Top 16 Stappen om fraude in loonbetaling te minimaliseren

Volgende stappen kunnen worden genomen om het risico van fraude te minimaliseren:

1. Een vergelijking van de jobkaarten of stukwerkkaarten en idle time-kaarten moet gemaakt worden met de tijdkaarten aan het einde van elke week om te zien of er enige tijdsverschil is in twee soorten tijdregistratie van werknemers. Dit maakt het opnemen van valse werknemers moeilijk omdat zowel een tijdkaart als een werk- of stukwerkkaart moeten worden vervalst om fraude te hebben.

2. Indien de lonen worden betaald volgens de stukloonmethode of een stimuleringsregeling, moet de hoeveelheid werk die door de werknemers wordt verricht, zorgvuldig worden berekend na een behoorlijke inspectie en meting, zodat de betaling voor overmatig werk niet kan worden verricht.

3. Overwerk moet worden toegestaan ​​door een verantwoordelijke officier. Als de officier zich gerechtvaardigd voelt, moet hij de volgorde van tewerkstelling van werknemers bij overwerk schriftelijk vermelden.

4. Een aantal personen dient te worden betrokken bij de opstelling van de loonbladen. Twee griffiers moeten de tijdkaarten en opdrachtkaarten of stukwerkkaarten bekijken om te zien dat er geen onregelmatigheden zijn. Derde bediende moet de namen en nummers van werknemers, lonen, gewerkte uren en brutoloon invullen. De vierde bediende moet het verrichte werk al controleren en het nettobedrag van de lonen berekenen na het doen van de inhoudingen met betrekking tot het Voorlopig Fonds, de inkomstenbelasting, ESI, (werknemersverzekeringen), boetes, indien van toepassing. Vijfde klerk is om het hele werk grondig te controleren om te zien dat er geen fout is in het loonblad.

5. Alle personen die betrokken zijn bij de opstelling van de lonenfiche, moeten deze ondertekenen en moeten worden gecertificeerd als correct en ondertekend door de fabrieksmanager.

6. De kassier dient het exacte bedrag in te trekken, zoals te zien is op de loonbriefjes onder de kolom van het nettoloon. Obligaties en munten moeten worden verkregen bij de bank in de meest geschikte coupures, zodat er geen problemen zijn bij de betaling. De kassier moet niet worden geassocieerd met het opstellen van de loonbladen.

7. Enveloppen met de namen van werknemers en daarin aanwezige hoeveelheden moeten worden voorbereid. Het moet duidelijk zijn dat de persoon die de betalingen doet en ook de persoon die de loonenveloppen maakt, op geen enkele manier moet worden geassocieerd met het opstellen van de lonenfiche.

8. Om inclusie van dummy-werknemers te voorkomen, moeten de lonenfiches en de loonenveloppen nauwkeurig worden gecontroleerd door verantwoordelijke functionarissen, zo nu en dan volgens het principe van willekeurige steekproeven.

9. Lonen moeten per afdeling worden betaald en werknemers van één afdeling moeten in één keer aanwezig zijn. Voorman van de afdeling moet ook aanwezig zijn om de ontvangers van de lonen te identificeren. Of een loonstrook met details van de berekeningen van het loon van een werknemer moet aan elke werknemer worden gegeven door zijn voorman. De medewerker geeft deze slip aan de kassier en krijgt de betaling. Het voorbeeld van de loonstrook staat op de volgende pagina.

10. Betaling voor afgekeurde en defecte productie en stilstandtijd mag alleen worden gedaan als het is goedgekeurd door een bevoegde autoriteit.

11. Er moet voorzichtigheid worden betracht om betalingen te doen aan werknemers die op het moment van betaling afwezig zijn. In geen geval mag het loon van een werknemer worden betaald aan een medewerker of een lid van het gezin van de werknemer, tenzij hij een schriftelijke machtigingsbrief van de betrokken werknemer afgeeft. Een dergelijke machtigingsbrief moet door de fabrieksbeheerder als correct worden gecertificeerd.

12. Niet-opgeëiste lonen dienen te worden onderzocht en redenen moeten worden vastgesteld. Het loon moet nog enige tijd in het kantoor van de kassier worden bewaard, waarna deze moeten worden bijgeschreven op een rekening "Onbetaalde lonen" en moeten worden gestort op een speciale bankrekening in afwachting van een onderzoek.

13. Soms moet een hogere officier van het bedrijf persoonlijk de plaats bezoeken waar de lonen worden betaald om te zien of de juiste procedure voor loonbetaling wordt gevolgd.

14. Om de kans op fraude te minimaliseren, dient de betaling aan occasionele werknemers te geschieden in aanwezigheid van een verantwoordelijke officier en dient de functionaris die oorzakelijke werknemers in dienst heeft, niet in verband te worden gebracht met de betaling van lonen.

15. De loonstaat moet tijdig worden opgesteld, zodat de werknemers op tijd betaald kunnen worden. Volgens de Wet ter betaling van lonen, moeten de lonen van 1936 worden betaald binnen 7 dagen na het einde van de periode waarvoor de lonen verschuldigd zijn als het aantal werknemers maximaal 1.000 is en binnen 10 dagen als het aantal werknemers meer dan 1.000 bedraagt .

16. Het loon dat verschuldigd is aan werknemers die werkzaam zijn op locaties, moet worden betaald door een functionaris van het hoofdkantoor.