Overheads: verkoop en distributie: boekhouding en overige details

Lees dit artikel voor meer informatie over analyse voor accounting, besturingsproblemen en -technieken, voordelen, kostenrapporten over verkoop- en distributiekosten.

Zowel in de verwerkende als in de niet-verwerkende industrie is de verkoopfunctie van belang naast de productie of aankoop van goederen. Om deze functie efficiënt uit te voeren, worden verkoop- en distributiekosten voor alle zorgen gemaakt. De meeste van deze kosten worden niet geïdentificeerd met producten en daarom zijn deze opgenomen in indirecte kosten.

Het enige doel van het bedrijf is om de winst te maximaliseren, maar dit is alleen mogelijk door de productiekosten te verlagen of de omzet op de bestaande markten te verhogen of door de toetreding tot de nieuwe markten. Ongetwijfeld worden de productiekosten verlaagd door de productie te verhogen, maar de toename van de verkoop is een must om de toename van de productie te realiseren. Om de verkoop te vergroten, houden de meeste zorgen zich bezig met verkoopbevorderende activiteiten, maar ze moeten ook stevige concurrentie ondervinden.

Onder dergelijke omstandigheden is het noodzakelijk om zorgen te maken over verkoop- en distributiekosten en soms zijn deze zo zwaar dat deze zelfs meer zijn dan de fabricagekosten. In sommige gevallen wordt er naverkoop geboden voor speciale producten zoals radio's, televisies, koelkasten, wasmachines, naaimachines en een aantal speciale voorzieningen en worden kortingen gegeven aan de groothandel en detailhandel.

De boekhouding en controle van verkoop- en distributiekosten die in het algemeen worden gemaakt na de productie van de goederen (ook wel naproductiekosten genoemd) zijn tegenwoordig van toenemend belang geworden om de kosten van verkoop en winstgevendheid van elke functie en product te bepalen, om de verkoop- en distributiekosten te beheersen, prijzen vast te stellen en het verkoopprijsbeleid te formuleren, optimale verkoopniveaus vast te stellen en beslissingen te nemen met betrekking tot verkoop, dwz verkopen onder verschillende omstandigheden, markten, regio's en op verschillende manieren.

Analyse voor boekhouding:

De administratieve verwerking van verkoop- en distributiekosten vereist drie soorten analyses, zoals hieronder weergegeven:

(i) Afhankelijk van de aard of het doel van de uitgaven.

(ii) Op functie of kostenplaats.

(iii) Op producten of kosteneenheden.

(i) Analyse door aard of voorwerp van kosten:

Er zijn een aantal basis- of primaire typen in overeenstemming met de aard of het doel van de kosten ten behoeve van de analyse. Elke uitgave wordt verzameld met verwijzing naar een bestaand bestelnummer of kostenrekeningnummer waartoe het behoort. De classificatie wordt over het algemeen op dezelfde manier gedaan als bij productieoverhead.

Volgende classificaties kunnen worden toegepast wanneer dergelijke overheadkosten worden geanalyseerd aan de hand van de aard of het voorwerp van de uitgaven:

(i) Bezoldiging

(ii) Benodigdheden

(iii) Diverse uitgaven

(iv) Diensten

(v) Vaste kosten

(vi) Vracht

(vii) Plicht

(viii) Verpakkingsmaterialen

(ix) Verkooppromotie

(x) Korting en vergoedingen.

Net als de fabricagekosten, kunnen de verkoop- en distributiekosten ook vast, variabel en semi-variabel zijn. Het salaris van de verkoopmedewerker in het hoofdkantoor is vast, de reiskostenvergoeding en het salaris van verkopers in het veld zijn semi-variabel en de commissie aan de verkopers is variabel.

(ii) Functionele analyse:

Deze analyse gebeurt ook op een vergelijkbare manier als afdelingscalculatie en verdeling van de productieoverhead naar kostenplaatsen. De belangrijkste operationele functies met betrekking tot verkoopoverhead kunnen verder op de volgende wijze worden geclassificeerd. Over het algemeen wordt elk van deze functies, dwz afdeling of kostenplaats, onder de verantwoordelijkheid van één uitvoerend orgaan geplaatst om een ​​functionele analyse te hebben en om de uitvoerende persoon verantwoordelijk te maken voor de activiteiten van zijn centrum.

