Essenties van een goed verslag
De essentie van een goed verslag!
1. Het rapport moet de juiste titel hebben om het daarin vermelde onderwerp te beschrijven. Het rapport zou in een goede vorm moeten zijn en subkoppen en paragraafindelingen moeten hebben. De naam van de ontvanger van het rapport moet bovenaan het rapport worden vermeld.
2. Het rapport moet feitelijk zijn. De grillen en ideeën van de persoon die het rapport voorbereidt, mogen het rapport niet beïnvloeden.
3. Het rapport moet betrekking hebben op een bepaalde periode en de tijdsperiode moet bovenaan het rapport worden vermeld.
4. Het rapport moet duidelijk, kort en bondig zijn. Duidelijkheid moet niet worden opgeofferd ten koste van de beknoptheid.
5. De rapportage moet snel zijn omdat informatie die wordt vertraagd informatie wordt geweigerd. Als er een aanzienlijke tijd verstrijkt tussen het plaatsvinden van gebeurtenissen en rapportage, kan de kans op het nemen van passende actie verloren gaan of kunnen sommige verkeerde beslissingen worden genomen door het management in afwezigheid van informatie.
De periodiciteit van een rapport moet in gedachten worden gehouden en rapporten moeten tijdig worden ingediend. Het rapport zou in een goede vorm moeten zijn en subkoppen en alinea-indelingen moeten hebben.
6. Een rapport moet onderscheid maken tussen beheersbare en niet-beheersbare factoren en deze afzonderlijk rapporteren. Het is omdat het management gepaste actie kan ondernemen met betrekking tot beheersbare factoren.
7. Passende opmerkingen moeten in het rapport worden gemaakt. Het bespaart waardevolle tijd van het management en zorgt voor snelle aandacht. Adequate gegevens moeten worden verstrekt om een mogelijke handelwijze aan te geven.
8. Een rapport moet periodiek worden beoordeeld. De vorm en inhoud van een rapport mogen niet van permanente aard zijn. Ze zouden moeten blijven veranderen met de verandering in omstandigheden; anders neemt de ontvanger ze als waardeloos en routinematig type.
9. Het rapport moet als correct worden beschouwd binnen de toegestane mate van onnauwkeurigheid. De toegestane foutmarge is afhankelijk van het doel waarvoor het rapport is opgesteld.
10. Het verslag moet de aandacht van de directie onmiddellijk vestigen op de uitzonderlijke aangelegenheden, zodat beheer bij wijze van uitzondering effectief kan worden uitgevoerd. Rapporten zouden dus significante afwijkingen van normen moeten benadrukken.
11. Visuele rapportage door middel van grafieken, grafieken en diagrammen verdient de voorkeur boven beschrijvende rapporten, omdat visuele rapportage sneller het oog trekt en een blijvende indruk op de geest achterlaat.
12. Wanneer een vergelijking in een rapport wordt weergegeven, moet ervoor worden gezorgd dat hetzelfde wordt vergeleken tussen vergelijkbare (dwz soortgelijke) aangelegenheden, zodat een zinvolle vergelijking kan worden gemaakt en een idee over efficiëntie of inefficiëntie kan worden gevormd.
13. In alle mogelijke gevallen moet een gedetailleerde analyse worden gegeven van alle resulterende verschillen tussen de werkelijke periode voor de periode in vergelijking met normen / budgetten, of het nu gaat om verkopen, aankopen, productie, winst of verlies, kapitaaluitgaven, werkkapitaalpositie, enz., zodat exacte oorzaken van lage prestaties bekend kunnen zijn en er tijdig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
14. Het formaat van een rapport mag niet worden gewijzigd van periode tot periode, als het formaat moet worden gewijzigd om verbeteringen aan te brengen, moet een motivering worden gegeven voor de wijziging van het formaat of de inhoud.
