Office Management: planning, rol van managers en HR HR-taken

Kantoorplanning:

Elk niveau van kantoormedewerker heeft heel verschillende soorten verantwoordelijkheid. Het fundamentele verschil ligt in de mate waarin mechanische routines een rol spelen in het werk van de werknemer; voorspelbare taken vormen een groot deel van de dag van een klerk, maar een veel kleiner deel van het leven van een divisiedirecteur.

Het visualiseren van een 'geïntegreerd kantoor' kan leiden tot de misvatting dat dezelfde elektronische hulpmiddelen het antwoord bieden op de behoefte aan een betere productiviteit op beide niveaus. Ze kunnen niet, net zomin als een typist kan overschakelen naar tekstverwerking door dezelfde microcomputer te gebruiken die het werk van haar collega in accounts heeft getransformeerd.

Voor de manager is effectiviteit het probleem; voor klerken, secretaresses en ondersteunend personeel is het efficiëntie. Over het algemeen worden managers betaald om winstgevende beslissingen te nemen en ervoor te zorgen dat deze op de juiste manier worden uitgevoerd door hun ondergeschikten, wat houdt dit proces in? Allereerst het verzamelen van informatie.

Verbaal contact is de favoriete methode in de zakelijke wereld van vandaag, en er bestaat weinig twijfel dat gesprekken het meest geschikte medium zullen blijven om feiten te verzamelen en door te geven. Documenten ondersteunen dit proces en gezien de beperkte capaciteit en onbeperkte feilbaarheid van het menselijk geheugen, is het niet verrassend dat managers informatie vastleggen op een vorm van tijdelijke of permanente opslag, meestal op papier.

Het tweede deel van de functie van de manager bestaat uit analyse, verbeelding en vermoedens; de informatie gebruiken die hij heeft verkregen om een ​​beslissing te nemen. Dit leidt tot minder uitwisseling van gegevens met andere mensen, maar de effectiviteit van de manager hangt af van zijn vermogen om de informatie snel genoeg te openen om gelijke tred te houden met zijn denkproces. De kwaliteit van de analyse zal worden aangetast door slecht georganiseerde of langzame opslag- en ophaalsystemen, en zijn werk zal moeilijker worden als hij moet vertrouwen op onbewerkte, onbewerkte gegevens; om snel te werken, heeft hij geïndexeerde samenvattingen van opvallende feiten nodig, en hij moet ze onmiddellijk in handen krijgen.

Zodra een beslissing is bereikt, moeten andere mensen hiervan op de hoogte zijn. De manager gebruikt communicatiesystemen om zowel de leidinggevenden als ondergeschikten te informeren over de resultaten van zijn beraadslagingen, en ook om de nauwkeurigheid waarmee zijn instructies worden uitgevoerd permanent te controleren. Zijn effectiviteit is opnieuw afhankelijk van de snelheid en betrouwbaarheid van zijn media van communicatie; met een fictieve 100 procent communicatieservice, zou de enige beperking van zijn managementeffectiviteit zijn persoonlijke vaardigheid zijn.

Vreemd genoeg zijn de meeste Europese organisaties opnieuw bereid om te investeren in hulpmiddelen voor kantoorautomatisering voor ondersteunend personeel, waar een productiviteitsverhoging een relatief laag rendement per financieel kapitaal oplevert dan bij het leveren van elektronische instrumenten voor management, waarbij een productiviteitsverhoging kan worden verwacht om bespaar een aanzienlijk bedrag voor de organisatie.

Dit kan te wijten zijn aan het feit dat het moeilijk is om de output van het management te meten, of het kan voortkomen uit het feit dat elektronische beheershulpmiddelen in een grotere, duurdere context werken dan een administratieve terminal of een tekstverwerkingssysteem. Wat de reden ook is, er zijn tekenen dat deze voorkeur drastisch zal veranderen.

