Een effectief managementinformatiesysteem (9 kenmerken)

Essentiële kenmerken van een effectief managementinformatiesysteem zijn 1. MIS is managementgericht 2. MIS wordt ontwikkeld onder leiding van het management 3. MIS is een geïntegreerd systeem 4. gemeenschappelijke gegevensstromen 5. MIS is gebaseerd op toekomstige behoeften van het bedrijf 6. MIS is samengesteld uit subsystemen 7. MIS vereist flexibiliteit 8. gedistribueerde gegevensverwerking en 9. MIS is meestal geautomatiseerd.

Management Informatie Systeem is gevestigd in een organisatie om relevante informatie te verstrekken aan de managers om effectief en efficiënt te opereren.

1. MIS is managementgericht:

Het ontwerp van MIS begint met een beoordeling van de informatiebehoeften van het management. Het systeem is meestal van boven naar beneden ontworpen. Dit betekent echter niet dat MIS alleen voldoet aan de informatiebehoeften van het topmanagement.

Het houdt alleen in dat de informatiebehoeften van het topmanagement zullen dienen als basis voor het beoordelen van informatiebehoeften van managers op een lager niveau. In elk geval moet het systeem zodanig zijn ontworpen dat het tegemoetkomt aan de informatiebehoeften van alle managementniveaus.

2. MIS wordt ontwikkeld onder leiding van het management:

Vanwege managementoriëntatie van MIS is het absoluut noodzakelijk dat het management van een organisatie actief de ontwikkeling en het opzetten van de MIS in een organisatie regisseert. Het is zeldzaam om een ​​MIS te vinden waarbij de manager zelf, of een vertegenwoordiger op hoog niveau van zijn afdeling, niet veel tijd besteedt aan het ontwerp van het systeem.

Het is niet een eenmalige betrokkenheid, omdat voortgezette beoordeling en deelname noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat het geïmplementeerde systeem voldoet aan de specificaties van het systeem dat is ontworpen. Daarom moet het management van de organisatie niet alleen actief deelnemen aan de ontwikkeling van MIS, maar ook een belangrijke rol spelen bij het doorvoeren van wijzigingen in het systeem, zodat het in de informatiebehoeften van het management voorziet.

3. MIS is een geïntegreerd systeem:

MIS is een geïntegreerd systeem dat informatie uit verschillende operationele gebieden combineert om de informatiebehoeften van het management effectiever te vervullen. Er is een uitgebreid overzicht van de gekoppelde subsystemen nodig die binnen een organisatie werken.

Om bijvoorbeeld een effectief productieplanningsysteem te ontwikkelen, moet het management factoren in evenwicht houden zoals (a) productiecapaciteit, (b) personeelsbestand (c) voorraadniveaus (d) aard van het product (e) vraagpatroon van de product (f) kapitaalvereisten en (g) marketingnetwerk. Een systeem dat een van deze elementen negeert, biedt geen efficiënt productieplanning.

4. Gemeenschappelijke gegevensstromen:

MIS tracht dubbel werk en redundantie bij het verzamelen, opslaan en verspreiden van informatie te voorkomen. De ontwerpers van MIS zijn zich ervan bewust dat een paar belangrijke brondocumenten verantwoordelijk zijn voor een groot deel van de informatiestroom en invloed hebben op veel functionele gebieden.

Het concept van een gemeenschappelijke gegevensstroom vereist het bouwen en gebruiken van hoofdbestanden voor het registreren en rapporteren van informatie. Dit concept ondersteunt verschillende van de basisprincipes van systeemanalyse, waarbij duplicatie wordt vermeden, vergelijkbare functies worden gecombineerd en waar mogelijk bewerkingen worden vereenvoudigd.

5. MIS is gebaseerd op toekomstige behoeften van het bedrijf:

MIS is ontworpen om de doelstellingen en behoeften van het bedrijf op een effectieve manier te dienen. De MIS-ontwerper moet de mogelijkheid van systeemveroudering voorkomen voordat het systeem in gebruik wordt genomen. Als MIS is ontworpen na het verzorgen van toekomstige informatiebehoeften van het bedrijf, blijft er weinig kans dat het verouderd raakt.

6. MIS bestaat uit subsystemen:

Hoewel MIS als een enkele entiteit wordt beschouwd, moet deze worden onderverdeeld in subsystemen. De uitsplitsing van MIS naar zinvolle subsystemen vormt de basis voor een geprioriteerde implementatie. Het stelt de ontwerper van MIS ook in staat zich te concentreren op beheersbare entiteiten die door geselecteerde systemen en programmeerteams kunnen worden toegewezen en geautomatiseerd.

7. MIS vereist flexibiliteit:

MIS is ontworpen om te voldoen aan de informatiebehoeften van het management voor toekomstige besluitvorming. Ondanks een zorgvuldige analyse van toekomstige informatiebehoeften van het management, is het onmogelijk om nauwkeurig alle gebeurtenissen van drie tot vijf jaar te voorspellen.

Dit is waar in de meeste industrieën en vooral in die industrieën met snel veranderende patronen. Daarom moet de MIS zodanig worden ontworpen dat in de toekomst passende wijzigingen kunnen worden aangebracht, als de MIS geen enkele wijziging toelaat, dan zal deze waarschijnlijk snel verouderd raken.

8. Gedistribueerde gegevensverwerking:

In het geval van bedrijven met een geografisch netwerk van verkoopkantoren, distributiepunten, fabrieken, afdelingen en onderverdelingen, is enige vorm van gedistribueerde gegevensverwerking noodzakelijk, omdat sommige van deze eenheden op een volledig onafhankelijke manier kunnen worden gebruikt.

Het doel van gedistribueerde gegevensverwerking is ervoor te zorgen dat informatie in de handen wordt gelegd van degenen die het nodig hebben op het moment dat ze het nodig hebben. De subsystemen die zijn ontworpen voor gedistribueerde gegevensverwerking moeten echter worden beschouwd als de integrale onderdelen van de MIS van het bedrijf.

9. MIS is meestal geautomatiseerd:

Tegenwoordig worden alle activiteiten van MIS, te weten dataverzameling, gegevensverwerking en het ophalen van gegevens tot stand gebracht via elektronische media. Het gebruik van de computer zorgt voor nauwkeurigheid en consistentie in de verwerking van gegevens en versnelt de verspreiding van informatie.