Office Records en Correspondentie

Lees dit artikel voor meer informatie over kantoorrecords en correspondentie.

Betekenis van Office Correspondence:

Veel communicatie die plaatsvindt in een organisatie is schriftelijk. Correspondentie wordt dus omschreven als 'schriftelijke communicatie over een onderwerp van wederzijds belang, hetzij binnen de organisatie, hetzij met een buitenstaander'.

Correspondentie binnen de organisatie geeft betekenis aan het bedrijfsbeleid en de bedrijfsvoering, bevordert begrip tussen de leden en afdelingen van de organisatie.

Correspondenties met de buitenstaander bevorderen het imago van de organisatie, verduidelijken haar beleid, houden haar juridische entiteiten intact en houden haar activiteiten gaande.

Doel van Office Correspondence:

Er kunnen en er zijn veel redenen voor kantoorcorrespondenties.

Een kantoorcorrespondentie kan de volgende redenen hebben:

1. Een kennisgeving aanbieden aan het kantoorpersoneel.

2. Een kennisgeving aan de individuele persoon dienen.

3. Een bestelling plaatsen bij de gehele afdeling of bij de individuele medewerker op kantoor.

4. Een instructie geven aan de afdeling of aan een persoon die op de afdeling werkt.

Het dienen van een instructie of een kennisgeving aan het kantoor dat zich buiten het kantoorpand bevindt. Er kunnen vele andere redenen zijn om een ​​instructie uit te voeren en te dienen die deel uitmaakt van kantoorcorrespondentie, maar de aard van de correspondentie hangt af van de situatie die zich op het kantoor voordoet en waarvoor een kennisgeving moet worden gedaan.

Principles of Office Correspondence:

Er zijn bepaalde principes van correspondentie die door elk kantoor moeten worden gevolgd. Een kennisgeving van een kantoor of een kantoorbestelling kan niet door elke Tom, Dick en Harry worden uitgegeven. Stel dat een afdelingshoofd een waarschuwingsbrief wil sturen aan een van zijn medewerkers. Hij kan het gewoon niet uitbrengen op zijn grillen en fantasieën.

Hij moet eerst de handleiding van het kantoor raadplegen waarin het hem duidelijk zal zijn of het kantoor het afdelingshoofd de bevoegdheid heeft gegeven om dergelijke brieven uit te geven.

Zo ja, dan kan hij, in het kader van de administratieve handleiding, de brief afgeven. Zo niet, dan moet hij teruggaan naar het hoofd van de organisatie, de situatie uitleggen en zijn toestemming en goedkeuring vragen om een ​​dergelijke order uit te vaardigen, voordat hij een dergelijke waarschuwingsbrief geeft. Een kopie van die brief moet worden doorgestuurd naar het hoofd van de kantoororganisatie voor informatie.

Het grootste principe van elke officiële correspondentie is dat officiële brieven die aan iemand worden uitgegeven, geserveerd of verzonden, een geldige, substantiële reden hebben die een krachtige resolute actie zou moeten bewijzen.

Een ander principe van de officiële brief is dat het, tenzij en totdat het nodig is, kort en beleefd moet zijn en op een manier moet worden geschreven dat de persoon die het leest een gunstige actie moet ondernemen. In geen enkel stadium mag de officiële brief die wordt geserveerd of geschreven, hard, onbeleefd en verroest zijn. Het devalueert daarom het belang van de brief en de persoon die het schrijft.

Onderhoud van officiële correspondentie:

Het onderhoud van de kantoorcorrespondentie begint met het ontvangen van de officiële brief en het indienen ervan in het juiste bestand, of het verzenden van een brief of het verzenden van een brief aan een andere afdeling en het bewaren van een kopie ervan in het bestand.

Dit wordt het best uitgelegd als volgt:

Inkomende brieven worden ook wel inkomende e-mails genoemd en de uitgaande brieven worden ook wel uitgaande e-mails genoemd. We bespreken de procedure voor het afhandelen van inkomende e-mails en uitgaande e-mails.