De komst van uitvoerende werkstations, de bouw van een internationale communicatie-infrastructuur en het succes van de internationale normalisatieorganisaties bij het aanmoedigen van fabrikanten om gemeenschappelijke ontwerpspecificaties vast te stellen, geven allemaal een nieuw rijk kansen voor bedrijven die serieus elektronische steunhulpmiddelen voor midden en hoger plannen leidinggevend personeel.

De kosten van uitvoerende werkplekken, dankzij de brede acceptatie van de administratieve systemen die hun voorlopers waren, liggen nu binnen verantwoorde grenzen. Nu fabrikanten een markt van enige omvang voor deze producten kunnen bedenken, kunnen ze op hun beurt de investeringen in hardware en software rechtvaardigen die nodig zijn om desktopsystemen aan te passen aan de speciale behoeften van de managementstrata.

Misschien wel het belangrijkste, managementarbeid wordt nu erkend als een zeer dure hulpbron, en de stimulans bestaat bij werkgevers om elke stap te nemen die een redelijke belofte biedt om managers in staat te stellen meer of beter werk te verrichten. Het voorbeeld van efficiëntiewinst op administratief niveau, hoewel niet echt vergelijkbaar, heeft planners aangemoedigd om dezelfde verwachting van verbeterde productiviteit toe te passen op managementfuncties.

Planners ontwikkelen nieuwe methoden voor het beoordelen van kwalitatieve vooruitgang in managementproductiviteit, hoewel er onvermijdelijk geen eenvoudig antwoord is in een omgeving waar routines met name ontbreken. De echte vijand van integratie op kantoor- of afdelingsniveau blijft onverenigbaarheid van apparatuur.

Tot nu toe zijn er maar weinig fabrikanten bereid of in staat geweest om ervoor te zorgen dat hun systemen gemakkelijk kunnen communiceren met andere systemen die waarschijnlijk in dezelfde gebruikersorganisatie worden gevonden: onwillig, omdat het concept van een gebruiker die volledig is gewijd aan de producten van één fabrikant, te verleidelijk; en niet in staat, omdat de noodzakelijke standaardspecificaties tot voor kort te voorlopig waren om goedkeuring te rechtvaardigen.

Er zijn echter belangrijke stappen gezet en het is vandaag ongebruikelijk dat een grote fabrikant een nieuw product invoert dat niet voldoet aan de regulerende of de facto normen die algemeen worden aanvaard. Hoewel we nog een aanzienlijke afstand verwijderd zijn van het doel van echte compatibiliteit op alle niveaus, hoeft de gebruiker zich niet langer zorgen te maken dat de producten van een belangrijke leverancier ongeldig worden door apparatuur die het jaar erna wordt gelanceerd; de fabrikanten hebben erkend dat het garanderen van compatibiliteit en migratiepaden hun eigen verantwoordelijkheid is. De introductie van 'open architectuur' in de omgeving en breed biedt het bewijs van deze intentie.

Het is nuttig om de factoren in gedachten te houden die onze vooruitgang naar kantoorautomatisering vertragen. Sommige hiervan zijn technologisch, andere sociologisch. Planners kunnen vinden dat hun programma onbedoeld wordt gesaboteerd door de laatstgenoemden, terwijl van de leidinggevende of administratieve gebruikers van elektronische systemen kan worden verwacht dat ze weinig sympathie voor de eerste vertonen. Elke vorm van gedragsverandering is beperkt door natuurlijke menselijke weerstand. Mensen zijn van nature conservatief en verzetten zich ertegen en zijn niet verplicht om comfortabele en vertrouwde gedragspatronen te veranderen. De waarnemingen wijzen op twee factoren.

De eerste essentiële factor, die zowel van toepassing is op leidinggevend als op administratief personeel, heeft te maken met de kritische massa. Weerstand tegen de introductie van elektronische systemen lijkt plotseling en op miraculeuze wijze weg te vallen zodra een bepaald niveau van verzadiging is bereikt.

