Office-systeem: noodzaak, belang, planning en voordelen

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de behoefte, kenmerken, belang, planning, voor- en nadelen van het kantoorsysteem.

Noodzaak van het systeem in een kantoor:

Elk kantoor is ingesteld om een ​​bepaald doel te bereiken. Om dit te bereiken moet een reeks taken bij elke stap worden uitgevoerd.

Dit maakt een grote vraag naar het management, want naarmate de onderneming groeit, wordt het geconfronteerd met een zware concurrentie.

In het geval dat er een fout wordt begaan tijdens het uitvoeren van een taak vanwege een gebrek aan een systeem, dan wordt het een kostbare aangelegenheid om de taak recht te zetten, deze in orde te maken en opnieuw door te gaan.

In eenvoudige bewoordingen, wanneer er een systeem is ingesteld en gedurende de periode dat iedereen op kantoor het systeem volgt, wordt het een kantoorwerkwijze. "Kantoorprocedures zijn dus een reeks stappen die moeten worden genomen om een ​​bepaald werk op kantoor te doen volgens de kantoorsystemen." Bijvoorbeeld, de werving van het kantoorpersoneel moet gebeuren op basis van een gepland systeem.

Kenmerken van Office System:

Dit zijn de volgende kenmerken van een goed kantoorsysteem:

1. Kantoorsystemen zijn onderling verbonden onderdelen die in een reeks werken en het zijn geen geïsoleerde acties.

2. Kantoorsystemen houden zich bezig met de manier van werken op kantoor.

3. Ze zijn gericht op het bereiken van het doel van een onderneming.

4. Ze houden zich bezig met de plaats en het tijdstip van uitvoering van het werk op kantoor of in een deel van de onderneming.

Het belang van Office System:

1. Als het kantoorpersoneel voldoende moet worden getrimd, is het absoluut noodzakelijk om een ​​goed kantoorsysteem te hebben.

2. De veelvoorkomende fout die door een medewerker wordt veroorzaakt, kan in grote mate worden verminderd als het systeem correct is en op kantoor is gevestigd.

3. Frustratie, vertragingen en blokkering van het kantoorwerk worden verminderd als er een goed kantoorsysteem is.

4. Om te zorgen voor een goede coördinatie, controle en toezicht in een kantoor, is het noodzakelijk om een ​​zeer goed kantoorsysteem te hebben.

5. Aangezien er een methode bij het systeem is betrokken, helpt het een taak sneller te gaan terwijl het personeel op kantoor het systeem kent en volgt.

6. Een besparing in arbeid en overhead wordt bewerkstelligd als een goed systeem tot stand wordt gebracht.

Planning of ontwerp van Office-systeem:

Het is de taak van het topmanagement om betrokken te raken, om de verantwoordelijkheid te delen, om enthousiasme en ijver te tonen voor het ontwerpen van een kantoorsysteem. Net als bij elke andere activiteit moet een systeem goed gepland en zorgvuldig ontworpen zijn. Een systeem, gepland, ontworpen en goedgekeurd door het management en ingesteld in een organisatie, zal ongetwijfeld leiden tot een soepel functioneren van een kantoor en tot een goed resultaat.

Organisatie voor systeemontwerp:

Een systeem kan op een van deze manieren worden vastgesteld, ingesteld of geformuleerd:

1. Externe consultants: deze consultants kunnen worden opgeroepen om een ​​speciaal onderzoek uit te voeren naar het kantoor om het systeem en de procedures zo te maken dat de adviezen worden opgesteld.

2. Het topmanagement benoemt een systeemcommissie om elk aspect van het systeem te overwegen en passende suggesties te doen.

3. Er wordt een afzonderlijke afdeling of afdeling bestaande uit systeemanalyse gemaakt om een ​​systeem te ontwikkelen en bepaalde methoden en procedures aan te bevelen.

4. Als een kantoor erg klein is, krijgt de kantoormanager de taak van systeemanalyse en suggesties voor zijn instelling.

Stappen voor het plannen van systemen:

Het werk van het plannen van het systeem kan worden onderverdeeld in:

1. Doelstellingen en beleid vaststellen:

Het is een basisbehoefte van elk systeem. Het is de taak van het topmanagement.

Enkele van de belangrijke aspecten van het vaststellen van doelstellingen zijn:

(i) Wat is de informatie die moet worden verstrekt en voor wie?

(ii) Is er een reden om de huidige kosten te verlagen?

(iii) Wat is de mate van concurrentie zodanig dat het systeem is opgezet?

(iv) Wat moet de mate van mechanisatie zijn?

(v) Als het systeem is ingesteld, wat is dan het percentage dat moet worden gevolgd en wat is de snelheid van de groei van het systeem?