1. Directe verkoop

2. Reclame en verkoopbevordering

3. Vervoer

4. Magazijn en opslag

5. Krediet en incasso

6. Financieel

7. Algemeen beheer

8. Garantieclaims

9. Diversen.

De verkoop- en distributiekosten geanalyseerd volgens de verschillende Standing Order Numbers worden verder toegewezen aan de ene of de andere functie waarop ze betrekking hebben. Posten die niet konden worden toegewezen, kunnen op passende basis worden verdeeld en wanneer er geen geschikte basis beschikbaar is, kan de verdeling op arbitraire basis plaatsvinden.

De analyse kan verder worden uitgebreid naar locaties, dwz naar verschillende territoria, verkoopkantoren en naar klanten en verkopers enz. Evenals primaire en secundaire distributiesamenvatting in het geval van productieoverhead, wordt elk item van verkoop en distributie eerst geanalyseerd door functies en vervolgens door locaties. Elke functie en locatie vormt een kostenplaats voor de administratie en controle van verkoop- en distributiekosten.

Enkele van de gemeenschappelijke bases die beschikbaar zijn voor verdeling van verkoop- en distributiekosten over functies of locaties zijn:

(iii) Analyse door producten of groepen producten:

Verkoop- en distributiekosten kunnen ook worden geanalyseerd door producten of groepen producten. Dit gebeurt op dezelfde manier als de absorptie van overheadkosten naar kosteneenheden. Maar er zijn twee verschillen tussen de twee bepaalde items van verkoop en distributie, zoals verpakking, transport enz., Kunnen direct worden toegewezen, maar er wordt niet direct een productiekapitaal toegewezen. Bovendien worden de verkoop- en distributiekosten toegerekend aan de kostprijs van de verkochte goederen, terwijl de productiekosten worden geabsorbeerd in de productiekosten.

Analyse van deze overheadkosten kan ook worden gedaan door productgroepen. Om dit te doen, moeten de producten worden gegroepeerd op basis van hun gemeenschappelijke factoren zoals prijs, verkoopmethoden, verkopers en verkooporders. Er kan bijvoorbeeld worden geanalyseerd of de goederen tegen groothandelsprijs of tegen verkoopprijs zijn verkocht.

Uit het bovenstaande is het duidelijk dat analyse van overheadkosten en -verkoop per product niets meer is dan een uitbreiding van analyse door functies. Een dergelijke analyse meet virtueel de effectiviteit van dergelijke kosten met betrekking tot de toepassing ervan op de verschillende producten en wordt beschouwd als analyse door middel van toepassing.

Dit kan gebeuren via distributiekanalen of verkoopmethoden of door klanten. De distributiekanalen voor het doel kunnen rechtstreeks naar klanten gaan, via detailhandelaren en via een keten van groothandels en verkopers. Klanten kunnen worden ingedeeld op basis van de frequentie van aankopen door hen of op basis van hun activiteiten.

Methoden om indirecte functionele kosten te verdelen:

Indirecte functionele kosten kunnen op de volgende manieren worden verdeeld:

(i) Een koers per artikel:

Volgens deze methode worden de totale uitgaven geschat en op basis van een geschikte basis verdeeld over de verschillende soorten verkochte producten. De totale vaste uitgaven die aan elk type artikel worden toegewezen, worden vervolgens gedeeld door de geschatte normale hoeveelheid verkopen. Dit geeft de koers per artikel. Kosten voor advertenties, transport en opslag kunnen volgens deze methode worden verdeeld.

(ii) Een percentage van omzet:

Wanneer de verkoopprijs van elk artikel bekend is, kunnen vaste verkoopkosten worden teruggevorderd als een percentage van de verkoopprijs. Het percentage wordt vastgesteld aan de hand van een analyse van de afgelopen rekeningen. Dit is geschikt voor verdeling van directe verkoopkosten, algemene administratie en financiële kosten en diverse kosten.

(iii) Een percentage verzameld contant geld:

Dit wordt gebruikt voor dubieuze debiteuren en voor andere uitgaven voor kredietverzameling.

(iv) Een percentage van de werkkosten:

Deze methode kan worden toegepast wanneer het bedrijf slechts één artikel produceert. Deze methode kan ook worden gebruikt wanneer verschillende typen artikelen worden geproduceerd, mits de verkoopkosten klein zijn. Dit wordt vaak gebruikt voor de verdeling van vaste verkoop- en distributiekosten.

