Organisatie en methoden (O & M): betekenis en acceptatie

Lees dit artikel om te leren over de betekenis, acceptatie, noodzaak, doelstellingen, principes en stappen van Organisatie en Methoden (O & M).

Betekenis van organisatie en methode (O & M):

O & M wordt al lang erkend als een belangrijk onderdeel van kantoorbeheer in veel landen, waaronder India.

De term 'O & M' kan worden omschreven als de activiteiten van de groep mensen in de overheid of andere openbare instanties of in een privé-bedrijf, die worden gevraagd om beheerders of managers te adviseren over organisatievraagstukken en methoden om de efficiëntie te vergroten van de werknemer, van het werk waarvoor de manager verantwoordelijk is - hetzij door een betere service te verlenen, hetzij door een lagere of beide.

Acceptatie van O & M:

Het werk van O & M is advies. Het succes van O & M zal daarom afhangen van de mate waarin of waarop een advies wordt aanvaard door de office managers.

De acceptatie van advies hangt van drie factoren af:

1. Het intrinsieke werk van het advies.

2. De vaardigheden van het O & M-personeel bij het formuleren van het advies en het accepteren ervan.

3. De waarde die het management hecht aan het werk van O & M.

Noodzaak van O & M:

Er zou een vraag rijzen waarom O & M überhaupt op kantoor zou moeten worden aangenomen.

Als u begrijpt wat O & M is, worden de redenen uitgelegd waarom het moet worden goedgekeurd:

1. De kantoormedewerker van O & M zorgt voor een frisheid en onafhankelijkheid van de blik die, in combinatie met de kennis van de beheerder, een nieuw licht op problemen kan werpen.

2. Hij is opgeleid in gespecialiseerde onderzoekstechnieken.

3. Hij heeft meer gelegenheid om ideeën te toetsen aan de ervaring met SIMILIAR-werk dat elders is gedaan.

4. Hij concentreert zich meestal op één baan en neemt voldoende tijd voor onderzoek en gedachten, terwijl de beheerder zijn aandacht DIENT af te leggen tussen vele onderwerpen, waarvan de meeste meestal urgenter lijken dan het probleem van organisatie of methode.

5. Onafhankelijk in actie is hij in staat om een vruchtbare onderzoekslijn te volgen, en aangezien hij deel uitmaakt van de organisatie, hoeft hij geen vooroordeel te hebben ten gunste van de gevestigde praktijk of wordt hij beïnvloed door de personeelsrelatie.

6. Hij is niet beperkt tot een afdeling of divisie, maar hij bestrijkt de hele organisatie als geheel.

Doelstellingen van O & M:

De doelstellingen of de doelstellingen van O & M zijn:

1. Om een bewustzijn in het personeel tot stand te brengen.

2. Het elimineren van afval in alle activiteiten is het primaire doel van O & M.

3. Verbetering van de dienstverlening door het kantoorwerk.

4. Codificatie van de procedure van het werk.

5. Verbetering in nauwkeurigheid.

6. Verbetering van de werkstroom.

7. Verbetering van de bestaande output van werken.

Principes van O & M:

Het volgende zijn de leidende principes van O & M:

1. Principe van het stroomwerk:

Het is noodzakelijk dat het werk op een reguliere manier naar de werknemer moet stromen. Ongelijke werkstromen zijn soms erg zwaar en op andere momenten verwaarloosbaar, waardoor ze neerslachtig lijken voor de werknemers. Hij krijgt nooit het gevoel 'op de top van de wereld te komen'. Een gelijkmatige stroom van werk is dus wenselijk.

2. Principes van 'bevordering' van deelname door elke werknemer:

Dit is de basis voor het succes van elke activiteit in een organisatie, meer in het geval van O & M, met veranderingen, innovaties en verbeteringen die mogelijk door veel werknemers worden gepresenteerd. Het is noodzakelijk om een gevoel van participatie van alle werknemers te bevorderen.

3. Principe van reductie van afstand :

De papieren en de mensen op kantoor moeten de kortste route volgen. Lange en bochtige routes zijn verspilling in termen van inspanning, geld en efficiëntie. De O & M-officier moet de routes van mannen en papieren bestuderen en ze reorganiseren op een manier die ze over de kortste afstand afleggen.

4. Principe van overheersing van de werkzaamheden:

Waar mogelijk moet kopiëren opnieuw worden vermeden en activiteiten van het werk worden gecombineerd. In bepaalde soorten werk vindt opnieuw kopiëren plaats, maar elk systeem en type van het werk moet door de O & M-officier worden bestudeerd en de combinatie van het werk moet worden gedaan.

5. Principe van de essentie:

Elke activiteit moet worden gerechtvaardigd voor zijn wezenlijkheid en de onnodige moeten worden geëlimineerd. Principe van wezenlijkheden is gericht op het minimaliseren van de niet-productieve elementen die tot een absoluut minimum moeten worden beperkt en de zogenaamde productieve elementen van een procedure moeten worden gemaximaliseerd.

