Controlerende functie van Management: (Belang en Korte Comings)

Het belang van managementcontrole kan worden aangegeven door de volgende belangrijke voordelen van de controlefunctie op te sommen:

De controlefunctie helpt het management op verschillende manieren. De managers kunnen de werkelijke prestaties en richtlijnen voor de verwezenlijking van vooraf bepaalde doelen alleen meten wanneer het besturingssysteem up-to-date en effectief is. Het helpt de organisatie bij het effectief en efficiënt realiseren van haar doelstellingen.

1. Verzekering tegen teleurstellende prestaties:

Het managementbeheer fungeert als een verzekering tegen het risico van non-conformiteit van de feitelijke prestaties met vooraf bepaalde doelen. De controlefunctie heeft een grote verzekeringswaarde omdat het grotendeels het risico van non-conformiteit van de feitelijke prestaties met de vooraf bepaalde doelen elimineert. Het regelt de operaties op een manier die ervoor zorgt dat de vooraf bepaalde doelstellingen worden bereikt. Dit wordt gedaan door een continue evaluatie van de voortgang van het werk om de nodige aanpassingen in de operaties aan te brengen.

2. Faciliteit van coördinatie:

Het vergemakkelijkt de coördinatie door de routinewerkzaamheden en -inspanningen binnen hun vaste grenzen te houden, vastgesteld door vooraf bepaalde doelen en begeleidt elk lid van de organisatie om door middel van gecoördineerde richtlijnen naar gemeenschappelijke doelen te streven. Het biedt horizontale communicatie tussen commandostructuren door middel van directe kruiscontacten door te bepalen 'wie welke informatie nodig heeft'.

Het stelt de managers in staat toezicht te houden op het werk tot het succesvol is afgerond en ervoor te zorgen dat ordelijke prestaties plaatsvinden in elke sectie of eenheid van de hele onderneming. De verschillende controle-instrumenten en apparaten stellen het management in staat verspilling van tijd, geld en inspanningen te voorkomen.

3. Basis voor toekomstige actie:

Een continue stroom besturingsinformatie tussen werkprojecten zorgt ervoor dat langetermijnplanning op het juiste spoor wordt gehouden. Het geeft een correct beeld van de aard van de corrigerende actie die nodig is om het management in staat te stellen een juiste evaluatie te maken van de definitieve resultaten van de voltooiing van het werk.

Een dergelijke evaluatie levert feiten en informatie op die nodig zijn voor het nemen van corrigerende maatregelen en om in de toekomst plannen, organiseren en regisseren op gepaste wijze te wijzigen. Het stelt het management in staat om gepaste stappen te nemen om de herhaling van de fouten in de toekomst te controleren.

Dit betekent met andere woorden dat het controlesysteem het management in staat stelt om juiste beslissingen te nemen over welk type vervolgactie nodig is om de doelstellingen van de organisatie succesvol te bereiken. Ierome meent: "Beheersing is nodig om zowel het maken van latere beslissingen te vereenvoudigen als om de realisatie van de doelstellingen die impliciet zijn in de oorspronkelijke beleidsbeslissingen over de lange termijn te verzekeren."

4. Uitbreiding van de decentralisatie:

Het is onmogelijk om de grenzen van de decentralisatie uit te breiden zonder adequate controles. Het moderne controlesysteem stelt het topmanagement in staat de grenzen van decentralisatie te verleggen zonder de ultieme controle door de hele organisatie te verliezen.

De toepassing van de principes van zelfcontrole en beheer bij wijze van uitzondering in het beheer van ondernemingen stelt het topmanagement in staat voldoende tijd te vinden om zich te concentreren op algemene planning en controle zonder zich zorgen te maken over minder belangrijke en ongewenste details.

Wanneer de ondergeschikten cruciale beslissingen moeten nemen die de onderneming serieus nemen, kan het topmanagement de controlepraktijk van pre-action goedkeuringen instellen. Kortom, moderne managementcontrole stelt het management in staat om de controle in handen te houden met voldoende hulpmiddelen om te beoordelen of de autoriteit correct wordt gebruikt in het kader van de gedecentraliseerde opzet die de verspreiding van de autoriteit van besluitvorming door de hele organisatie mogelijk maakt.

