Bescherming van vertrouwelijke informatie door Non-Disclosure Agreements (NDA's) en interne processen
Bescherming van vertrouwelijke informatie van een bedrijf door Non-Disclosure Agreements (NDA's) en interne processen!
Het belang van bedrijfsgeheimen is toegenomen in dit moderne informatietijdperk. Ook is de hoeveelheid gegevens en informatie die als vertrouwelijk is geclassificeerd toegenomen. Vertrouwelijke informatie kan betrekking hebben op productformules, bedrijfsprocesdocumenten, klantenlijsten, financiële documenten en bankgegevens.
Afbeelding Courtesy: eahp.eu/sites/default/files/images/pic%202.jpg
In de loop van hun werk worden werknemers blootgesteld aan informatie die vertrouwelijk van aard is. Miller (2000) benadrukte de rol van professionele medewerkers bij het delen van stilzwijgende kennis wanneer ze van het ene bedrijf naar het andere verhuizen. Er moet voor worden gezorgd dat ze ook geen vertrouwelijke informatie blootleggen.
Veel leveranciers en klanten zullen waarschijnlijk ook worden blootgesteld aan bedrijfsgeheimen, vooral in een ondernemende onderneming met weinig klanten of verkopers die mogelijk zeer nauw samenwerken met de onderneming.
In het geval van joint ventures met buitenlandse bedrijven of zelfs als de onderneming een aantal multinationals als klant heeft, zal de onderneming zich moeten houden aan buitenlandse wetten en waarschijnlijk aansprakelijk zijn voor schendingen met betrekking tot de onthulling van vertrouwelijke informatie. Onlangs zijn bijvoorbeeld een aantal callcentermedewerkers betrapt bij het verkopen van vertrouwelijke klantinformatie.
De strategie om de bescherming van vertrouwelijke informatie te waarborgen, omvat het gebruik van niet-openbaarmakingsovereenkomsten (NDA's) en sterke interne processen.
Non-Disclosure Agreements (NDA's):
NDA's worden aangegaan met werknemers maar kunnen ook worden gebruikt in het geval van leveranciers, klanten en potentiële financiers. Om effectief te zijn in het beoogde doel, moet een NDA de volgende elementen hebben:
1. Een NDA moet bepalen welke informatie vertrouwelijk is.
2. Er moeten clausules zijn over beperkingen op openbaarmaking, kopiëren en gebruik van informatie.
3. Het zou clausules moeten hebben over beperkingen op het gebruik van informatie bij het aannemen van een baan en bij beëindiging van het dienstverband. In het geval van leveranciers, financiers, etc., beperkingen tijdens de periode van vereniging en daarna.
4. Er moet melding worden gemaakt van eisen met betrekking tot de terugkeer van vertrouwelijke documenten en papierwerk bij beëindiging van de vereniging.
5. Het moet een specificatie van strafbepalingen bevatten, zoals het inhouden van salaris, het opleggen van boetes, enz.
6. Toevoeging van niet-concurrentiebeding in een NDA verhindert werknemers en verkopers om concurrerende bedrijven op te zetten of concurrenten te helpen. Zeer strikte niet-concurrentiebedingen zullen echter niet worden aanvaard door een rechtbank en zullen als onredelijk worden afgedaan.
7. Er moet voor worden gezorgd dat werknemers de rechten van derden niet schenden door hun vertrouwelijke informatie voor uw eigen bedrijf te gebruiken. Een nieuwe medewerker kan bijvoorbeeld de vertrouwelijke klantenlijst van zijn / haar vorige werkgever gebruiken om verkooppraatjes voor uw product te maken. Medewerkers moeten worden verplicht om de onderneming te vrijwaren in geval van dergelijke schendingen.
Interne processen:
Er moeten sterke interne controles en processen zijn om vertrouwelijke informatie te beschermen. Er zijn een aantal proactieve stappen die een onderneming kan nemen om ervoor te zorgen dat de kansen op een overtreding klein zijn. Sommige van deze stappen worden hier besproken:
1. Medewerkers moeten zich bewust worden van hun verantwoordelijkheid om vertrouwelijk materiaal te beschermen. Het bedrijf kan ook de werknemers en anderen informeren over de juridische gevolgen van het schenden van de vertrouwelijkheid van bedrijfsgeheimen.
2. Medewerkers moeten worden opgeleid om vertrouwelijk materiaal te identificeren.
3. De vertrouwelijke gegevens en informatie moeten als zodanig worden gemarkeerd, duidelijk aangeven voor wie de informatie is bedoeld.
4. Toegang tot gevoelig materiaal of gevoelige delen van de werkplek moet op basis van need-to-know worden beperkt.
5. Interacties en openbaarmaking aan derden dienen te worden gekanaliseerd via gespecificeerde verantwoordelijke werknemers.
6. Bij het verlaten van een organisatie moet een medewerker door een exit-interview worden herinnerd aan zijn / haar verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke informatie. De werknemer moet worden gevraagd om een document te ondertekenen waarin zijn / haar verplichting wordt bevestigd. Evenzo kan een vergadering, wanneer een leverancier zijn / haar relatie met het bedrijf beëindigt, de leverancier herinneren aan de vertrouwelijkheid van de informatie waaraan hij / zij is blootgesteld en aan zijn / haar contractuele verplichtingen om de vertrouwelijkheid te behouden.