Ten tweede zullen zowel managers als klerken voor hun eigen systeem als ze eenmaal zien dat bezit een collega een voordeel geeft. Een brandmanager kan bijvoorbeeld een situatie waarin een van zijn collega's directe marktprestatiegegevens van zijn desktopterminal verkrijgt, niet tolereren, ook al heeft hij altijd gezworen dat hij zich nooit zou laten dwingen een toetsenbord te gebruiken; zodra het appartement is dat het bezit van een beeldscherm of werkstation oplevert, smelt vermogen, weerstand. Op dezelfde manier is de beste methode om antipathie tegen tekstverwerkers te overwinnen, om ze eerst aan een paar geselecteerde typisten te geven; zeer binnenkort zal de rest muiten, tenzij ook zij zijn uitgerust met het equivalent.

Psychologische trucs terzijde, het wordt sterk aanbevolen dat er veel zorg en moeite wordt besteed aan het voorbereiden van personeel op de komst van elektronische kantoorsystemen. Aangezien dit waarschijnlijk de meest dramatische eenmalige verandering is die zich ooit in hun kantoorleven zal voordoen, is het in het extreme contraproductief om hen het alleen te laten doen, maar bedrijven introduceren tot op de dag van vandaag microsystemen, nieuwe telefoonsystemen en woord -verwerken van installaties zonder het feit zelfs van tevoren aan te kondigen.

Het resultaat is duidelijk. Meer verlichte organisaties winnen dividenden door verklarende en trainingssessies op alle niveaus op te zetten; zelfs als een gebaar, wordt deze mate van zorg gewaardeerd en beantwoord, terwijl een eenvoudige verklaring van de redenen waarom automatisering moet worden geïntroduceerd, een lange weg is gebleken naar het wegnemen van tegenstand.

Het kan relevant zijn om op dit moment de verrassende resultaten te noteren van een onderzoek dat Philips Business Systems midden 1983 heeft uitgevoerd. Tweehonderd directeuren en leidinggevenden in de grootste 1.000 bedrijven in Groot-Brittannië werden ondervraagd over hun visie op kantoorautomatisering.

De analisten waren verbaasd toen ze ontdekten dat 49 procent van de geïnterviewde topmanagers zelf al een soort computergestuurd kantoorsysteem gebruikte. De helft van de rest keek uit naar de installatie van een persoonlijk beslissingsondersteunend systeem in hun eigen kantoren. Op dit niveau tenminste, welke culturele weerstand kantoorautomatiseringssystemen ooit hebben gezien, lijkt het vrijwel verdwenen.

Afgezien van subjectieve menselijke factoren spelen technische overwegingen een belangrijke rol bij het verwisselen en vertragen van de komst van 'de volledig geautomatiseerde kantoorinformatie-omgeving. Technologie verdient de eer voor de kwantumsprongen in kostenreductie die verantwoordelijk zijn voor het zo snel openstellen van de markt, maar de technologie ontwikkelt zich op zo'n breed front dat een element van onzekerheid in de projecties van de meeste planners terechtkomt wanneer de koperen kopspijkers van systeemopties worden overwogen .

Geen enkel elektronisch post-, bericht- en neerlegsysteem kan bijvoorbeeld ooit echt op papier gebaseerde methoden uitdagen zonder rekening te houden met het feit dat er altijd een instroom van papieren documenten in een organisatie zal zijn van correspondenten die te klein of te traditioneel van mening zijn om een ​​elektronische alternatief.

Het systeem moet dus zijn uitgerust om zowel documentinvoer als digitale invoer direct van WP, teletex of computeruitvoer te verwerken. Digitale optische opname, gebruikmakend van schermen met een hoge resolutie, is verreweg de meest effectieve methode om deze mogelijkheid te bieden; maar omdat de technologie relatief nieuw is en een oplossing biedt die als geavanceerd wordt beschouwd omdat het zo uitgebreid is, zijn de kosten van DOR momenteel hoog. Dit is een klassiek voorbeeld van een technologie die niet universeel beschikbaar zal komen voordat deze is ontwikkeld door de grote organisaties van de wereld.

