Rollen en verantwoordelijkheden van een projectmanager
De rollen en verantwoordelijkheden van een projectmanager zijn als volgt:
Projectmanagement is direct verantwoordelijk voor het project, de projectmanager heeft waarschijnlijk verschillende rollen en verantwoordelijkheden.
De hoofdverantwoordelijkheden kunnen worden gegroepeerd in de volgende categorieën.
1. Resources verkrijgen:
De projectmanager kan een tijdschema en een set prestatiemetingen worden overhandigd en wordt gevraagd om door te gaan met het project. Hij / zij moet weten hoe de middelen te verkrijgen die nodig zijn voor het voltooien van het project. Vaak zijn de toegewezen middelen voor het project mogelijk niet voldoende voor het project. De projectmanager moet dus weten hoe hij maximaal gebruik van toegewezen resources kan waarborgen en moet kunnen onderhandelen voor extra bronnen, indien nodig.
2. Personeel een project:
Het team moet worden samengesteld voordat het project begint. Mensen worden van hun dagelijkse banen afgehaald en toegewezen aan het project. Sommige mensen kunnen nieuw worden ingehuurd om dit project in gedachten te houden. De projectmanager speelt een rol bij de selectie van het projectteam. Soms kan het gaan om het aanzetten en overhalen van andere mensen binnen de organisatie om zich bij het project aan te sluiten of om hun directe ondergeschikten toe te laten tot het project.
3. Omgaan met obstakels:
Het project kan een zeer goed geplande onderneming zijn, maar de dingen zullen niet altijd blijken zoals voorspeld. Er zullen verschillende onverwachte wendingen en mini-crises zijn. Van de projectmanager wordt verwacht dat hij het hoofd koel houdt en de problemen aanpakt zodra deze zich voordoen. Veel van deze problemen hebben een opstapeling en zullen naar verwachting aan het einde van het project zeer aanzienlijk worden.
4. Communicatie:
De projectmanager moet een goede communicator zijn. Er is veel communicatie tussen de teamleden en er is een nog grotere hoeveelheid communicatie tussen de projectleden en anderen. Veel van deze communicatie gebeurt via de projectmanager, maar hij / zij heeft ook een rol te spelen, zelfs in andere communicatie die niet door hem / haar hoeft te gaan.
5. Onderhandelingen:
Zoals blijkt uit de bovenstaande verantwoordelijkheden, moet de projectmanager voortdurend onderhandelen met verschillende teamleden en met anderen. Hij / zij moet onderhandelen om schaarse middelen te bemachtigen, het gewenste personeel te verkrijgen en teamleden te krijgen om taken te voltooien. Dan zou hij / zij wellicht moeten onderhandelen over het verlengen van tijdlijnen en het wijzigen van parameters of doelstellingen van het project.
6. Planning:
Het plannen begint met een lijst met taken, benodigde resources en extern bepaalde mijlpalen. Dit kan de vorm aannemen van een actieplan en kan de basis vormen voor meer gedetailleerde planningsplannen.
Een opgesteld actieplan vermeldt in grote lijnen alle taken die moeten worden voltooid om projectdoelen te bereiken. Aan de hand van deze informatie uit een actieplan wordt een fijnere gedetailleerde Work Breakdown Structure (WBS) geconstrueerd. Een WBS wordt gebruikt voor het definiëren en organiseren van de totale scope van een project met behulp van een hiërarchische boomstructuur. In een WBS zijn alle betekenisvolle taken gepland, gebudgetteerd, gepland en gecontroleerd.
In elke taak die wordt beschreven in de WBS, worden gegevens geïdentificeerd die relevant zijn voor de taak. Bijvoorbeeld, bronnen, personeel, leveranciers, dienstregelingen, etc. die nodig zijn voor die taken worden geïdentificeerd. Er kan ook een diagram met een lineaire verantwoordelijkheid worden toegevoegd, waarin de personen worden weergegeven die direct verantwoordelijk zijn voor de taken.
De gemeenschappelijke factor in planningstechnieken is het vormen van een netwerk van taken of gebeurtenisrelaties, dat grafisch de opeenvolgende relaties weergeeft die de taken in het project samenvoegen. Taken die andere taken moeten volgen of voorafgaan, worden geïdentificeerd en hun relaties worden genoteerd.
De belangrijkste voordelen van plannen via een netwerk zijn als volgt:
1. Het illustreert de onderlinge afhankelijkheid van alle taken in het project.
2. Het specificeert de vereiste van personeel en middelen voor verschillende taken.
3. Het stelt een gemeenschappelijk kader vast voor het evalueren van de voortgang van de taken met betrekking tot het project.
4. Het identificeert de kritieke activiteiten die het project kunnen vertragen.
5. Het identificeert eventuele speling die kan worden gebruikt om een adempauze te nemen of middelen tijdelijk opnieuw te verdelen.
6. Het helpt de communicatie tussen de teamleden.
7. Door duidelijk de taakafhankelijkheden te tonen, vestigt dit de aandacht op onderlinge afhankelijkheden tussen teamleden.
8. Het helpt bij het voorspellen van de data voor het voltooien van projecten.