2. Bepaling van de beperking van de systemen:

Dit staat ook bekend als "weet wat het raamwerk van het systeem is". Zodra de grenzen bekend zijn, wordt het eenvoudig om het systeem te bedienen. Zodra de doelstellingen zijn vastgesteld, kunnen de grenzen of het kader eenvoudig worden ontworpen en vervolgens kunnen een aantal principes en beleidsmaatregelen in het kader worden geplaatst zodat het systeem een ​​concrete vorm krijgt.

3. Verzameling van gegevens:

Een methode moet worden gevolgd om de gegevens te verzamelen. Irrelevante, onvoldoende of verspillende gegevens die worden verzameld, zijn niet bedoeld om een ​​systeem te vormen of te formuleren. Hier hoeven alleen die gegevens te worden verzameld die nuttig zijn voor het systeem.

Op het moment van het verzamelen van de gegevens moeten de volgende punten worden behandeld:

(i) Het type van de verzamelde gegevens

(ii) De bron waaruit de gegevens zijn verzameld

(iii) Het tijdstip waarop de gegevens worden verzameld

(iv) De aanpak die moet worden gevolgd bij het verzamelen van de gegevens.

Bronnen van gegevensverzameling:

1. Organisatiehandleidingen en grafieken:

Organigrammen en handleidingen geven ook enkele schetsmatige details. Maar wanneer ze worden gebruikt in de handleidingen van organisaties, geven ze aan hoe de activiteiten zijn gegroepeerd en wat de actie is die bij elke stap moet worden ondernomen om de taken uit te voeren. Het zou zeer noodzakelijk zijn om een ​​lijst met uitgevoerde taken voor te bereiden omdat het de verrichte werkzaamheden identificeert, van waar het wordt gedaan en of er doublures enz. Zijn.

2. Informatieflow en systeem:

Alle relevante bestanden moeten worden gebruikt om gegevens over het informatiesysteem te extraheren. Ze geven de manier van werken aan - zowel het verleden als de huidige. Bovendien geven ze de voorkeur aan van de verschillende managers.

3. Bedrijf Machines Fabrikant:

Sommige fabrikanten van zakelijke machines kunnen helpen bij het ontwerpen van systemen. Hoewel dit een gangbare praktijk is in industrieel geavanceerde landen, is het toch vrij ongebruikelijk in ons land, misschien met uitzondering van computers, duplicatie en Xerox-machines. Gesprekken met leidinggevenden, leidinggevenden en operationele medewerkers helpen.

De personen die betrokken zijn bij een proces kunnen de beste gegevens leveren voor het ontwerp van het systeem. Ze zijn in staat om antwoorden te geven op veel onbeantwoorde vragen. Het zou dus raadzaam zijn supervisors en werknemers alleen tegen het einde van het proces van gegevensverzameling te ondervragen, omdat tegen die tijd de vragen waarop de antwoorden worden gevraagd, algemeen bekend zijn.

4. Waarnemen van het werk:

De observatie van het werk is betrouwbaar en moet altijd worden gebruikt. De betrouwbaarheid van de gegevens die al via andere bronnen zijn verzameld, kan met de hulp worden gecontroleerd. Een goede observatie vereist echter een adequate training van een deel van de waarnemer.

5. Accountinggegevens studeren:

Boekhoudgegevens tonen de kosten en de financiële boekhoudcontrole en de systemen en methoden van hoe ze werken. Het is waarschijnlijk dat in sommige gevallen een onvolledig, gedeeltelijk of afgewezen boekhoudsysteem werkt dat zelfs kan helpen bij het oplossen van enkele problemen in het systeemontwerp.

Systeemlocaties instellen:

De stappen die al zijn geschetst voor systeemontwerp vormen de basis waarop systeemlocaties moeten worden opgezet. De informatie die is verzameld over de huidige procedures en het systeem geeft feiten over de kwaliteit en kwantiteit van het reeds uitgevoerde werk. Nu moet een systeem worden ontworpen dat rekening moet houden met de feiten dat het essentieel zou zijn om rekening te houden met de toekomstige mogelijkheden om het systeem op te bouwen.

Met andere woorden, het systeem moet ingebouwde flexibiliteit hebben. Hoewel geen enkel onderdeel van een systeem in de loop van de tijd hetzelfde kan blijven, moeten we voor praktische doeleinden een statisch concept aannemen om een ​​systeem te ontwerpen. En naarmate de toestand gedurende een bepaalde periode verandert, kan het systeem worden gewijzigd.