Even verwarrend voor de planner is de kwestie van transmissiemedia; hij wordt momenteel geconfronteerd met een verscheidenheid aan opties wanneer hij duidelijk wil dat hij binnen zijn bedrijf standaardiseert op een medium dat door de PTT's en hun klanten wereldwijd wordt geadopteerd.

Een aantal grootschalige communicatiemanagementsystemen zijn onlangs geïntroduceerd met het doel dit probleem op te lossen, maar de planner heeft een legitieme klacht tegen de telecommunicatieautoriteiten wier niet-medewerking hem tot dergelijke kosten brengt. Zelfs wanneer internationaal compatibele diensten worden aangekondigd, is de onbetrouwbaarheid van hun voorgestelde inauguratiedata nu berucht.

Misschien wel het nuttigste advies dat we de planner voor kantoorautomatisering kunnen bieden, is dat hij of zij personeel moet aanmoedigen om ervaring op te doen die zo snel mogelijk begint. Alle problemen die we hebben besproken, worden nog verergerd als de inleiding tot de realiteit van de kantoorelektronica in de toekomst wordt gewacht tot het moment van uitzoeken van een magneet, wanneer de hele kwestie duidelijk wordt. Het zal niet; de lastige keuzes waarmee we vandaag worden geconfronteerd, zullen morgen door anderen worden vervangen; ondertussen zullen de avontuurlijke bedrijven die bereid zijn om zowel de voorspelbare als de onverwachte effecten van verandering te overwinnen, de vruchten plukken van hun vastberadenheid.

Op administratief vlak bestaat er geen twijfel over dat de lokale gegevensverwerking, met of zonder externe databasetoegang, de productiviteit van werknemers met een significante factor vermenigvuldigt. Tekstverwerking maakt secretariële en typewerknemers in staat om zowel hun outputvolume als de kwaliteit van hun werk te verbeteren. Op managementniveau is een geavanceerd spraakcommunicatiesysteem misschien wel de meest krachtige bijdrage aan de verhoogde effectiviteit, terwijl persoonlijke toegang tot centrale of afdelingsstatistieken via een desktopdisplay-eenheid de manager in staat stelt om vandaag de dag contact te houden met de feiten over zijn verantwoordelijkheidsdomein .

De afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie is een kantoorfunctie die, als traditioneel mom, zowel de administratieve efficiëntie als de effectiviteit van het management onderdrukt; de installatie van een elektronisch informatieopslag- en ophaalsysteem om de functies archiveren, bestandsbeheer en dossieronderzoek over te nemen, biedt de mogelijkheid van een kwantumsprong voorwaarts op beide niveaus tegelijk.

De keuze van het systeem voor elk van de drie kantoorniveau-installaties zal worden bepaald door een aantal factoren, waarvan persoonlijke voorkeur zeker niet het minst belangrijk is, hoewel het uiteindelijke doel van volledige systeemintegratie nog steeds ver verwijderd is, kan het pad onmeetbaar worden afgevlakt door vandaag de apparatuur te kiezen die voldoet aan de gepubliceerde en de facto internationale normen, en door leveranciersrelaties te beperken tot die fabrikanten die zich inzetten voor het principe van open systeemarchitectuur.

De rol van de Office Manager:

Het belang van de officemanager kan in één woord worden samengevat: efficiëntie. Een officemanager zal u bevrijden van een hele reeks tijdrovende verantwoordelijkheden, zodat u en alle anderen in uw bedrijf zich kunnen concentreren op de fundamenten van het runnen van het bedrijf of gewoon uw klusje klaren.

De taken van een officemanager variëren van kantoor tot kantoor. Laat uw kantoormanager alles doen wat nodig is om uw bedrijf efficiënt te laten werken. In sommige bedrijven kan de officemanager een secretaresse of receptionist zijn. In andere gevallen kan de officemanager meer verantwoordelijkheden op zich nemen - optreedt als een boekhouder of een technologie-trouble-shooter.

