Kantoor: betekenis, belang, organisatie van een kantoor en zijn principes

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de betekenis, het belang, het organiseren van een kantoor en de principes met betrekking tot het proces van kantoorwerk.

Betekenis van Office:

Er is veel gedefinieerd om een ​​kantoor te definiëren. In eenvoudige taal kan het echter worden omschreven als 'een plaats waar zaken worden gedaan'. Dit is echter een ontoereikende definitie omdat deze definitie geen rekening houdt met de administratieve functie die het hart vormt van de kantooractiviteit.

De betekenis van een kantoor moet in het gewone spraakgebruik duidelijk worden begrepen. Op het moment dat u 'kantoor' speelt, is het duidelijk dat de bedrijfsactiviteit, de verantwoordelijkheid en de functie ervan en de administratieve activiteiten zij aan zij in actie komen.

Vandaar dat, rekening houdend met al deze functies, een juiste definitie van kantoor kan worden ingekaderd. Een kantoor kan worden gedefinieerd als 'elke plaats waar informatie op papier convergeert en wordt gedocumenteerd, bewaard en gebruikt voor de huidige en toekomstige bedrijfsvoering'.

De informatie kan betrekking hebben op productie, marketing en diverse andere activiteiten van een bedrijf. Correcte records van het ontvangen en uitvoeren van orders, records van inkoop, opslaan en kopen, en de betaling die verschuldigd is aan de organisatie en verschuldigd door de organisatie zijn enkele van de records die het kantoor moet bijhouden.

Belang van een kantoor:

Het belang van een kantoor ligt in het feit dat het niet alleen functioneert voor het onderhoud van zijn bedrijf, zijn merknaam en zijn gelijkheid in de markt, maar ook omdat het verantwoordelijk is voor een zeer lange tijd om te onderhouden haar werknemers en om ze voor een zeer lange tijd te behouden, niet op basis van provisie, maar op permanente basis.

Het belang ligt op twee feiten. De eerste is de niet-omzettingsgraad van de werknemers, of een heel laag, een decimaal tempo van de omzet van de werknemer is waar men naar moet streven. Het tweede en het belangrijkste feit is dat de omzet van het bedrijf elk jaar op een constante basis moet worden doorgerold, in plaats van een jaar lang turbulent en hartkloppend te zijn en nog een jaar saai en drastisch.

Neem het voorbeeld van AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; gebaseerd op Anand, Gujarat. Sinds de laatste twintig jaar bleef hun interne omzet op hun nettowinst jaarlijks met 4 procent stijgen, met als gevolg dat hun bedrijf eind 1998 Rs waard was. 156 crores. Dit is een in het oog springend voorbeeld van een constante toename van het aantal kantoorzaken door Amul, en daar ligt het belang van kantoren.

De afgelopen 20 jaar, behalve die werknemers die de pensioengerechtigde leeftijd bereikten, heeft geen enkele medewerker deze organisatie verlaten, niet om welke reden dan ook. Dit spreekt ook over het belang van het kantoor bij het behouden van zijn werknemers.

Het belang van kantoor en het succes ligt op de volgende factoren:

(a) Planning,

(b) Organiseren,

(c) Regie,

(d) Personeel,

(e) Beheersing en coördinatie,

(f) correspondentie met het bureau,

(g) Werving,

(h) Budgettering

In het geval van elke onderneming moet echter elke gebeurtenis worden gepland. Planning moet worden uitgevoerd. Executies hebben aanwijzingen, supervisies, controle en coördinatie nodig. Als elk van deze elementen goed wordt gesynchroniseerd, worden de gestelde doelen gehaald en krijgt het belang van een kantoor een beeld naast een eigen richting.

Dit is dus het belang van kantoor. Er zijn bepaalde factoren waarvoor een kantoor zijn deel en belang krijgt.

