Informatie organiseren en evalueren in een kantoor

Lees dit artikel voor meer informatie over het organiseren en evalueren van informatie op een kantoor.

Informatie organiseren in een kantoor:

Nadat de gegevens zijn verzameld, verzameld en gerangschikt in een serie, moeten ze op het papier worden geplaatst op een manier waarop feiten en cijfers daaruit voortkomen.

Deze gegevens moeten zodanig worden gerangschikt dat ze gemakkelijk te begrijpen zijn.

De grafische presentatie of de presentatie van de gegevens in rijen en kolommen hangt af van de verzamelde gegevens en het doel waarvoor het systeem of de procedures moeten worden geformuleerd. De grafische weergave van de gegevens omvat stroomdiagram, procesgrafiek, bedieningsgrafiek en de werkverdelingsgrafiek.

Feiten kunnen op verschillende manieren worden georganiseerd:

1. Op basis van problemen:

Tijdens het verzamelen van gegevens worden bepaalde grote problemen of klachten ontdekt. Het is echter noodzakelijk om alleen de echte klachten en problemen op te nemen en die welke van groot belang zijn.

2. Op basis van doelstellingen:

De feiten kunnen worden georganiseerd op basis van de doelstellingen waarop ze betrekking hebben. Het is echter niet eenvoudig om de doelstellingen te definiëren en het is ook niet altijd mogelijk om een ​​duidelijke en een duidelijke indeling in de informatie te geven.

3. Op basis van procesgemiddelde:

Deze methode onthult de huidige status van de verwerkte en gevolgde gegevens. Het toont ook het gebruik van de machines en het type verkregen informatie.

4. Over de basis van de organisatie:

De feiten kunnen worden georganiseerd op basis van de organisatie-eenheden en hun respectieve personeel. Hierdoor wordt de datastroom onthuld. Trouwens, door het consolideren van verschillende soorten informatie in een enkele foto voor het geheel van de onderneming biedt het ontwerpen van een effectief en inclusief systeem.

5. Op basis van invoer en uitvoer:

Deze aanpak is eenvoudig en is erg handig wanneer bestaande systemen moeten worden verbeterd. Deze basis is moeilijk te gebruiken wanneer een systeem voor de eerste keer wordt geïntroduceerd.

Informatie evalueren in een kantoor:

Om gegevens te evalueren, zou het goed zijn om algemene uitspraken in kwantitatieve termen uit te drukken.

Voor evaluatie moeten de volgende punten worden opgemerkt:

1. Er moet een kosten-batenanalyse worden uitgevoerd, omdat het systeem uiteindelijk gemakkelijk moet zijn, evenals kostenbesparingen.

2. Het is mogelijk om in kwantitatieve termen nauwkeurige gegevens te verkrijgen over kosten en productiviteit van werknemers. De reeds verkregen gegevens over deze aspecten moeten steekproefsgewijs worden gecontroleerd om de nauwkeurigheid van brondocumenten en de betrouwbaarheid van rapporten en records te bepalen.

3. Systemen die zijn ontworpen om een ​​organisatie soepel te laten werken, worden ook sterk beïnvloed door factoren die buiten een organisatie werken, bijvoorbeeld de systemen in de import- en exportkantoren van de organisatie.

4. Sommige evaluaties hangen in zekere mate af van het oordeel en het geloof van een individu. Dit is zo omdat sommige informatie altijd bestaat uit een meetbaar element.