(v) Een percentage van de voorraad gereed product.

(vi) Volgens het aantal bestellingen.

(vii) Volgens het aantal facturen.

(viii) Een percentage van toegevoegde waarde dwz totale verkoopwaarden minus materiaalkosten.

De beste methode is om elk onderdeel van dergelijke uitgaven te analyseren en toe te wijzen aan verschillende producten op basis van geleverde diensten.

Voordelen afgeleid van analyse:

Hieronder volgen de voordelen die kunnen worden afgeleid uit de analyse van verkoop- en distributiekosten per product, verkoopmethode, enz.

(i) Het is mogelijk om de winst of het verlies voor elk product, voor elke verkoopmethode en voor elk type klant te berekenen. Minder winstgevende lijnen kunnen op winstgevende wijze worden gebracht door inspanningen te leveren of helemaal te laten vallen.

(ii) Er bestaat een mogelijkheid om de buitensporige verkoop- en distributiekosten van een bepaald product of type klant in te perken.

(iii) Rekening houdend met de verkoop- en distributiediensten, kunnen verkoopprijzen van verschillende producten worden aangepast.

Controle van verkoop en distributie overheadkosten :

Het beheersen van verkoop- en distributiekosten is relatief moeilijk vanwege bepaalde speciale kenmerken van dergelijke kosten die een meer gedetailleerde en veeleisende analyse vereisen. Het is niet mogelijk om dergelijke kosten direct te identificeren of te koppelen aan de productiekosten, aangezien de meeste kosten worden gemaakt nadat de productie is voltooid. De incidentie van dergelijke overheadkosten is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de afstand tot de markt, de verkoopvoorwaarden en de mate van concurrentie waardoor het niet mogelijk is standaarden vast te stellen.

Problemen:

De belangrijkste problemen bij de beheersing van overheadkosten voor verkoop en distributie zijn:

(i) Geen controle over klanten of concurrenten mogelijk.

(ii) De verkoopcapaciteit van de organisaties kan niet goed worden gedefinieerd.

(iii) Er is geen direct toezicht op het personeel dat buiten werkt en dit vereist het gebruik van stimuleringsregelingen voor het belonen van dergelijk personeel.

(iv) Individueel bedrijf kan een marktprijs vaststellen zonder rekening te houden met de productiekosten.

(v) Het is moeilijk om de marktwerkingsgegevens te verkrijgen.

(vi) Het is moeilijk om de capaciteit van de markt te bepalen.

(vii) Het verschil van maken of niet maken is niet duidelijk.

(viii) Deze uitgaven hebben de aard van beleidskosten en zijn als zodanig moeilijk beheersbaar.

Het merendeel van de items van de verkoop- en distributiekosten heeft te maken met beleidskosten en is oncontroleerbaar op de lagere managementniveaus.

technieken:

Hieronder volgen de belangrijkste technieken die kunnen worden gebruikt voor het uitoefenen van controle over de overheadkosten voor verkopen en distributie:

(i) Vergelijking met resultaten uit het verleden:

Elk item van verkoop- en distributiekosten wordt vergeleken met dat van een voorgaande periode. Dergelijke uitgaven kunnen ook worden uitgedrukt als een percentage van de omzet of productiekosten en vervolgens worden vergeleken met het percentage van de afgelopen periode. Deze methode wordt over het algemeen toegepast bij problemen die het zich niet kunnen veroorloven begrotingscontrole en / of standaardcalculatie in te voeren. Bovendien is dit een ruwe methode en heeft het een kleine praktische waarde in grote concerns. Aangezien er geen geschikte doelen zijn om de prestaties te meten, kunnen er geen effectieve conclusies worden getrokken.

(ii) Begrotingscontrole:

Volgens deze methode worden verkoop- en distributiekosten begroot en vergeleken met de werkelijke uitgaven om de uitzonderingspunten te bepalen. Een dergelijk budgetsysteem werkt op dezelfde manier als het maken van overheadbudgetwerken. Het geheel van de uitgaven wordt geclassificeerd als vast, variabel en semi-variabel ten behoeve van de voorbereiding van een begroting.

