Schriftelijke communicatie: kenmerken en belang (voordelen en beperkingen)
Schriftelijke communicatie: kenmerken en belang (voordelen en beperkingen)!
Hoewel orale communicatie spontaan en vanzelfsprekend is voor de mens, vereist schriftelijke communicatie veel inspanning. Door zijn aard is schrijven een resultaat van vrij lange oefening en geduld in het leren. Het hoeft niet te worden herhaald dat de spraak eerst komt en het schrijven daarna komt. In alle talen van de wereld verscheen het schrift al eeuwen na het spreken.
De geschiedenis van de beschaving toont ons verschillende stadia waardoor de formatie van letters van het alfabet van welke taal dan ook is gepasseerd. Maar één ding is duidelijk. Wat is geschreven, tenzij vernietigd, is permanent geworden. Woorden die worden gesproken, zijn echter waarschijnlijk vergeten. Daarom is schriftelijke communicatie onmisbaar.
Kenmerken van schriftelijke communicatie:
(i) Schriftelijke communicatie is een creatieve activiteit die veel verbeeldingskracht en inspanning vereist om tot het eindproduct te komen. Hoewel mondelinge communicatie spontaan is, is schriftelijke communicatie gebaseerd op bewuste inspanning. Laten we het voorbeeld nemen van een rapport dat we willen presenteren.
We moeten allereerst alle nodige informatie verzamelen, deze in een logische volgorde rangschikken en dan zeer zorgvuldig uitschrijven. We moeten voorzichtig zijn bij elke stap. Dat is niet altijd het geval met gesproken berichten of andere vormen van mondelinge communicatie. Brieven en rapporten, mooi geproduceerd, weerspiegelen het imago van de organisatie. Hoe creatiever en fantasierijker de auteurs hoe helderder het imago van het bedrijf.
(ii) Een ander belangrijk kenmerk van schriftelijke communicatie is de tijdfactor die erbij betrokken is. Mondelinge berichten, in een face-to-face situatie of telefonisch bereiken de ontvanger onmiddellijk en de feedback komt vrijwel altijd onmiddellijk. Dit is niet het geval bij schriftelijke communicatie.
De afzender moet zijn boodschap, te weten een brief of een verslag zorgvuldig plannen en met grote zorg coderen. Vervolgens stuurt hij het naar de persoon voor wie het is bedoeld. De ontvanger neemt zijn eigen tijd in het decoderen ervan. Dan kijkt hij erover na of filtert het door zijn hoofd en plant hij zijn reactie daarop. Het terugsturen van het antwoord of zijn opmerkingen hierover zal enige tijd duren. Houd er dus rekening mee dat schriftelijke communicatie een tijdrovende bezigheid is.
(iii) Ten derde moet worden opgemerkt dat schriftelijke communicatie minder cycli heeft dan mondelinge of face-to-face communicatie. Mondelinge communicatie is een evenement met meerdere cycli. Mondelinge boodschappen krijgen onmiddellijk antwoord dat heel vaak leidt tot verdere uitwisseling van woorden. Dit is niet mogelijk in schriftelijke communicatie. Meestal is het een evenement van één cyclus.
Het belang van schriftelijke communicatie:
Schriftelijke communicatie is zo belangrijk dat het niet mogelijk is om zonder een bedrijfsorganisatie te denken. De werking van elke organisatie hangt in grote mate af van de uitwisseling van brieven, rapporten, enz. Er zijn verschillende redenen voor.
En de belangrijkste reden is dat face-to-face communicatie niet altijd mogelijk is omdat de werknemers van een organisatie zich over wijd verspreide geografische afstanden kunnen verspreiden. We moeten daarom afhankelijk zijn van briefwisseling. Moderne technologische afstanden hebben het belang van letters niet verminderd. Wijzen van verzending zijn veranderd. Maar geschreven communicatie blijft net zo belangrijk als altijd.
Voordelen van schriftelijke communicatie:
(i) Het verschaft ons records, referenties etc., waarop belangrijke beslissingen rusten.
(ii) Het bouwt de wettelijke verdediging van de organisatie op via records, brieven, instructies etc.
(iii) Het bevordert de uniformiteit van beleid en procedure en bouwt de juiste richtlijnen op voor de werking van de organisatie.
(iv) Het bouwt het imago van het bedrijf op.
(v) Het zorgt voor nauwkeurigheid en betrouwbaarheid (mondelinge communicatie kan op verschillende manieren worden gewijzigd of geïnterpreteerd, maar in geschreven communicatie wordt de boodschap / informatie heel duidelijk of ondubbelzinnig vermeld).
(vi) Het is permanent.
(vii) Verantwoordelijkheid kan eenvoudig worden toegewezen. (Men kan teruggaan op de gesproken woorden, maar niet zo op de verklaring in zwart en wit).
Beperkingen van schriftelijke communicatie:
(i) Het bouwt een onbeheersbare stapel papieren en bestanden op. Het kost veel voor de organisaties.
(ii) Het is tijdrovend. Onmiddellijke feedback is niet mogelijk.
(iii) Het is duur in termen van geld en manuren.
(iv) Het wordt ineffectief in de handen van mensen die arm zijn aan expressie.
(v) Ontbreken van onmiddellijke opheldering. Concluderend kunnen we stellen dat schriftelijke communicatie de ruggengraat van een organisatie blijft; wat de nadelen of beperkingen ook zijn. Bijna alle formele communicatie is schriftelijk.