Stappen die betrokken zijn bij O & M-werk:

Het O & M-werk is een belangrijke activiteit in een organisatie gaan vertegenwoordigen en er zijn veel boeken over het onderwerp geschreven.

We zullen onszelf beperken tot de basisstappen:

1. Selectie van het werk of de toewijzingen:

Er kunnen veel gebieden zijn die geschikt kunnen zijn voor de O en M. Echter, al het werk kan niet tegelijkertijd worden gedaan, slechts een beperkte kan worden onderworpen aan het O- en M-onderzoek. Het zou goed zijn om de officemanager, of het filiaal, of het afdelingshoofd te raadplegen voordat de opdracht verder wordt bekeken.

2. De vorm van onderzoek :

De volgende factoren houden rekening met de vraag:

(a) Verificatie van het doel

(b) Specificatie van verantwoordelijkheden en taken

(d) Het systeem en de gebruikte methode

(e) De meting van werk

(f) Kostprijsberekening van werk

(g) Werkgelegenheid voor kantoormachines en -apparatuur

(h) Beweging en de fysieke inspanning

(i) Arbeidsomstandigheden

(j) Vormgeving.

We zullen elk punt kort bespreken:

(a) Verificatie van het doel:

De vorm van onderzoek kan alleen met een doel worden beslist. De OCM-functionaris moet van de betrokkenen een verklaring van doel krijgen van elk afzonderlijk onderdeel van de activiteit of procedure die wordt beoordeeld.

(b) Specificatie van plichten en verantwoordelijkheden:

Het is noodzakelijk om een juiste specificatie van taken en verantwoordelijkheden van de mensen voor te bereiden. Dit is natuurlijk een zeer moeilijke taak, omdat het niet altijd gemakkelijk is om een duidelijk beeld te geven en een definitie van taken en verantwoordelijkheden van mensen.

(c) Noodzaak van de gebruiker of klant:

De procedures en acties van het bureau moeten niet alleen worden bekeken vanuit het oogpunt van degenen die erbij betrokken zijn, maar ook vanuit het oogpunt van de klanten - of het nu een lid van het grote publiek, een bepaald deel van het volk of een groep van een bedrijfsorganisatie.

(d) Systeem en de gebruikte methode:

Kantoorsystemen en de gebruikte methoden moeten worden bestudeerd in de context van een object waarvoor ze zijn goedgekeurd. Er moet worden gestreefd naar de eenvoudigste manier om een werk te doen.

(e) Meting van werk:

Door het meten van het werk, dat wil zeggen door het meten van de hoeveelheid werk die in een geselecteerde tijdsperiode is uitgevoerd, kan men de precieze informatie verkrijgen over het volume, de incidentie, de frequentie en het werk en de snelheid waarmee het wordt uitgevoerd.

(f) Kostprijsberekening van het werk:

De kosten van het werk zijn een zeer nuttige indicatie voor efficiëntie. De O- en M-studie moeten gebruik maken van dit concept om de vergelijking te vergemakkelijken.

(g) Werkgelegenheid voor kantoormachines en -apparatuur:

Er moet een onderzoek worden ingesteld naar de kantoormachines en de apparatuur die wordt gebruikt om de betrokken procedures te onderzoeken.

(h) Beweging en fysieke inspanning:

Hoewel de meeste werknemers in een kantoor eerder gebruik maken van de hersenen dan van de brawn, is er ook een minimale hoeveelheid fysieke inspanning nodig, bijvoorbeeld voor de behandeling van papieren, verplaatsingen van bestanden, gebruik van machines, incidentele bewegingen van het meubilair enz.

De vorm van onderzoek omvat de vermindering van vermoeienissen, als gevolg van fysieke inspanning, soepele doorstroming van het werk, het bedenken van de kortst mogelijke routes voor de papierstroom en het verkeer van mensen enz.

(i) Arbeidsomstandigheden:

Het is bekend dat geschikte arbeidsomstandigheden bevorderlijk zijn voor werk. Het O- en M-kantoor moeten de situaties en banen ontdekken waarin een hogere standaard van arbeidsomstandigheden dan die normaal gesproken voor werk wordt vastgesteld, moet worden opgemerkt om de efficiëntie te bevorderen. Het is noodzakelijk om meer aandacht te besteden aan de machine-eenheden om hun effect op de werknemers die ermee werken en degenen die in de nabijgelegen eenheden werken te minimaliseren.

(j) Vormgeving:

Formulieren zijn een zeer belangrijk onderdeel van kantoorwerk. De O en M-officier moet de procedures bestuderen waarvoor de formulieren zijn ontworpen, zodat geschikte suggesties kunnen worden gedaan.