Hieronder staan ​​enkele van de taken die vaak bij een officemanager vallen:

(i) Telefoons:

U kunt het de taak van de officemanager maken om alle telefoonoproepen te beantwoorden en door te linken naar de juiste extensies. De officemanager kan er ook voor zorgen dat uw telefoonsysteem soepel functioneert en aan uw behoeften voldoet.

(ii) Ontvangst:

Officemanagers kunnen aan een bureau zitten direct voor de deur van het kantoor en alle bezoekers begroeten als ze binnenkomen. Extra taken kunnen het ondertekenen van leveringen, het ontvangen en verspreiden van e-mail omvatten en het opruimen van de ontvangstruimte (zorgen dat tijdschriften actueel zijn, planten water geven, enz.).

(iii) Kantoorbenodigdheden:

Officemanagers kunnen alle benodigdheden bestellen die nodig zijn om een ​​efficiënt en professioneel kantoor te runnen, bijhouden wanneer supplies bijna op zijn en ervoor zorgen dat goederen worden besteld voordat ze opraken.

(iv) Kantoormeubilair:

Kantoorbeheerders kunnen bureaus, stoelen, archiefkasten en dergelijke selecteren en aanschaffen.

(v) Kantoorapparatuur:

Kantoorbeheerders kunnen apparatuur zoals kopieermachines, faxmachines en telefoonsystemen onderhouden. Ze kunnen misschien mechanische problemen oplossen, of in ieder geval toezicht houden op hun reparatie door een professional. Extra taken kunnen het programmeren van veelgebruikte nummers in faxapparaten en snelkiesystemen voor telefoons zijn.

(vi) Computers:

Geef uw officemanager de leiding over het toezicht houden op kantoorcomputers en het oplossen van problemen als dat nodig is. De officemanager zou bijvoorbeeld vertrouwd moeten zijn met elementaire computerproblemen en in staat moeten zijn om werknemers te helpen wanneer hun computer of printer vastloopt. Deze taak is vooral belangrijk als uw bedrijf te klein is om een ​​fulltime stafmedewerker technische ondersteuning te hebben.

(vii) Indiening:

Een centrale taak voor officemanagers is om de bergen papierwerk te organiseren. De manager moet een uitgebreid en gemakkelijk te volgen bestandssysteem ontwikkelen voor facturen, ontvangstbewijzen, klantinformatie en andere belangrijke documenten.

(viii) Boekhouding:

Gewoonlijk huren groeiende bedrijven een accountant in om budgettering op hoog niveau aan te pakken en vertrouwen op de officemanager voor boekhouding. De taken kunnen bestaan ​​uit het bijhouden van klantfacturen, het samenstellen van werknemersuren, het fungeren als een liaison tussen de accountant van het bedrijf, het uitvoeren van de salarisadministratie en het uitdelen van looncontroles.

(ix) Vergaderplanning:

Uw officemanager kan de planning van on-site en off-site vergaderarrangementen op zich nemen.

(x) HR-management:

Bij veel groeiende bedrijven is de officemanager de de facto afdeling personeelszaken, die zich bezighoudt met zaken als nieuw papierwerk voor medewerkers en personeelsdossiers. Wees bereid om goed geld te betalen voor een top-office manager. Het alternatief is om al deze taken zelf te doen.

Effectieve Office Manager worden:

Zelfverbetering kan kostbaar en tijdrovend zijn. Als officemanager kan het echter effectiever worden om uw taak eenvoudiger en waardevoller te maken in de ogen van het management. Officemanagers zijn expert-multitasks. Als je meer dan vier dingen tegelijkertijd doet, is dat waarschijnlijk nog niet genoeg.

