Stappen voor een succesvolle implementatie van een begrotingscontrolesysteem

Belangrijke stappen voor een succesvolle uitvoering van een systeem voor begrotingscontrole zijn: 1. budgettaire doelstellingen 2. budgettaire organisatie 3. budgetcentra 4. budgethandboek 5. begrotingscontroleur 6. begrotingscommissie en 7. begrotingsperiode!

1. Budgettaire doelstellingen:

Budgetten zijn een middel om bepaalde doelen te bereiken. Daarom moeten de doelstellingen die gedurende een bepaalde periode moeten worden bereikt, duidelijk en nauwkeurig worden beschreven voordat begrotingen worden gemaakt.

Degenen die begrotingen voorbereiden en uitvoeren, moeten de doelstellingen en het beleid van de onderneming volledig begrijpen.

2. Budgettaire organisatie:

De juiste organisatie is essentieel voor een succesvolle voorbereiding, onderhoud en administratie van budgetten. Er wordt een begrotingscomité gevormd dat bestaat uit afdelingshoofden van verschillende afdelingen. Departementale managers krijgen de bevoegdheid om functionele begrotingen voor te bereiden. De chief executive is verantwoordelijk voor de coördinatie van verschillende budgetten.

3. Budgetcentra:

Een budgetcentrum is dat deel van de organisatie waarvoor het budget is opgesteld. Een budgetcentrum kan afdeling, sectie van een afdeling of een ander deel van de afdeling zijn. De oprichting van een begrotingscentrum is noodzakelijk voor alle delen van de organisatie. De budgetcentra zijn ook noodzakelijk voor kostenbeheersingsdoeleinden.

4. Budgethandboek:

Een budgethandboek is een document waarin de taken en ook de verantwoordelijkheden van de verschillende directeurs die betrokken zijn bij de budgetten worden beschreven. Het specificeert de relatie tussen de verschillende functionarissen. Het legt de begrotingsprocedures, de organisatiestructuur, de vaststelling van verantwoordelijkheden en het tijdschema voor de begroting vast.

5. Budgetcontroller:

Een speciale functionaris wordt aangesteld voor het beheer van de begrotingen. Hij geeft nuttig advies en helpt bij de constructie, implementatie, coördinatie en herziening van zakelijke budgetten. Hij waarschuwt ook tijdig voor afwijkingen van de gebudgetteerde prestaties.

6. Begrotingscommissie:

Een budgetcomité bestaande uit verschillende leidinggevenden wordt gevormd om de budgetcontroller te helpen. De chief executive fungeert als de voorzitter van de begrotingscommissie. De begrotingscommissie keurt de functionele begrotingen goed of stuurt deze ter herziening naar de afdelingshoofden. De begrotingscommissie faciliteert de participatie van personeel bij de voorbereiding en het beheer van de begrotingen.

7. Budgetperiode:

Een budgetperiode is de tijdsduur waarvoor het budget wordt opgesteld en gebruikt. De periode of duur moet worden bepaald op basis van de omstandigheden van de organisatie. De budgetperiode moet overeenkomen met de natuurlijke bedrijfscyclus. De aard van het bedrijf en de controlefactor hebben invloed op de budgetperiode.