Procedure voor het afhandelen van uitgaande berichten in Office Correspondence:

Inkomende post vormt de basis waarop de organisatie werkt en bestaat. Een groot deel van de efficiëntie van de organisatie wordt weerspiegeld door een goede afhandeling van binnenkomende post.

In de lijst staat de procedure voor het afhandelen van een inkomende post:

1. Ontvangen en verzamelen van de berichten:

Een gewoon 'dak' of 'post' wordt op kantoor gebracht door een koerier of door een post-man één of twee keer per dag in de meeste van onze steden in India. In één keer moet het aantal ontvangen brieven worden geteld. Een kantoor, zoals het is, ontvangt ongeveer 25 tot 30 letters per dag en kan 10 tot 12 letters per keer bevatten.

Al dergelijke brieven na ontvangst moeten worden afgestempeld. Een goed voorbeeld van een stempel wordt getoond:

Hier geeft de stempel de naam van het kantoor weer. Het is kantoor in Kolkata. Het stempel geeft andere informatie weer als letternummer, datum van ontvangst en de richting van de brief aan wie het moet worden overhandigd. Stel dat dit de tiende letter is die het kantoor op 10/10/10 heeft ontvangen, dan moeten figuur 10 en datum 10/10/10 op de juiste plaats worden geplaatst.

Als de brief ten slotte wordt gemarkeerd aan de boekhoudafdeling, moeten de "accounts" op de juiste plaats worden geschreven. Deze stap zal echter pas plaatsvinden na het openen van de e-mail.

2. Opening Mail:

Brieven kunnen met de hand of per briefopenende machine worden geopend. Brieven met de hand openen met behulp van een papieren mes is de meest gebruikte methode om letters te openen, zelfs in een hele grote organisatie.

Na het openen van de brief moet worden opgemerkt of de inhoud van de geschreven brief zich op één pagina of meer dan een pagina bevindt. Als het meer dan één pagina is, moeten de volledige pagina's worden genummerd.

Na het nummeren van de pagina's moet de inhoud van de brief worden gelezen en moet er meer aandacht worden besteed aan het onderwerp van de brief.

Het is het onderwerp dat ons in één oogopslag vertelt over de volledige inhoud.

Nu komt hier de 'letter' waarnaar wordt verwezen in het voorspel dat op de postzegel staat. Zodra de volledige brief is gelezen, komt men te weten over de afdeling waar de brief naartoe moet worden gestuurd. Het moet op de daarvoor bestemde ruimte worden geschreven.

3. Registratie van de mail:

De meeste organisaties willen graag een permanent record voor alle inkomende e-mail bewaren. Voor dit doel wordt het "inward mail register", "dak received register" of "letter received book" gehandhaafd. Dit register registreert alle bijzonderheden van de ontvangen brief. Het is beter om een ​​dergelijk register in bijna alle kantoren te hebben om de records van de ontvangen brief te controleren en ook om te controleren of een brief is teruggestuurd voor archivering.

Een voorbeeld van hoe het inward mail register zou moeten zijn, wordt het best geïllustreerd:

4. Sorteren en verspreiden van uitgaande berichten:

Zodra de volledige stempel en volledige opname voorbij is, moeten de letters worden gesorteerd. Alle letters die naar de accounts moeten worden geleid, moeten bijvoorbeeld worden gescheiden en gegroepeerd, zodat elke brief die bij de Accounts-afdeling hoort naar Accounts wordt verzonden.

Op dezelfde manier kan elke brief gericht aan de administratie naar de administratie worden gestuurd. Het proces van het plaatsen van alle brieven die behoren tot de afdeling Accounts wordt dus naar de rekeningen verzonden. Evenzo kan elke brief gericht aan de Administratie aan de Administratie worden gezonden.

Dit proces waarbij alle letters op één afdeling worden geplaatst, in reeksen en wordt doorgestuurd naar de betrokken afdeling voor actie, wordt "sorteren" genoemd. Nadat de letters zijn gesorteerd en vastgelegd, worden de brieven naar de respectieve afdelingen verzonden om te ontvangen. Dit proces staat bekend als distributie.