Uw kennis van het kantoor is onvergelijkbaar - u weet precies wie u moet bellen en wanneer. Bovendien heb je een zesde zintuig over kantoorcrises. Met andere woorden, je bent praktisch onmisbaar. Wat is jouw geheim? Je bent georganiseerd; begrip (tot een punt), een goede communicator, en kan altijd het grote plaatje zien. Toch zijn office managers, net als elke belangrijke medewerker, vaak op zoek naar manieren om effectiever te worden.

Hier zijn een paar belangrijke tips:

1. Verbeter je mondelinge communicatievaardigheden:

Weten hoe je met mensen moet praten is van het grootste belang voor kantoormanagers. In veel gevallen bent u de go-to-persoon, dus uw vermogen om goed te luisteren is van cruciaal belang. Jij bent ook degene die ervoor zorgt dat alles wordt gedaan. Weten hoe je vragen kunt stellen en opheldering kunt krijgen helpt je ook om effectiever te worden.

Als u bijvoorbeeld niet begrijpt hoe een opdracht moet worden voltooid, vraagt ​​u om opheldering. Je hoeft niet per se te erkennen dat je iets niet begrijpt; vraag gewoon om opheldering. Evenzo, als je ontdekt dat mensen je instructies niet begrijpen, vraag jezelf dan of je duidelijker moet zijn in je communicatie.

2. Verwaarloos uw schrijfvaardigheden niet:

Alleen al omdat e-mails in het algemeen te lijden hebben van gebrekkige grammatica en interpunctie, betekent dit niet dat uw geschreven communicatie allesbehalve professioneel moet zijn. Maar weten wat je moet schrijven en hoe je het moet doen, is slechts een deel van je missie; je moet ook weten wat je lezerspubliek is.

Hebben mensen de neiging om uw volledige e-mail te lezen of zullen ze stoppen met lezen na de eerste twee regels? Voor de laatste, wil je de belangrijkste informatie van tevoren opnemen. Vergeet ook niet dat als je eenmaal iets op papier hebt gezet, het er voor de wereld is om te zien. Wees bijzonder gevoelig in uw e-mails en memo's wanneer u personeel informeert over nieuwe apparatuur, een wijziging van het beleid of een rapport. Je wilt nooit iemand betuttelen of beledigen.

Onderschat nooit de kracht van misinterpretatie. Overweeg de verwarring - en slechte gevoelens - die zouden kunnen ontstaan ​​als je zou schrijven "Ik heb er een hekel aan", wat betekent dat je opnieuw een rapport hebt gezonden of dat je beledigd was door iets dat je eerder had kunnen zeggen. Het is duidelijk dat u wilt weten waar u afbreekstreepjes moet invoegen (re-send) en wanneer u gewoon de telefoon moet opnemen of bij iemand op het bureau moet aankloppen voor een face-to-face gesprek.

Raadpleeg uw interne klanten Onthoud altijd dat het uw primaire taak is om de efficiënte werking van het kantoor te garanderen. Door regelmatig contact te onderhouden met uw collega's, kunt u lastige problemen voorkomen en degenen aanvallen die zich creatiever voordoen.

3. Behandel uw leveranciers als beste vrienden:

Als leverancier van kantoorbenodigdheden is het in uw beste belang om solide, wederzijds voordelige relaties met uw leveranciers te cultiveren en te ondersteunen. Het is goed om een ​​prettige verstandhouding op te bouwen met de bedrijven die helpen

4. Houd uw organisatie soepel:

Net zoals je van hen loyaliteit verwacht, moet je ook een commitment aan de relatie tonen. Aan de andere kant is het ook belangrijk om hoge (maar eerlijke) verwachtingen te handhaven. Probeer beide te doen en je zult waarschijnlijk een bovengemiddelde tot uitstekende service ervaren. Maar vergeet niet het leverancierslandschap te vergelijken. Als degene die toezicht houdt op de kosten, is het uw verantwoordelijkheid om leveranciers te vragen wat zij voor u en uw organisatie kunnen doen. Hun taak is om u een gelukkige klant te houden.