(iii) Standaardcalculatie:

Het opzetten van een systeem van standaardkosten voor overheadkosten voor verkopen en distributie is moeilijk in vergelijking met overheadkosten. Bovendien is het eenvoudig om een ​​systeem van standaardcalculatie in te voeren in het geval van distributiekosten in vergelijking met verkoopkosten, aangezien distributiekosten direct verband kunnen houden met de verkoop. In die concerns, waar het standaardcalculatiesysteem in bedrijf is, worden standaardkosten per eenheid berekend om een ​​vergelijking met het werkelijke te hebben en kan de variantie dienovereenkomstig worden bepaald.

Analyse van verkopen :

Analyse van verkopen is de bijdragende factor aan planning en controle. Verkoop kan op vele manieren en methoden worden geanalyseerd.

De doelen die door een dergelijke analyse worden gediend, worden hieronder weergegeven:

(i) door verkopers:

De omzet van elke verkoper wordt vastgesteld:

(a) Zodat de daadwerkelijke verkoop kan worden vergeleken met de gebudgetteerde verkoop- of verkoopquota om waar nodig corrigerende maatregelen te nemen,

(b) Zodat dat verkoopvolume kan worden vergeleken met de verkoopkosten om controle te hebben over de verkoopbedjes,

(c) Om de relatieve efficiëntie van elke verkoper te controleren en te meten, en (d) om bruikbare gegevens te verstrekken voor de vaststelling van de verkoopcommissie en de bonus die aan verkopers moet worden betaald.

(ii) Per verkoopgebieden:

Het verkoopvolume wordt geanalyseerd volgens de territoria:

(a) Zodat de verkoopprognoses voor elk gebied kunnen worden voorbereid,

(b) om het budget van de verkoopkosten voor te bereiden,

(c) om het budget te vergelijken met het werkelijke om de relatieve prestaties met betrekking tot elk gebied te meten en te controleren,

(d) om de verkoopkosten te beheersen door een co-relatie met het verkoopvolume, en

(e) Om de mate van penetratie van concurrentie in het veld te beoordelen door marktonderzoek van elk gebied.

(iii) Op product- of productlijnen:

Een dergelijke analyse: is noodzakelijk om:

(a) Bepaal de nettowinst voor elk product en vergelijk dit met de gegevens uit het verleden voor controledoeleinden,

(b) Plan productie volgens winstgevendheid dwz om te beslissen over de betere productmix om de zwakke lijnen enz. te versterken of weg te gooien, enz.,

(c) de trend van de verkoop van elk product vaststellen, en

(d) assisteren bij de beheersing van dergelijke kosten door ze te koppelen aan het verkoopvolume voor elk product.

(iv) door klanten:

Een dergelijke analyse is nuttig om:

(a) Bepaal de nettowinst van elk type klant,

(b) een redelijk evenwicht handhaven tussen verschillende soorten klanten en de mate van korting die is toegestaan ​​voor elk type klant,

(c) Bepalen van klantgericht potentieel om de toekomstige verkoopdrang te helpen of om het effect van de reeds gedane verkoopdrang te kennen, en

(d) Om de voorkeur van de klant te bepalen met betrekking tot kwaliteit en type producten.

(v) Door verkoopkanalen:

Een dergelijke analyse kan worden uitgevoerd om:

(a) Bepaal de winst van verschillende kanalen, zoals groothandel, detailhandel, enz., en

(b) Beoordeel de relatieve levensvatbaarheid van elk kanaal, wat uiteindelijk helpt bij het toekomstige planningsbeleid.

(vi) Per eenheidsprijs:

Een dergelijke analyse wordt gedaan om:

(a) Een vraagplanning opstellen met betrekking tot elk product,

(b) Bepaal de optimale verkoopprijs van elk product, en

(c) de winst maximaliseren door de verkoopprijs op verschillende markten of op verschillende soorten klanten te discrimineren. Deze analyse geeft informatie over prijstrends die uiteindelijk nuttig is voor het formuleren van het prijsbeleid.

(vii) Per perioden:

Een vergelijking over een periode van tijd zal helpen om :

(a) Trends, periodieke of cyclische bewegingen, seizoengebonden of fluctuerende kenmerken bloot te leggen, en

(b) Helpen bij het formuleren van verkoopbeleid op lange termijn.

(viii) Per grootte of volgorde:

Een dergelijke analyse is nuttig om:

(a) Vergelijk de verwerkings- en transportkosten met het verkoopvolume van verschillende groottes, en

(b) Bepaal de handelskorting op de hoeveelheid voor de verschillende groottes.

