Een ideaal beheerscontrolesysteem (12 principes)
Een ideaal controlesysteem is dat wat de controlefunctie eenvoudig, effectief en soepel maakt.
1. Geschiktheid:
Het controlesysteem moet aangepast zijn aan de behoeften, soort activiteit en omstandigheden van een onderneming. Controle wordt uitgevoerd via leidinggevende positie.
De stroom van informatie over de huidige prestaties moet overeenkomen met de gebruikte organisatiestructuur. Zodat afwijkingen kunnen worden gerapporteerd op basis van functieposities op verschillende niveaus van de organisatie.
2. Eenvoud:
Om effectief te zijn, moet het besturingssysteem helder zijn, gemakkelijk te begrijpen en te bedienen. Tenzij het besturingssysteem goed wordt begrepen door degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan, kan het niet slagen. Een complex systeem zal niet alleen hindernissen creëren bij het uitvoeren van activiteiten, maar het zal ook niet de verwachte resultaten opleveren.
3. Objectiviteit:
De fixatie van normen, prestatiemeting en correctieve actie moeten objectief en onpersoonlijk zijn. Subjectieve en willekeurige controle kan niet effectief zijn. Het is essentieel dat de normen om de feitelijke prestaties te beoordelen, duidelijk, definitief en in numerieke termen worden vermeld.
4. Economisch:
De besturingssystemen moeten hun kosten waard zijn. Ze moeten de gemaakte kosten rechtvaardigen. De kosten van het besturingssysteem mogen de mogelijke besparingen door het gebruik niet overschrijden. Het gecompliceerde controlesysteem moet worden vermeden om de controlekosten in de gaten te houden.
Het wordt daarom essentieel om het controlesysteem te concentreren op factoren die belangrijk zijn om de kosten laag te houden en het systeem economisch te maken.
5. Flexibiliteit:
Het controlesysteem moet flexibel zijn, dat wil zeggen werkbaar, zelfs als de plannen moeten worden gewijzigd. Een goed besturingssysteem moet gelijke tred houden met het voortdurend veranderende patroon van een dynamische zakenwereld. Het moet reageren op veranderende omstandigheden. Het regelsysteem moet flexibel zijn, zodat het kan worden aangepast aan elke wijziging of wijziging in een plan.
6. Snelle rapportering:
Tijd is een belangrijk element bij het handhaven van een controlesysteem. Ondergeschikten dienen hun superieuren snel te informeren over de feitelijke resultaten en alle afwijkingen van de normen. Vertragingen in de rapportage van informatie zullen de controle ondoeltreffend maken. Snelheid is ook nodig bij het initiëren van de corrigerende actie. Snelle rapportage helpt bij het tijdig weggooien van afwijkingen.
7. Suggestief:
Een controlesysteem moet niet alleen de prestaties meten en afwijkingen detecteren; het moet ook corrigerende maatregelen voorstellen. Met andere woorden, een goed regelsysteem moet zelfcorrigerend zijn. In feite kan een besturingssysteem alleen effectief zijn als het wordt beschouwd als onderdeel van de interne werking en niet als een mechanisme dat van buitenaf werkt.
8. Vooruitziend:
Het controlesysteem moet op de toekomst zijn gericht. In feite kan het besturingssysteem soms zo worden ontworpen dat het anticipeert op mogelijke afwijkingen of problemen.
Het moet preventief en niet alleen correctief zijn. Ideale controle is spontaan. Kasvoorspellingen en kascontrole zijn een voorbeeld waarbij een financieel manager de toekomstige kasbehoeften kan voorspellen en van tevoren kan voorzien.
9. Individuele verantwoordelijkheid:
Controle kan effectief zijn als het zich richt op individuen in plaats van op banen of werken.
10. Strategische puntcontrole:
Alle afwijkingen van normen zijn niet van even groot belang. Vandaar dat het niet wenselijk is om alle afwijkingen te beheersen. Daarom moet het controlesysteem zich concentreren op belangrijke, kritieke of strategische punten die aandacht van het management vereisen. Effectieve en efficiënte controle is controle op uitzondering. Oncontroleerbare afwijkingen hoeven niet veel zorg en aandacht te krijgen.
11. Zelfbeheersing:
Verschillende afdelingen kunnen worden gevraagd om zichzelf te beheersen. Als een afdeling een eigen besturingssysteem kan hebben, kunnen veel van de gedetailleerde controles binnen de afdeling worden afgehandeld. Deze subsystemen van zelfcontrole kunnen dan worden samengebonden voor een algeheel regelsysteem.
12. Feedback:
Het betekent informatie over eerdere prestaties. Voor effectieve controle is regelmatige informatiestroom met betrekking tot de feitelijke prestaties noodzakelijk. Feedback kan worden gegeven via persoonlijk contact, observatie of rapporten. Automatische feedback helpt bij het nemen van corrigerende maatregelen op het juiste moment of bij het aanpassen van toekomstige operaties.
