Essentiële elementen voor de werking van het besturingssysteem in een organisatie

De volgende elementen zijn essentieel voor de werking van het besturingssysteem:

1. Planning:

Planning en controle zijn nauw met elkaar verbonden. Planning zonder controle is zinloos en controle zonder planning is blind. Planning biedt de basis voor controle. Controle brengt alle knelpunten naar werkprestaties aan het licht en fungeert als een directe verwijzing naar de behoeften van de situatie.

Het is dus nauw verbonden met de planningsfunctie van de manager. Controle is het resultaat van bepaalde plannen, doelen of beleid. Dus planning biedt en beïnvloedt de controle. Goed bedachte plannen worden belangrijke elementen bij het tot stand brengen van effectieve controle.

2. Actie:

Controle houdt in welke acties kunnen worden ondernomen om de variatie die kan optreden tussen standaarden en feitelijke resultaten te corrigeren. Zeker, het zou de rol van een brandweer moeten aannemen die alleen in actie komt als het vuur daadwerkelijk uitbreekt.

Maar afwijkingen kunnen optreden ondanks de beste begeleiding van de manager. In zo'n situatie moet de manager snel handelen. Hij moet snel zijn, niet alleen om afwijkingen te identificeren, maar ook om ze recht te zetten. Controle betekent dus actie om variaties of acties te corrigeren om dergelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

3. Delegatie van autoriteit:

Delegatie van autoriteit betekent alleen maar het verlenen van autoriteit / macht aan ondergeschikten om binnen de voorgeschreven limieten te werken. Controle impliceert autoriteit om prestaties te krijgen en afwijkingen te detecteren en ook om de nodige corrigerende maatregelen te nemen.

Een manager kan geen controle uitoefenen zonder voldoende gezag. Hij moet de operaties controleren die worden uitgeoefend door actie te ondernemen en actie kan worden ondernomen binnen de grenzen van de autoriteit. Het beste delegatiebeleid is het matchen van verantwoordelijkheid en autoriteit. Het suggereert dat een manager een overeenkomstige autoriteit moet hebben in vergelijking met zijn verantwoordelijkheid.

4. Informatie:

Voor effectieve controle moet er een snelle informatiestroom naar de manager zijn. Elke manager in de organisatie moet voldoende informatie hebben over zijn prestaties, normen en hoe hij bijdraagt aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Het communicatiesysteem met de manager wordt "feedback" genoemd.

Een effectieve feedback helpt de manager om te weten waar en wanneer afwijking van een plan heeft plaatsgevonden. Hij kan dan prompt corrigerende maatregelen nemen. Snelheid van rapporteren is essentieel voor snelle herstelmaatregelen.