Beveiligingssysteem in een kantoor

Dit artikel geeft een goed beeld van het beveiligingssysteem in een kantoor.

Betekenis van beveiliging van een kantoor:

Beveiliging betekent bescherming die wordt geboden aan een identificeerbaar, tastbaar item of een lichaam. Deze bescherming wordt gegeven om te voorkomen dat het voorwerp van het lichaam saboteert of spioneert.

Beveiliging wordt een belangrijk aspect van beheer door:

1. De kwetsbaarheid van de indringers voor het kantoor, en

2. Met de komst van nieuwe technologie en de installatie van deze nieuwe technologische instrumenten op kantoor, neemt de verleiding voor industriële spionage toe voor het ontwerpen van nieuwe producten.

Principe van beveiliging:

Beveiliging heeft twee soorten bereiken en de planning is ook afhankelijk van deze twee soorten bereiken.

Er zijn principes die beide typen principes beheersen, maar die gemeenschappelijke principes zijn:

1. Principe van het toezicht:

Toezicht is nodig om de juiste uitvoering van de beveiligingstaak te controleren. Dagelijks moet er toezicht worden gehouden om de normaliteit van de lopende zaken voor de dagelijkse uitvoering van de organisatie te controleren.

2. Kosten van de beveiliging:

De benodigde beveiliging is echter een must; beheersing van de kosten is een belangrijke factor. Te weinig kosten voor de beveiliging bemoeilijken de interne bescherming van het kantoor en te hoge kosten zijn ook niet aan te raden. Het kantoor zou een beveiligingsplanning op lange en korte termijn moeten nemen alvorens de kostenfactor te bepalen.

3. Methode en manieren van communicatie:

Wat het beveiligingssysteem ook is, het mag de stijl en de manieren van communicatie tussen de werknemers in de organisatie niet hinderen. Communicatie als een link met het beveiligingssysteem en een goede communicatie van elk kantoorsysteem belasten ook de beveiliging.

4. Simple Practice of Security:

Het is essentieel en noodzakelijk voor elk kantoor om de werknemers inzicht te geven in het belang van veiligheid. Het principe en de vorm van beveiliging die is ontworpen voor de veiligheid van het kantoorpersoneel moet eenvoudig en flexibel zijn, zodat elke medewerker hetzelfde moet begrijpen en zich eraan moet houden. De behoefte aan beveiliging hangt af van de eenvoud of de complexiteit van een kantoor, maar de implementatie hangt af van het gebruik ervan, afhankelijk van de aard van het bedrijf.

5. Adequate en urgentie:

Beveiliging hangt af van de urgentie en de adequaatheid. Welke vorm van beveiliging ook wordt geïmplementeerd, er moet rekening worden gehouden met de afdeling waartoe het beveiligingssysteem nodig is en de persoon voor wie het nodig is.

Planning van de beveiliging:

Zoals elk ander nieuw concept of een nieuw iets dat in een kantoor moet worden geïmplementeerd, moet er een beveiligingsplanning worden uitgevoerd voordat ze in de beveiligingsbusiness worden geïmplementeerd. Niemand kan voorkomen dat de dief of buitenstaander het kantoor betreedt, maar er kan zeker een stap worden gezet om de nieuwkomer op kantoor te controleren. Hier probeert een zorgvuldig beveiligingsplan het risico te minimaliseren en zelfs te elimineren.

1. Medewerkers werven:

Medewerkers kunnen binnen de organisatie worden geworven om naar het beveiligingssysteem te kijken of contact opnemen met het externe bureau voor het hebben van hun opgeleid personeel voor de beveiliging.

2. Oprichting van de commissie:

Er wordt voorgesteld om een ​​commissie samen te stellen met de officemanager zelf een deel daarvan. De afdelingshoofden kunnen indien nodig in het systeem worden opgenomen. De taak van deze commissie zou kunnen zijn om een ​​beveiligingssysteem te vormen dat de vraag van de organisatie in het oog houdt, de autoriteit en de vertegenwoordiging van het individu voor het doel vastlegt en de problemen ook bestudeert.

3. Systeemcommunicatie:

De commissie die het veiligheidsplan formuleert, moet het systeem doorgeven dat aan elk lid van de organisatie is ontworpen om hun goedkeuring te vragen, en eventuele suggesties.

4. Opzoeken van informatie en meningen, indien van toepassing:

De commissie moet informatie inwinnen over een goed ontworpen vorm van de vereisten van de beveiliging voor verschillende doeleinden in verschillende afdelingen.

5. Formuleren beveiligingsplan of systeem:

Een plan voor beveiliging moet worden opgesteld op basis van de informatie en de behoefte van de organisatie.

6. Formuleren van het systeem:

Een systeem, dat gebaseerd zou moeten zijn op de ontvangst van reactie en suggestie, zou details moeten bevatten over hoe de volledige veiligheid is geïntegreerd in de structuur van de organisatie, hoe het systeem moet worden hersteld en hoe het moet worden geïntegreerd. in de lay-out, etc.

