Office-standaardisatie: objecten, gebieden en voordelen

Lees dit artikel voor meer informatie over de objecten, gebieden, voordelen, het effect en de stappen van kantoorstandaardisatie.

Objecten van standaardisatie in Office:

Er kunnen veel standaardiseringsdoelen in het kantoor zijn - het eindpunt kan efficiëntie en zuinigheid zijn.

De belangrijkste doelen van standaardisatie op kantoor kunnen worden samengevat als:

1. Onderhoud van apparatuur en machines:

Standaardisatie zorgt voor economisch gebruik van dure apparatuur en machines. Bijgevolg zouden de onderhoudskosten lager zijn omdat het onderhoud van machines van dezelfde soort, reserveonderdelen en het servicecontract goedkoper kan zijn.

2. Lagere opleidingskosten:

De totale kosten van de training zijn waarschijnlijk laag, omdat het materiaal, de apparatuur, de benodigdheden en de machines zijn gestandaardiseerd. Dit zorgt ook voor uitwisselbaarheid van personeel om aan de piekbelastingsvereiste te voldoen.

3. Economie in aankopen:

Een ander doel van standaardisaties is om een ​​economie te hebben bij de aankoop van leveranciers, meubels, apparatuur en machines. In grote hoeveelheden kopen kan resulteren in een lagere aanschafprijs.

4. Fixatie van prestatienormen:

Standaardisatie is nodig om de prestatienorm te bepalen.

Gebieden van standaardisatie in Office:

Het volgende is het gebied waarop standaardisatie van kantoormethoden bijzonder nuttig kan zijn:

(a) Menselijke activiteiten

(b) Communicatie

(c) Formulieren en records

(d) Apparatuur en machines

(e) Meubilair

(f) Benodigdheden

(g) Toewijzing van ruimten

(h) Werkomgeving

We zouden het volgende kort bespreken:

(a) Menselijke activiteiten:

Menselijke activiteiten kunnen op kantoor worden gestandaardiseerd. De beste methode van een voorbeeld kan worden bepaald. Deze methode kan worden gevolgd door andere kantoormedewerkers met uiteraard de noodzakelijke verandering die nodig is om te passen bij een individuele baan of een individuele medewerker.

(b) Communicatie :

De communicatiemiddelen en -methoden kunnen worden gestandaardiseerd om de kosten te verlagen. Dit is erg belangrijk in het geval van organisaties waar kantoren ver uit elkaar liggen.

(c) Formulieren en record:

Standaardisatie van vormen zou resulteren in minder vormen en ook minder langdurige vormen. Dan kan er een standaardisering zijn van de tijdsperiode waarin records moeten worden bijgehouden en vernietigd.

(d) Uitrusting en machines:

Standaardisatie impliceert het gebruik van vergelijkbare apparatuur en machines.

(e) Meubilair:

Standaardisatie van werktafel, stoelen enz. Wordt gedaan om economie en uitwisselbaarheid te garanderen.

(f) Benodigdheden:

Het houdt in dat er een standaardisatie is van verschillende benodigdheden zoals papier, koolstof, inkt, nietjes, rubber enz.

(g) Toewijzing van de ruimte:

Ook de toewijzing van de ruimte is gestandaardiseerd. Dit moet zowel op functietypen als op functieniveau zijn gebaseerd.

(h) Werkomgeving :

De werkomgeving moet worden gestandaardiseerd - de hoeveelheid licht die nodig is voor verschillende taken, toelaatbaar geluidsniveau, vochtigheid enz. Om betere prestaties te leveren.

Voordelen van standaardisatie:

1. Economie:

Standaardisatie betekent een grotere economie in bijna alle activiteiten. Gestandaardiseerde benodigdheden, apparatuur en machines kunnen in grotere hoeveelheden en tegen lagere prijzen worden gebracht. Bovendien resulteert de uitwisselbaarheid van apparatuur en machines in meer economisch gebruik en lagere kapitaal- en reparatiekosten.

2. Grotere geschiktheid voor taken:

Standaardisatie betekent de juiste soorten benodigdheden, apparatuur, machines, formulieren, communicatie, meubels en werkomgeving voor een bepaalde taak.

3. Gemak in Beheer:

Standaardisatie zorgt voor routinematig werk, terwijl het management de belangrijkste taken aanpakt.