5. Tijdige detectie van zowel managementzwakheden als significante afwijkingen:

De controlefunctie van management onthult en voert de informatie terug die nodig is om managementgebreken aan te geven en deze te verwijderen door middel van herstelacties. Het vereenvoudigt de functie van toezicht door-

(i) correct en snel significante afwijkingen aangeven

(ii) de ondergeschikten onder controle te houden

(iii) door discipline onder hen te brengen

Het management is echter mogelijk niet in staat om alle gevallen van gebruikelijke oneerlijkheid te verhelpen met behulp van managementcontrole. Maar het zou worden aangemerkt als roekeloos, als het de noodzaak om orde en discipline te brengen bij de leden van de organisatie door middel van effectieve controleprocessen verwaarloost.

Zoals McFarland opmerkt, terwijl de controle in alle gevallen niet de gebruikelijke oneerlijkheid kan genezen, is het management onverantwoordelijk als het geen redelijke poging doet om orde en discipline te bieden aan zijn werknemers door middel van effectieve controleprocessen. "In de gebruikelijke loop van het uitvoeren van zijn routinematige bestuursfuncties management kan zeker zwakke punten zeer snel lokaliseren met behulp van een goed systeem van controle en kan denken in termen van uitbreiding van de span of control op alle niveaus.

Tekortkomingen van controle:

Hoewel de behoefte aan en het belang van de controlerende functie van het management is toegenomen vanwege de verschillende voordelen die hierboven zijn besproken, kan deze de volgende tekortkomingen ondervinden, vooral wanneer het management niet voldoet aan de basisvereisten die worden beschouwd als de essentiële kenmerken van een geluid en effectief controlesysteem.

(1) Gebrek aan bevredigende normen:

Bepaalde activiteiten met betrekking tot immateriële uitvoeringen, zoals resultaten van managementontwikkeling, menselijke relaties, public relations, onderzoek, enz., Kunnen niet nauwkeurig worden aangegeven met vooraf bepaalde normen. Dit komt omdat dergelijke activiteiten met betrekking tot menselijk gedrag zich niet lenen voor kwantificering van hun output en identificatie van hun prestatieniveau en als zodanig geen bevredigende normen kunnen worden vastgesteld.

(2) Gebrek aan perfectie in metingen:

Naast de problemen die gepaard gaan met het vaststellen van deugdelijke normen in het geval van activiteiten met betrekking tot immateriële prestaties, bemoeilijken zij ook het meten van resultaten voor evaluatie in kwantitatieve of kwalitatieve termen.

(3) Tekortkomingen in corrigerende acties:

Management ondervindt verschillende problemen wanneer ze proberen de nodige corrigerende maatregelen te nemen om herhaling van dergelijke fouten te voorkomen.

De belangrijke voorbeelden zijn:

(i) plotselinge verandering in de bedrijfsomstandigheden van een bedrijf als gevolg van externe krachten die buiten de controle van het management liggen

(ii) de mogelijkheid van het doorgeven van bepaalde kleine afwijkingen binnen de organisatie op grond van praktische opportuniteit, gebrek aan autoriteit en het ontbreken van tijdige informatie, enzovoort. Dergelijke problemen kunnen ervoor zorgen dat de corrigerende maatregelen niet van aard zijn.

(4) Oppositie van ondergeschikten:

Omdat managementcontrole hun individuele acties en denken verstoort, kunnen de ondergeschikten zich verzetten tegen de beproeving van bepaalde besturingsapparatuur. Misschien doen ze dit misschien niet in het geval van andere functies van het management.

De druk van het werk opgelegd door het controleren kan resulteren in

(i) de vermindering van de kwaliteit van het werk

(ii) een poging langetermijndoelen te negeren ten gunste van de korteafstandsdoelen

(iii) ontduiking van censuur door het vervalsen van rapporten

(iv) inspanningen om ondoelmatigheden te verdoezelen door dubieuze praktijken, enzovoort

Kortom, een besturingssysteem dat zeer dichtbij en zeer gedetailleerd van aard is, kan vaak meer nadelige effecten creëren bij managers op een lager niveau. Kortom, hoewel de functie van managementcontrole lijdt onder een aantal van deze beperkingen, kan het management de meeste van hen zeker overwinnen als enkele van de belangrijke principes die worden beschouwd als de basisvereisten of hoofdzaken van een geluidscontrolesysteem (dat we hebben besproken) eerder) worden nauwgezet nageleefd door het management.

Alleen omdat er een mogelijkheid is dat sommige van deze beperkingen de effectiviteit van de controletechnieken verminderen, kan geen enkel management ooit denken aan het volledig afschaffen van de controlefunctie. In feite vormt Managerial Control de laatste, maar de meest essentiële managementfunctie.