Deze worden opgesomd als:

1. Informatiecentrum :

Office is een informatiecentrum of een gegevensbank van alle informatie, waarop het bedrijf dat het doet, wordt uitgevoerd. Alle huidige en vroegere bedrijfsfiguren die het doet, moeten op kantoor zijn. Op basis van deze informatie plant, plant en voorspelt het bureau de werking, het werkterrein.

2. Kantoor dient als communicatiekanaal:

Het is duidelijk dat zonder enige communicatie het kantoor gewoon niet kan functioneren en het zijn doel niet kan dienen. Elke communicatie, vooral de geschreven communicatie, stroomt van boven naar beneden en de rapportage moet van onder naar boven lopen. Het kantoor zou vallen als de communicatie niet frequent verloopt en de rapporten niet binnen de gestelde tijd beschikbaar worden gesteld aan de hogere autoriteiten.

3. Hulp bij co-ordinatie:

De doelstellingen van elk kantoor zullen niet worden gehaald als er geen goede coördinatie tussen de medewerker is. De relatie werkgever-werknemer en de relatie werknemer-werknemer moeten goed zijn als een effectieve coördinatie moet worden opgebouwd.

Een effectieve coördinatie verhoogt de geest van het werk, verscherpt de eenheid en versterkt de moraal van elke werknemer die in de organisatie werkt. Hulp voor het, de nodige informatie en de back-up van het hoogste niveau is nodig voor het bevorderen van de coördinatie.

4. Belang in relatie tot overheid en algemeen publiek:

Tegenwoordig moet voor elk bestaand bedrijf bepaalde richtlijnen, regels en voorschriften worden gevolgd die door de overheid zijn geformuleerd. Elke bedrijfseenheid van vandaag wordt beschouwd als zowel een inkomstenbron als een sociaal instituut. Elk kantoor heeft een vleugel en het is een verbinding tussen de maatschappij en de overheid.

Het is ook een link tussen mensen en de overheid. Daarom moet een kantoor in de geest van de mensen een passend beeldtype creëren voor het opbouwen van een goed merkimago en een bedrijfsimago.

5. Hulp bij managementcontrole:

Controle is een combinatie van correctieve en meettechnieken van de prestaties van ondergeschikten om ervoor te zorgen dat het doel van een onderneming wordt bereikt en bereikt. Controle vereist het vaststellen van "normen" en vervolgens het meten van de normen binnen de vastgestelde tijd en binnen de middelen.

Het meet eigenlijk:

(i) Of de normen zijn vastgesteld, en

(ii) Indien niet behaald, wat was dan de afwijking en wat het percentage afwijking was. Zodra deze zijn vastgesteld, worden de verschillende controlemiddelen bedacht om het kantoor of een onderneming op de goede weg te zetten.

6. Belang in relatie tot klanten:

Het werkelijke belang van elk kantoor is de relatie met de klant. Het is de klant die het bedrijf naar het kantoor brengt en vandaar dat een klant de koning is. Met uitzondering van het regeringskantoor, is elke andere bedrijfsorganisatie afhankelijk van zijn klant voor zijn bedrijf om de inkomsten te genereren. Vandaar dat het belang van kantoor in relatie tot zijn klant van groot belang is - "klant", nu, is de "keizer".

Met dit in gedachten worden de bestellingen die de klant ontvangt, hun vragen en hun klachten door het kantoor verzorgd door middel van directe en persoonlijke contacten. Tegenwoordig heeft het moderne kantoor een zeer belangrijke persoon - de gastbezoekmedewerker [GAO] die alle klanten bijwoont en hen alles rechtstreeks, persoonlijk of telefonisch over het bedrijf, zijn activiteiten en zijn activiteiten informeert.

7. Belang voor de aandeelhouder:

Elk kantoor is een belangrijke schakel tussen de aandeelhouder enerzijds en het bedrijf anderzijds. De uitgifte van dividend op de aandelen, de overdracht van de aandelen, de kennisgeving van de vergaderingen van de vennootschap en het beantwoorden van alle vragen aan de aandeelhouder is van groot belang en deze kunnen niet worden bereikt of verkregen zonder een behoorlijk kantoor te vestigen. .