3. Onderzoek naar hoe het werk is georganiseerd:

Bij deze methode spelen de volgende factoren een belangrijke rol:

(a) De structuur van de organisatie.

(b) Planning en controle van de organisatie.

(d) Beoordeling van de werknemers, dwz promoties, overschrijvingen enz.

(e) Personeelsbeheer.

De O en M-officier moet enorme studies verrichten over de hierboven gesuggereerde punten.

4. Verzameling van feiten en cijfers:

Dit werk moet economisch en selectief worden gedaan. Het is nutteloos om blind te gaan voor feitenonderzoek, wat resulteert in het verzamelen van gegevens die niet op de juiste manier kunnen worden gebruikt. Alleen die feiten moeten worden verzameld die relevant zijn voor het doel. De O en M-officier zullen zijn oordelen en ervaring moeten gebruiken om de feiten te bepalen die moeten worden verzameld. Bij het verkrijgen van de feiten is het niet genoeg om een notitie te nemen van wat er is gebeurd.

De volgende factoren zijn betrokken bij het proces:

(a) Methode voor het verkrijgen van de informatie

(b) Registratie van informatie

(d) De aard, hoeveelheid, doel en de mensen die het werk doen.

5. De studie van gegevens en de totstandkoming van de conclusie:

De volgende stap in O en M heeft betrekking op de studie van gegevens en het vormen van conclusies. Denken en redeneren moet zich niet beperken tot een bepaalde fase van toewijzing.

De volgende stappen zijn betrokken bij het bestuderen van de gegevens:

(a) Bestuderen van de gegevens

(b) Op basis van ervaring en kennis

Statistische hulpmiddelen zoals regressieanalyse, Co-relatieanalyse, Factoranalyse enz. Worden ook gebruikt om de interpretaties enz. Uit te tekenen en tot een conclusie te komen.

6. Formuleren van het voorstel en het zoeken naar regelingen:

Een voorstel dat aanvaardbaar is, moet de volgende kenmerken hebben:

(a) Het moet praktisch zijn.

(b) Het voorstel moet goed worden getest. Als dat niet zo is, moet de afdeling die het voorstel moet uitvoeren dit vrijwillig en zonder problemen doen.

7. Het O en M rapport schrijven:

Het schrijven van het O- en M-rapport is het hoogtepunt van het O- en M-onderzoek.

Tijdens het schrijven van het O- en M-rapport zou het nuttig zijn om de volgende punten in gedachten te houden:

(a) Discussies

(b) Ontvangers

(d) Beslissen over de aard en vorm van het rapport

(e) De structuur van het rapport.

8. Inzendingen van een formeel rapport:

Zodra een rapport naar behoren en formeel is afgerond, moet het onverwijld worden ingediend omdat de feiten verouderd zijn. Bij het indienen van het rapport is het van essentieel belang om te weten te komen hoeveel exemplaren hiervoor moeten worden voorbereid. Het rapport moet worden voorgelegd aan de leidinggevenden die het in opdracht hebben gegeven.

9. Implementaties:

De taak van O- en M-functionarissen eindigt niet noodzakelijkerwijs met het rapport.

Hij moet zich associëren met de uitvoering van het rapport en een verdere actie kan nodig zijn voor het volgende:

(a) In het verslag worden eenvoudige procedureveranderingen gegeven, maar waar verdere informatie nodig is, moet de O- en M-functionaris de betrokken persoon te hulp komen.

(b) Wanneer er ingrijpende wijzigingen in de procedures zijn, moeten de aanbevelingen in detail worden geformuleerd. De O- en M-officier zouden alle mogelijke hulp moeten bieden bij de uitvoering van ingrijpende wijzigingen van procedures met betrekking tot machines en uitrusting, formulieren en briefpapier, lay-out, training en informatie, en programma's en tijdschema's.

(c) Wanneer het om gespecialiseerde procedures gaat, is het verstandig dat het management O- en M-personeel bij de uitvoering ervan voegt.

(d) Om misverstanden over de andere aanbevelingen op te helderen, kan het wenselijk zijn dat het O- en het M-personeel de punten van aanbeveling verduidelijkt.

10. Beoordeling:

O en M werk vereist een constante herziening en follow-up van de uitkomst van opdrachten die alle betrokkenen zullen helpen om een breed oordeel te vormen over het falen of succes van het O- en M-werk. Bij het nemen van het oordeel moet rekening worden gehouden met de kantoorfactoren en moeten O en M het management en personeel herzien om objectiever en objectiever naar hun werk te kijken.

Het kan de eisen voor extra personeel, machines en enkele aanbevelingen, die niet meteen worden aanvaard, voorkomen en verminderen, maar later kan worden aangenomen dat deze een zinvolle invloed op de organisatie van het werk hebben gehad.