5. Follow-up:

Een efficiënt antwoord op binnenkomende correspondentie is de index van de efficiëntie van de organisatie en om het imago te verbeteren. De leidinggevenden en de verschillende afdelingshoofden moeten erop toezien dat brieven die tijdens de dagen zijn ontvangen, op dezelfde dag worden behandeld en dat de antwoorden dezelfde dag worden voorbereid en dat de duplicaten daarvan op de juiste manier worden bewaard.

De originele letters moeten de bestandsnaam krijgen en moeten correct worden verzonden.

Uitgaande of uitgaande e-mail in Office Correspondence:

E-mails worden door elke afdeling naar buiten gestuurd, door elke organisatie.

Er is een procedure om de post te verzenden:

1. Lees de volledige inhoud van de brief die moet worden verzonden.

2. Haal het bestand tevoorschijn waarin het tweede exemplaar van de brief zal worden bewaard. Het bestand heeft een bestandsnummer. Dit bestandsnummer moet aan de brief worden gegeven.

3. Kijk in het uitwendig register wat het serienummer van de laatste letter is. Het volgende nummer is het serienummer van deze brief.

4. Zet de datum van verzending op de brief. Dezelfde datum moet op de brief worden vermeld.

5. Nadat u alle gegevens van de brief in het buitenste dakregister hebt ingevoerd, stuurt u de brieven naar de verzendsectie. Het verzendgedeelte zal de stempels enz. Aanbrengen, zal het adres op de envelop schrijven en vervolgens de brief plaatsen die een vermelding in het door hen onderhouden register maakt. Dit is de eenvoudigste en gemakkelijkste methode om een ​​brief van het kantoor te verzenden.

Aanmeldingen en methode van archivering in Office Correspondence:

De methode om een ​​kantoorpost in te dienen, zowel inkomend als uitgaand, verschilt van kantoor tot kantoor en de procedures voor indiening verschillen te veel omdat verschillende kantoren verschillende normen, procedures, enz. Hebben. Deze zijn handig voor archivering.

Het proces van archiveren begint onmiddellijk nadat de opname van de uitgaande brief is voltooid. Stel dat er een brief is binnengekomen op kantoor waarvoor geen antwoord moet worden gegeven, dan wordt die brief gelezen, genoteerd en gearchiveerd. Maar als een binnenkomende brief een antwoord vereist, moet de inkomende brief definitief worden ingediend, maar daarvoor moet het antwoord worden opgesteld.

Zodra het antwoord is opgesteld, genoteerd, gecodeerd en naar de verzendafdeling is verzonden, moet de brief worden ingediend voor verder onderzoek.

Er zijn procedures voor het indienen van kantoorcorrespondentie:

1. Ga eerst door de inkomende brief en noteer waar de brief is gekomen, wat de inhoud van de brief is en wat de brief wil. Als de brief geen antwoord rechtvaardigt, dient u de brief in het bijbehorende bestand in te dienen.

2. Stel dat de binnenkomende brief een antwoord rechtvaardigt, zoek dan uit waar de brief is gekomen.

Het zal duidelijk zijn uit de brief, omdat je zou weten waar het vandaan komt, let op de inhoud van de brief, het onderwerp enz. ... dit geeft je een idee over het bestand waarin de brief moet worden ingediend, pak dat bestand op .

3. Kadreer onmiddellijk een concept voor antwoord. Laat het goedkeuren door de bevoegde autoriteit. Nadat u de goedkeuring hebt gekregen, moet u de brief typen en deze laten bekrachtigen door de bevoegde autoriteit.

4. Nadat de brief is goedgekeurd, geeft u deze een goed bestandsnummer, serienummer en datum. Zodra het klaar is, stuurt u het ter goedkeuring naar de expeditieklerk.

5. Sla de inkomende brief en de antwoordbrief op in het bijbehorende bestand en nummer de pagina's serieel. Dit is een korte en een korte uitlegmethode voor archiveren. Er moet echter een poging worden gedaan om uitleg te geven over verschillende soorten bestanden en archivering, en een methode om een ​​index of een codenummer aan een bestand te geven.