vergroten. Een slecht ontworpen organisatie neemt onevenredig veel tijd van de manager in beslag bij het adviseren en begeleiden van de ondergeschikten.

Een belangrijk symptoom van een inefficiënte organisatie die de span of control beïnvloedt, is te vinden bij dubbelzinnige of inadequate bevoegdheidsdelegatie. Als ondergeschikt niet duidelijk is over wat van hem wordt verwacht of wordt gevraagd iets te doen dat buiten het bereik van zijn autoriteit ligt, zal hij meer eisen stellen aan de senior manager en zo opereren om zijn tijdsbestek te verminderen.

Wanneer ondergeschikten een gedelegeerde bevoegdheid hebben die voldoende is om de toegewezen taken uit te voeren en hun autoriteiten duidelijk zijn gedefinieerd, zullen goed opgeleide ondergeschikten de tijd en aandacht van de senior aanzienlijk verkorten en aldus helpen om zijn tijdsbestek te vergroten.

7. Mate van decentralisatie:

Als een manager zelf veel beslissingen moet nemen, heeft hij minder tijd over om toezicht te houden op het werk van zijn ondergeschikte en moet hij dus met een beperkte tijd werken. Aan de andere kant is een uitvoerend persoon die werkt onder een gedecentraliseerde opzet verlost van de last van het maken van geprogrammeerde beslissingen en kan het zich daarom veroorloven om relatief een groter aantal ondergeschikten te begeleiden.

8. Planning vereist door de supervisor:

Deze factor verwijst naar het belang, de complexiteit en de tijd die de uitvoerende macht moet besteden aan het beoordelen van de doelstellingen, het programmeren van de acties en het beslissen over een aantal beleidskwesties. Naarmate het belang, de complexiteit en de tijd die de manager nodig heeft bij het uitvoeren van zijn planningsfunctie toeneemt, zal het voorzichtiger zijn om het aantal ondergeschikten dat aan hem rapporteert te verminderen.

9. Gebruik van objectieve normen:

Toezicht houden op de ondergeschikten vereist dat het management moet weten in welke mate plannen worden gevolgd en in hoeverre hun prestaties de neiging hebben af ​​te wijken van de plannen. Hij kan de afwijkingen kennen door persoonlijke observatie of door het gebruik van objectieve normen. In het laatste geval wordt de manager gered van veel tijdrovende relaties en kan hij zich concentreren op punten van strategisch belang, waardoor zijn span of control groter wordt.

10. Territoriale contiguïteit van gecontroleerde functies:

Waar functies geografisch gescheiden zijn, wordt het toezicht op componenten en personeel moeilijker en tijdrovender. De manager moet veel tijd besteden aan het bezoeken van de afzonderlijke eenheden en vaak gebruik maken van meer tijdrovende formele communicatiemiddelen. Geografische aaneensluiting van functies die worden gecontroleerd door de manager, werkt daarom om zijn span of control te verminderen.

Afgezien van de hierboven genoemde factoren, heeft de snelheid van verandering, controle- en informatietechnieken die worden ontwikkeld en het aantal andere factoren ook invloed op de overspanning van de supervisor. Bij het bepalen van de feitelijke span of control voor elk van de managementposities in de organisatie, zou de organisatieanalist deze factoren afzonderlijk moeten evalueren voor elke managementpositie en op basis van zijn ervaring zou de effectieve spanwijdte moeten worden aanbevolen.