Het systeem implementeren:

Zodra de systemen zijn gepland, is het noodzakelijk om deze aan werknemers op alle niveaus te communiceren. Veel tijdsystemen suggereren veranderingen in de bestaande werkwijze en verhogen de mechanisatie. Het kan dus nodig zijn om werknemers op te leiden of op te leiden over nieuwe werkmethoden, of om nieuwe machines aan te schaffen en om de training of werving van werknemers voor deze machines te regelen. Een systeem kan niet goed worden ontworpen of geïmplementeerd tenzij er systeemintegratie is.

Voordelen van Office System:

1. Bevrijding van management:

Het enige voordeel is van het grootste belang. Een goed systeem laat de baas vrij om te doen wat hij alleen hoeft te doen, plannen te maken, gewenste actie te ondernemen, het resultaat van die actie te onderzoeken, prestaties te evalueren, verbetering in te stellen, met vertrouwen delegeren, op voorwaarde dat hij het systeem zal gebruiken voor iedereen het werk dat zijn aandacht niet vereist.

2. Vermijden van vertraging en fles-nek:

Een goed systeem zorgt voor een probleemloze werking van het kantoor en dus worden allerlei vertragingen en knelpunten vermeden. Het werk verloopt soepel.

3. Eliminatie van fout:

Omdat een systeem gebaseerd is op alle juiste analyses, worden foutenkansen geëlimineerd of op zijn minst geminimaliseerd. Dit draagt ​​verder bij aan de efficiëntie van de machine.

4. Betere snelheid:

Snelle verzending van werk is mogelijk omdat een systeem gebaseerd is op de manier van werken en niet op loutere grillen en fantasieën van een individuele werknemer of een manager.

5. Training naar de staf:

Office-systeem maakt de training van het personeel beter en verbetert de efficiëntie van de werknemer op kantoor. Een paar goed opgeleide arbeiders zijn beter dan een leger ongeschoolde arbeiders.

6. Betere controle:

Het systeem zorgt voor een betere controle van het werk en helpt op zijn beurt bij het elimineren van fraude.

7. Betere coördinatie:

Een goede coördinatie is een belangrijk doel van het systeem. Betere coördinatie is mogelijk door de invoering van een systeem. Dit resulteert in meer samenhang en efficiëntie. Fleshals is verwijderd.

8. Economie:

Een goed systeem bespaart ook op overheaduitgaven en directe arbeid omdat de werkmethode gebaseerd is op de juiste analyse en van tijd tot tijd wordt gewijzigd om aan de veranderende bedrijfsomgeving te voldoen.

9. Betere vorm Ontwerp en formulierbeheer:

Omdat een goed systeem is gericht op een beter ontwerp en betere controle, neemt de werkefficiëntie van het kantoor toe en worden onnodige achterblijvers geëlimineerd. Dit leidt tot grotere efficiëntie in alle afdelingen van de onderneming.

Beperkingen van het Office-systeem:

Onze bespreking van en op het kantoorsysteem zou onvolledig blijven tenzij we rekening houden met de beperkingen waaronder ze werken. Om het maximale voordeel uit het systeem te halen, kan het essentieel zijn om hun beperkingen te bestuderen.

Ze zijn zomers als:

1. Beperking van integratie:

Systeem moet worden geïntegreerd om het systeem van doelstellingen te bereiken. Systeemintegratie is een formidabele taak en legt dus een beperking op aan het systeem dat op verschillende afdelingen actief is. Bepaalde systemen moeten worden aangepast, rekening houdend met de vraag van andere systemen die in de organisatie actief zijn.

2. Beperking van planning:

Het plannen van het systeem legt een grote beperking op. Een systeem zal niet tot resultaten leiden tenzij de juiste planning in de installatie gaat.

3. Beperking van kosten:

De kostenfactor is een van de belangrijke factoren bij het bepalen van de formulering en de acceptatie van het systeem. Een systeem moet in de planningsfase worden geëvalueerd om de efficiëntie ervan te beoordelen, zodat het de economie op kantoor kan bewerkstelligen in plaats van de overheadkosten en de directe arbeidskosten te verhogen.

4. Beperking van herhaald gebruik:

Als een systeem herhaaldelijk en herhaaldelijk wordt gebruikt, verliest het zijn efficiëntie in grote mate. Het wordt een grote terughoudendheid op kantoor. Verandering in het systeem moet van tijd tot tijd worden doorgevoerd op basis van de huidige behoeften, wat grote uitgaven aan de organisatie met zich meebrengt.

5. Beperking van strikte therapietrouw:

Strenge naleving van het systeem maakt de hele tijd een systeem inflexibel en onwerkbaar. Het is dus essentieel dat een systeem iets laat aan de discretie en het oordeel van de manager, supervisor en de ondergeschikten.