8. Belang van de werknemer :

Voor het behoud van een goede beroepsbevolking, een goede omgeving, vrij van officiële politiek, vrij van partijdigheid en een effectieve relatie, in de vorm van werknemer-werkgever en werkgever-werknemer; een relatie is nodig.

Betaling van het salaris in de tijd, loonbetaling in de tijd, opstellen van de loonfiche, aanwezigheidsregelingen, werknemers toelaten om verlof te gebruiken tijdens hun noodtoestand zijn enkele van de belangrijke functies die door het kantoor moeten worden vervuld. Dit zijn dus de weinige punten die opgemerkt, geoefend en veralgemeniseerd moeten worden in elk kantoor, zodat het kantoor soepel en briljant functioneert.

Een kantoor organiseren:

Organiseren verwijst naar het creëren van een structuur van taken en functies om de doelstellingen van de onderneming te bereiken.

Urwick heeft de organisatie gedefinieerd als "activiteiten die nodig zijn voor welk doel dan ook of van plan zijn en deze regelen in groepen die aan individuen kunnen worden toegewezen".

Het kantoor moet worden georganiseerd en de taken en functies moeten worden gedefinieerd om de relatie tussen activiteit en autoriteit te bepalen zodat het kantoor soepel functioneert.

De structuur van de organisatie moet de volgende kenmerken erin bevatten:

1. Het moet de plannen en het kenmerk van het kantoor weergeven en weerspiegelen.

2. Het moet de autoriteit weergeven die beschikbaar is voor het management van het bedrijf.

3. Het moet zijn omgeving weerspiegelen.

4. Het moet bemand zijn met opgeleid personeel.

Het organisatieproces moet worden toegepast op elke afdeling van de onderneming, inclusief het kantoor. Er zijn bepaalde stappen die het kantoor moet nemen, of er moet voor gezorgd worden, als men de organisatie moet structureren.

De stappen die bij het proces zijn betrokken zijn:

1. Vaststelling van bedrijfsdoelstellingen.

2. Formulering van derivaten, objecten, plannen en beleid.

3. Bepaling van de activiteiten die nodig zijn om deze doelen, plannen en het beleid te bereiken.

4. Groepeer deze activiteiten in het licht van menselijke en materiële middelen die beschikbaar zijn en de beste manier om ze te gebruiken.

5. Groepeer deze activiteiten en delegeer ze naar de respectievelijke hoofden van elke groep met de autoriteit die nodig is om de activiteit uit te voeren.

6. Verbinden van deze groepering verticaal en horizontaal door middel van gezagsverhouding en informatiesysteem.

Deze principes worden opgesomd als:

1. Principles of Unity of Objectives:

Elk onderdeel van de organisatie, inclusief het kantoor, werkt aan het bereiken van de doelstellingen van de onderneming.

2. Efficiëntiebeginselen :

Efficiëntie is een basisprincipe. Het doel moet worden bereikt tegen minimale kosten voor de organisatie en de samenleving.

Principes met betrekking tot het proces van organiseren in een kantoor:

1. Principe van het evenwicht:

De toepassing van het principe of de technieken moet worden afgewogen tegen de achtergrond van de algehele effectiviteit van de structuur om het doel van de onderneming te bereiken.

2. Principe van flexibiliteit:

De organisatie moet flexibel zijn om aan de veranderende omstandigheden te voldoen.

3. Principe van facilitering van leiderschap:

De leiderschapskwaliteit moet worden aangemoedigd in de organisatie om de doelstellingen te bereiken.

Dit zijn de manieren waarop een kantoor moet worden verhoogd en georganiseerd, langzaam, stap voor stap.

Het laatste deel van het organiseren van een kantoor is het opmaken van een systeem van hiërarchie en vervolgens zullen we hetzelfde bespreken.