Overheadkosten rapporten:

Er kunnen geen universele regels worden vastgesteld voor rapporten voor overheadkostenbeheersing die onder alle omstandigheden en voor alle typen organisaties van toepassing zijn. De behoeften van de organisatie bepalen de aard van rapporten die moeten worden voorbereid en ingediend voor overheadkostenbeheersing, de voorgevormde en de frequentie van de voorbereiding van dergelijke rapporten.

Er kan geen definitieve lijst voor dergelijke rapporten / verklaringen worden opgesteld, maar de volgende zijn de belangrijke rapporten die kunnen worden gebruikt voor het uitoefenen van controle over overheadkosten:

1. Idle Time Report:

Dit rapport wordt dagelijks aan de voorman voorgelegd om een ​​analyse van de niet-actieve tijd te hebben. Works Manager kan dit rapport wekelijks uitvoeren op basis van de beheersbare en oncontroleerbare oorzaken en kosten van niet-actieve tijd. Het belangrijkste doel van dit rapport is om oorzaken en kosten van niet-actieve tijd te lokaliseren en te beheersen.

2. Overwerkrapport:

Dit rapport wordt ook dagelijks aan de uitvoerder voorgelegd en wekelijks aan de bedrijfsleider om een ​​analyse van de overuren te maken op basis van de oorzaken en kosten van overwerk. Het belangrijkste doel van dit rapport is het lokaliseren van oorzaken van overwerk en het nemen van maatregelen om dit te minimaliseren.

3. Plantgebruiksrapport:

Het rapport over het gebruik van installaties toont voor elke installatie of machine de geïnstalleerde capaciteit, de normale capaciteit, de benutte capaciteit en de leegloopcapaciteit gerangschikt naar de redenen voor onderbenutting van de capaciteit. Dit rapport wordt wekelijks ingediend bij de voorman en wekelijks om de niet-gebruikte capaciteit te analyseren op basis van beheersbare en onbeheersbare oorzaken en kosten van niet-werkende capaciteit. Dit rapport is voorbereid om de oorzaken van inactieve capaciteit te lokaliseren en te beheersen. Het management kan stappen ondernemen om de niet-actieve capaciteit te gebruiken op een manier die voor de onderneming het meest winstgevend is.

4. Departementale begrotingsrapporten:

Deze rapporten kunnen afzonderlijk worden opgesteld voor elk van de afdelingen fabriek, administratie, verkoop en distributie en onderzoek en ontwikkeling en maandelijks worden ingediend bij de afdelingshoofden om de werkelijke uitgaven te vergelijken met de gebudgetteerde emissierechten. Het doel van dergelijke rapporten is om de uitgaven te beheersen door de kosten te analyseren en door het management corrigerende maatregelen te nemen om herhaling van dergelijke variaties te voorkomen.

5. Departementale operationele verklaringen:

Dergelijke rapporten kunnen maandelijks aan het topmanagement worden voorgelegd om een ​​vergelijking te maken van de werkelijke overheadkosten van de fabriek met de standaardkosten voor elke productieafdeling en de analyse van de varianties. Het belangrijkste doel van een dergelijk rapport is om de overheadkosten van de fabriek te beheersen.

6. Verklaring van over- of onderopname van overheadkosten:

Een dergelijke verklaring is opgesteld om het werkelijke bedrag van gemaakte overheadkosten en het bedrag van de overheadkosten te laten zien en het verschil is ofwel de over- of onder-absorptie van overhead voor elke afdeling. Een aparte kolom kan worden verstrekt voor een aanvullende koers om de onder- of overbelaste overheadkosten toe te wijzen of te verdelen, anders kan het topmanagement aangeven op welke wijze de over- of onder-absorptie van overheadkosten kan worden weggelaten.

7. Vergelijkende winst- en verliesrekening:

Het toont de productgewijze toewijzing van algemene en administratieve kosten en verkoop- en distributiekosten en de hoeveelheid nettowinst op elk product. Deze verklaring maakt een vergelijking mogelijk tussen producten met een hoger winstpercentage en die met een lager winstpercentage. Dit kan het management helpen bij het nemen van beslissingen over het verhogen van de productie van één product en het verminderen of afdanking van de productie van andere producten of producten.