Top 10 manieren om tijd efficiënter te gebruiken - Uitgelegd!
Lees dit artikel om meer te weten te komen over de veertien manieren om tijd goed te benutten.
(1) Planning van het werk:
Dit is de eerste stap in het beheer van de tijd en het juiste gebruik ervan. Een leidinggevende moet het werk effectief plannen. Voor planning moet hij dagplanner gebruiken. Voordat hij 's nachts naar bed gaat, moet hij het programma van de volgende dag uitschrijven. Hij kan ook een week, maand of kwartaal van een jaar of een jaar plannen. Zonder de tijd te plannen kan niets concreets worden bereikt. Hij moet de tijd bepalen voor het nemen van thee, lunch, formele vergaderingen en een gesprek met zijn zoon, dochter, vrouw, ouders en ondergeschikten op kantoor. Ze moeten ook plannen om van huis naar kantoor te reizen. Hij moet het geplande werk in de juiste herinnering bewaren.
(2) Prioriteiten aan het werk toewijzen:
Voor het afronden van het werk op tijd moet men prioriteiten toewijzen aan de verschillende werken die op een dag moeten worden voltooid. Er zijn enkele werken die gedaan kunnen worden door op de telefoon met de betrokken personen te praten. Dus kunnen ze op het juiste moment worden gecontacteerd op telefoons en hen op de hoogte stellen van de taak. De prioriteiten kunnen op de volgende manier worden vastgesteld.
Prioriteiten kunnen worden vastgesteld en gecategoriseerd zoals hierboven weergegeven. Het helpt bij het juiste gebruik van tijd en het effectieve beheer ervan.
(3) Delegatie van autoriteit:
Geen manager kan alle werken zelf uitvoeren, ook al is hij zeer efficiënt. Hij moet de juiste autoriteit aan zijn ondergeschikten delegeren om de werken minder urgent of belangrijk te maken. Hij zou zijn ondergeschikten dienovereenkomstig moeten trainen om enkele verantwoordelijkheden te dragen.
Door een deel van de autoriteit aan zijn ondergeschikten te delegeren om de werken bij te wonen, kan hij zich concentreren op meer dringende werken. Hij kan dus zijn tijd gebruiken voor belangrijkere werken. Niet-delegatie houdt in dat er aandacht is voor elk soort werk. Het komt neer op het verspillen van tijd. Delegatie helpt een manager om tijd effectief te gebruiken en het werk maximaal te doen.
(4) Doelinstelling:
De uitvoerende macht moet weten wat hij moet bereiken. Hij moet eerst een doelwit stellen wat hij op een dag wil bereiken, dan kan hij activiteiten verdelen door onder zijn ondergeschikten en zichzelf uit te delen en tijd uittrekken voor hun voltooiing. Bij afwezigheid van doel raakt men in verwarring.
(5) Vereenvoudig procedures:
Procedure voor het bereiken van werk moet heel eenvoudig en begrijpelijk zijn voor iedereen die met u werkt en onder u. Minimaliseer de stappen in de procedure, zodat de tijd wordt opgeslagen. Neem een ideale werkmethode aan die tijdswinst oplevert. Probeer complexe procedures te vermijden die extra tijd kosten.
(6) Wees comfortabel:
Men moet thuis en op kantoor op zijn gemak en comfortabel zijn. Hij zou comfortabel in een juiste houding moeten zitten om lichamelijke pijn te voorkomen. Het zal de pauzes voor rust vergroten die veel tijd verspillen. Als hij zich op zijn gemak voelt, kan hij zich ontdoen van onnodige stress en dus tijd besparen die kan worden gebruikt om belangrijker werk te krijgen.
(7) Do Not Waste Time:
Er zijn verschillende triviale zaken waarbij veel tijd wordt verspild. Dergelijke activiteiten moeten tot het minimum worden beperkt, zodat een groot deel van de tijd niet moet worden besteed. De aldus bespaarde tijd kan effectief worden gebruikt voor belangrijkere activiteiten. De binnenkomende telefoontjes kunnen ook tijdverspilling veroorzaken. Persoonlijke assistent kan worden opgedragen om alleen belangrijke oproepen door te geven aan hem, rust die hij zelf kan beantwoorden. Bezoekers storen ook het werk en verbruiken veel tijd. De uitvoerende macht kan een tijd voor bezoekers vastleggen zodat belangrijke tijd kan worden bespaard en benut voor urgenter werk.
(8) Clubbing van identiek werk:
Het werk van vergelijkbare aard kan samen worden geknuppeld en tegelijkertijd worden voltooid in plaats van aparte tijden toe te kennen voor dergelijk werk. Vandaar dat er veel tijd wordt bespaard die kan worden gebruikt voor andere werken van belangrijke aard.
(9) Neem een snelle beslissing:
Snelle beslissingen nemen bespaart veel tijd. Voorkom besluiteloosheid. Besluiteloosheid leidt tot meer verspilling van tijd. Besluiteloosheid is het symptoom van inefficiëntie van de manager. Stel het werk van vandaag nooit uit voor morgen, want morgen komt het nooit.
(10) Wees systematisch:
Een persoon die systematisch van aard is, wil alles zoals bestanden, papieren en andere materialen op de juiste plaatsen plaatsen, zodat ze gemakkelijk kunnen worden getraceerd als dat nodig is, zonder erop te jagen. Zoeken naar papieren en bestanden enz. Kost veel tijd, vandaar verspilling van kostbare resourcetijd. Het systematisch plaatsen van bestanden, papieren en materialen bespaart tijd die met vrucht kan worden gebruikt voor het werk van belangrijke aard. Men moet de gewoonte inprenten om dingen op de juiste plaats te plaatsen om tijd te sparen. Het verhoogt ook de efficiëntie van de menselijke hulpbronnen.
(11) Neem voldoende rust:
Werken leidt continu tot inspanning. Men zou even moeten pauzeren en rusten. Het zal een persoon revitaliseren. Hij kan dan met belangstelling werken. Zo'n rust nemen is geen verspilling van tijd, maar tijd investeren in verder werk. Op deze manier kan de tijd maximaal benut worden.
(12) Gebruik elk moment dat u ter beschikking heeft:
Gebruik maken van elke seconde zou de praktijk moeten zijn. Men zou moeten leren om elke fractie van de seconde te gebruiken tijdens het werken. Als we dat moment niet gebruiken, is het voor altijd verdwenen. Deze kleine seconden samen maken een dag, een week, een maand, een jaar en een tijdperk. Verspil het dus niet, gebruik het niet.
(13) Gebruik van de dagelijkse planner:
Gebruik van de dagelijkse planner stelt de manager in staat om zijn activiteiten op een dag bij te houden. Hij moet 's morgens naar de planner verwijzen en zijn dagelijkse routine beginnen.
(14) Geef voldoende tijd aan familie:
Als de manager druk is in zijn kantoorwerk en er niet in slaagt voldoende tijd aan zijn gezin te besteden, komt hij vaak onder stress te staan die nadelige gevolgen voor zijn gezondheid heeft. Hij moet daarom voldoende tijd nemen van zijn drukke schema voor zijn familieleden en van hen genieten. Dit zal hem vrolijk en gelukkig houden en vrij van huiselijke zorgen.
Hij kan zichzelf verlichten van de stress op het werk in zijn familie. De volgende dag zal hij in een vrolijke bui zijn werk op tijd afronden. Een goed gebruik van tijd is erg belangrijk voor een drukke manager. Er zijn verschillende tijdverspillers en er zijn veel redenen van triviale aard die tijd verspillen. Een leidinggevende moet zichzelf weghouden van tijdverspillers.