5. Houd een positieve houding aan:

Deze is redelijk voor de hand liggend. Toch vergeten we soms hoe een glimlach of een slimme opmerking een verontrustende situatie kan verspreiden. Het gebruik van humor op de werkplek, glimlachen en een positieve houding uitstralen, waar mogelijk, zijn allemaal goede strategieën om een ​​verscheidenheid aan kantoorsituaties te overwinnen. Als kantoormanager heb je een geweldige mogelijkheid om de toon te zetten, en als mensen kunnen vertrouwen op je professionaliteit, zullen ze minder bezorgd zijn en meer toegewijd zijn om bij te dragen aan een positieve werkomgeving.

Omgaan met HR-taken:

Een officemanager die met HR omgaat, wordt als veelzijdig beschouwd. Maar betekent dat noodzakelijkerwijs dat het de beste manier is om de tijd van die persoon te gebruiken? Je zou jezelf ook kunnen openstellen voor problemen als de persoon niet goed is opgeleid. Hier zijn enkele criteria die u zullen helpen beslissen.

In een klein bedrijf moet een officemanager mogelijk de rol van personeelsmanager op zich nemen. Maar voordat dat gebeurt, moet u ervoor zorgen dat dit individu goed is opgeleid en over de juiste instrumenten beschikt om zijn of haar taken productief uit te voeren en binnen de grenzen van wettelijke regels en verplichtingen. Er kunnen duizend dingen fout gaan als deze persoon zich niet bewust is van de mogelijke verplichtingen die inherent zijn aan HR-management.

Hier zijn enkele richtlijnen om u te helpen deze situatie effectief te doorlopen:

(i) Begrijp de rol van de generalist:

Een generalist kan verschillende taken uitvoeren en moet daarom beschikken over uitgebreide kennis van human resources. In een klein bedrijf zijn de verantwoordelijkheden afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Maar een generalist moet ook zijn of haar beperkingen kennen en weten wanneer een specialist te raadplegen. Eén persoon kan niet alles doen.

(ii) Bepaal welke taken kunnen worden uitbesteed:

Sommige verantwoordelijkheden kunnen beter worden overgelaten aan een externe consultant. Een officemanager die bijvoorbeeld nieuwe werknemers rekruteert, heeft misschien geen tijd om een ​​trainingsprogramma te implementeren. Het outsourcen van de trainingsfunctie kan uw bedrijf tijd en geld besparen, maar eerst moet u beslissen welk type training nodig is. Aan de andere kant kan de officemanager perfect in staat zijn toezicht te houden op het aannemen en controleren van verschillende werknemers. Zorg ervoor dat u uitcheckt.

(iii) Train de trainer:

Weten wat u niet weet, is een essentieel onderdeel van iemands functie, met name voor een officemanager die de HR-taken geheel of gedeeltelijk afhandelt. Daarom moet een officemanager bekend zijn met alle facetten van HR-management. Een inleidende cursus over HR-management kan wenselijk zijn.

Een dergelijk programma zou informatie bieden over werving en selectie; werknemers wet; basisprincipes van compensatie; voordelen; medewerkers oriënteren en opleiden; en prestatiebeheer. Totdat een officemanager bekend raakt met deze gebieden, kan niet van hem worden verwacht dat hij weet wanneer hij een specialist moet inschakelen.

(iv) Prioriteren:

In een perfecte wereld zou uw officemanager alles aankunnen en ervoor zorgen dat het bedrijf soepel blijft werken, wat er ook gebeurt. Maar de rol die de officemanager speelt, hangt af van de complexiteit van de werkomgeving, de soorten producten en diensten die worden aangeboden en het klantenbestand van het bedrijf.

Prioritering helpt de officemanager bij het vermijden van kritieke taken en verantwoordelijkheden. Als personeelsbezetting een prioriteit is, dan kan dat zijn waar de officemanager zich op zijn of haar tijd moet concentreren. Aan de andere kant, als je je concentreert op het implementeren van nieuwe technologie, dan is dat waar dit individu zijn of haar tijd moet doorbrengen. Dat vergt planning, dus het is belangrijk om eerst in kaart te brengen hoe deze taken zullen worden voltooid.