Praktijk van de beveiliging:

De volgende punten zijn vermeldenswaard met betrekking tot het beveiligingssysteem wanneer het in de praktijk wordt gebracht:

1. Gebruik van een waarschuwingssysteem:

Men moet altijd een pieplampje of een alarmsysteem gebruiken voor de beveiliging. Wanneer er gevaar dreigt, moet de bel van het alarm afgaan met een melding dat er problemen zijn met het systeem.

2. Identificatie op basis van invoer:

Passen moeten worden overgedragen aan de mensen die het kantoor betreden. Nadat ze klaar zijn met hun werk, moeten ze hun pasjes laten nakijken en medeondertekenen door de autoriteiten die ze op kantoor ontmoeten, dezelfde hand aan de beveiliging overhandigen als ze uiteindelijk het kantoorcomplex verlaten. Een identiteitspas moet worden afgegeven aan elke medewerker voor een juiste identificatie. Dit is een noodzakelijke voorwaarde voor elk kantoor.

3. Veilige positionering van de geldafdeling:

Het is een gebruikelijke gewoonte van elke indringer die met een gemolken bedoeling het kantoor binnenkomt om eerst de geldafdeling aan te vallen en zich te ontdoen van de buit. De geldafdeling moet zich in een zeer veilig deel van het gebouw bevinden en toegang tot dit deel van het gebouw moet worden beperkt.

Als het niet mogelijk is om de geldafdeling te beveiligen, moet een barricade worden voorbereid om de kassier en het geld in de barricade te stoppen voor het normale functioneren van de geldafdeling.

Training en Discipline in Beveiliging:

Er is geen erg inheemse of een technische methode nodig voor het onderhouden van een goed beveiligingssysteem op kantoor. Elke medewerker moet inzicht krijgen in het belang van de behoefte aan beveiliging en zij zullen dienovereenkomstig moeten worden opgeleid.

Een paar punten moeten worden opgemerkt:

1. Elke medewerker moet worden verteld dat hij niet meer over de organisatie of zijn afdeling moet spreken, over de activiteiten die op de afdeling worden uitgevoerd. Als een medewerker hier niet mee instemt, moeten de afdeling en de organisatie een serieus beeld krijgen van de activiteit van de werknemer.

2. Tijdens de lunch, koffie of thee pauze, moet elke medewerker al zijn bestanden, papieren, briefpapier, enz. In de la leggen en ze op de juiste manier vergrendelen, in plaats van de plaats armoedig achter te laten, alles achterlatend op tafel, waardoor anderen een kans om te knoeien met het kantoorrecord.

3. Het bezoeken van monteurs en technici kan een gevaar voor de veiligheid vormen, omdat ze een vrije toegang hebben tot de meeste afdelingen waar de kantoormachines worden bewaard en ze waardevolle vertrouwelijke informatie kunnen tegenkomen.

4. De documenten van het kantoor moeten op passende wijze worden geclassificeerd en de toegang daartoe beperkt.

5. Vertrouwelijke documenten die worden afgehandeld door de hoogste baas van het kantoor en het vertrouwelijke werk moet alleen worden afgehandeld door de door de beveiliging gewisselde vaste medewerkers van het kantoor.

6. Alle papieren die zelfs van minder belang zijn, moeten door het kantoor worden vernietigd. Ernstige lekkages vinden plaats in de fotokopie sectie of in de kopieermachine sectie. Alle verwende exemplaren moeten worden vernietigd.

Computer beveiliging:

Computers zijn in ons land aan populariteit gaan winnen omdat de meeste grote organisaties ermee begonnen zijn. In de industriële geavanceerde landen wordt veel aandacht besteed aan computerbeveiliging, omdat de computerverwerking kwetsbaar is voor degenen die ermee willen knoeien of vernietigen. In de komende jaren kan de centrale computerruimte het doelwit zijn voor alle beveiliging met betrekking tot de organisatie.

Schending van de beveiliging van computers:

Er zijn twee redenen voor het schenden van de beveiliging van de computers:

1. Externe oorzaak:

Externe oorzaak kan te wijten zijn aan natuurlijke calamiteiten.

2. Interne oorzaak:

Interne oorzaak kan te wijten zijn aan de nalatigheid van de werknemer, de criminele bedoeling van de werknemer of het falen van de werknemer om correct met de computer te werken. Natuurlijke gevaren kunnen te wijten zijn aan vuur, water of overstromingen. Vuur is de hoofdreden.

Om brand te voorkomen, moet men er rekening mee houden dat er geen sigaretten of bidis in de computerruimte branden of puffen. Er mag geen ontvlambaar artikel in de computerruimte worden bewaard. Ook moet iedereen zijn schoenen verwijderen voordat hij de computerruimte betreedt.

Voor zover mogelijk zou de computerruimte een aantal brandblussers moeten hebben. Ook bestanden, enz. Van het kantoor mogen niet in de computerkamer of op een andere plaats naast de computerruimte worden bewaard, anders kan het een kans krijgen om vuur te vatten.