4. Geschiktheid van methoden:

Meer gebruik van computers en mini-computers maakt standaardisaties verplicht. Dus standaardisatie is een noodzaak in het moderne kantoor.

5. Betere controle:

Prestatienorm kan niet worden opgelost zonder standaardisatie. Ze zijn onderling gerelateerd. Prestatienormen moeten worden vastgesteld voor het regelen van kantooractiviteiten.

6. Helpen bij de voorbereiding van het budget:

Waar standaardwerkwijzen zijn ontwikkeld, kunnen de kantoorkosten met grotere nauwkeurigheid worden bepaald. Het kantoorbudget kan dus gemakkelijk en met grotere nauwkeurigheid worden opgesteld, aangezien de kosten van verschillende activiteiten bekend zijn. Deze voordelen leiden het management ertoe om te kiezen voor standaardisatie.

Effect van standaardisatie op werknemers:

Hoewel standaardisatie een noodzakelijk kenmerk van alle moderne kantoren is geworden, kan het effect ervan op de werknemers niet worden genegeerd. De werknemers worden grotendeels als een machine behandeld, en het was Taylor's Scientific Management waarin de werkinstrumenten en werkmethoden gestandaardiseerd waren.

Dit betekent dat zijn werk saaier is en dus meer vermoeidheid en verveling veroorzaakt. Daarom is het noodzakelijk dat het management voor dit aspect zorgt terwijl standaardisatie in praktijk wordt gebracht.

Stappen van standaardisatie in Office:

Elke progressieve organisatie moet een systeemafdeling hebben die verantwoordelijk is voor standaardisatie. In de praktijk zijn de werking van het kantoor en de methoden ervan echter zo gevarieerd dat het nuttig zou zijn om een ​​standaardcomité in de organisatie te hebben, dat een permanent comité is.

Wat ook het arrangement is, de volgende stappen worden voorgesteld om een ​​standaardisatie van een methode tot stand te brengen:

(a) Bepaal het doel van de operatie

(b) Bepaal aan welke behoeften moet worden voldaan

(c) Bepaal de verschillende alternatieve methoden om de operaties uit te voeren

(d) Vergelijk de alternatieve methoden die hetzelfde doel dienen ten opzichte van de kostenfactor

(e) De beste methode moet worden geselecteerd op basis van verschillende alternatieven

(f) Om het denken een concrete vorm te geven, is het nodig om schriftelijke specificaties te standaardiseren en voor te bereiden.

Vereenvoudiging:

Vereenvoudiging verwijst naar het proces van vereenvoudigen of iets heel eenvoudig laten lijken.

Los deze rekenkunde bijvoorbeeld gewoon op:

We zijn tot de oplossing gekomen die 23/73 is. Als we nu naar dit probleem kijken, zien we dat er veel brackets zijn, dat wil zeggen onderbrekingen en we hebben een oplossing gevonden door de haakjes of onderbrekingen één voor één te verwijderen voordat we met de oplossing kwamen.

Op dezelfde manier, in een organisatie, kunnen er heel wat haakjes of problemen zijn en moet er een oplossing voor worden gevonden. Men moet de problemen bij elke intermediaire stap oplossen voordat er tot een oplossing wordt gekomen.

In een kantoor of een organisatie is het niet mogelijk voor de Chief Manager of de Office Manager om alles af te handelen.

Hij kan het gewoon niet in zijn eentje doen. Hij moet bij elke stap een oplossing vinden om zijn last en zijn werk te verminderen, zodat hij zich richt en zich concentreert op de vitale, kritieke en belangrijke kwesties om bij elke stap een gunstige actie te ondernemen en de tussenpersonen problemen voor de mensen te laten op elk niveau, onder hem om de problemen op te lossen.

De rapportage moet natuurlijk altijd aan de hogere autoriteiten worden voorgelegd. Dit is een voorbeeld en proces van vereenvoudiging. Vereenvoudiging vermindert de last van de bevoegde autoriteit en maakt zijn taak gemakkelijker om zijn taak te versnellen voor het nemen van een goede beslissing op basis van oplossingen die hem worden geboden.

Het biedt ook verantwoordelijkheden die moeten worden genomen door de intermediaire functionarissen op elk niveau voor het afhandelen van een situatie en het bieden van een beste oplossing voor de meerderen.