(v) Wees consistent en flexibel:

Alleen al omdat een persoon multigetenteerd is en honderd (of meer) taken tegelijkertijd kan jongleren, betekent dat nog niet dat hij of zij altijd wonderen kan verrichten. Het lijkt misschien zo. Dat is de reden waarom veel succesvolle officemanagers praktisch onmisbaar zijn. Maar ze zijn ook menselijk. Het veranderen van hun functies van de ene dag op de andere is verwarrend en onverantwoordelijk.

Bovendien kan dat de productiviteit van een bedrijf ondermijnen. Het is het beste om een ​​beleid te implementeren dat de officemanager in staat stelt om de HR-taken op regelmatige basis uit te voeren en toch de nodige flexibiliteit te behouden om te kunnen voldoen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Met andere woorden: geef de officemanager de tools die hij of zij nodig heeft om de klus te klaren, maar bied de nodige ruimte om experts in te schakelen wanneer dat nodig is.

(vi) dienovereenkomstig te compenseren:

Als uw kantoordirecteur HR-taken gaat uitvoeren, moet u dit op de juiste manier compenseren. Als de officemanager oorspronkelijk voor één doel werd ingehuurd en later meerdere HR-taken heeft toegevoegd, moet hij of zij worden beloond. De ene verantwoordelijkheid na de andere stapelen, vooral als iemand ongeschoold is om deze taken te vervullen, kan rampzalig zijn voor een klein bedrijf.

Noodzaak van kantoorapparatuur:

Als u net op weg bent om uw eigen bedrijf te starten, zijn er tal van belangrijke beslissingen te nemen. Waar vindt u het bedrijf? Welke financiering is er beschikbaar? Hoe kunt u concurrentievoordeel behalen in uw branche? Het vinden van het juiste kantoormeubilair maakt uw bedrijf misschien niet kapot, maar het blijft belangrijk voor uw comfort en productiviteit.

De meeste bedrijven hebben de volgende kantoorapparatuur nodig in hun dagelijkse activiteiten:

(i) Bureaus en stoelen:

Nogmaals, u hoeft niet te winkelen voor de duurste items, maar let wel op hoe comfortabel die stoelen zijn voor werknemers die het grootste deel van de dag zitten.

(ii) Tafels en boekenkasten:

Vroeger wogen tafels en boekenkasten een ton, maar je kunt nu lichtgewicht items vinden, waardoor ze gemakkelijk door het kantoor worden verplaatst.

(iii) Telefoonsysteem:

Besteed aandacht aan uw specifieke behoeften voordat u een telefoonsysteem aanschaft. Als u in de war bent door de vele systemen die beschikbaar zijn, vraag andere zakenpartners dan wat ze gebruiken en of ze tevreden zijn met hun aankopen.

(iv) Computerapparatuur:

Pc's, printers, scanners en monitors zijn allemaal belangrijke onderdelen van uw bedrijf. Onderzoek wat er beschikbaar is en winkel verstandig.

kopieerapparaten:

Voordat u geld uitgeeft aan een kopieerapparaat, kijkt u of u wegkomt met een multifunctionele printer of MFP. Deze machines kunnen afdrukken, faxen en kopiëren, allemaal voor ongeveer dezelfde prijs als een goedkoop fotokopieerapparaat. Als u echter duizenden kopieën per maand maakt, moet u waarschijnlijk een kopieermachine van goede kwaliteit leasen of kopen.

(v) Faxmachines:

Omdat zoveel pc's tegenwoordig faxfuncties hebben, verwijderen veel bedrijven faxapparaten. Maar het doet nooit pijn om een ​​klein basismodel bij de hand te hebben voor het geval de fax van de computer niet aan al uw behoeften voldoet. De meeste start-ups (en veel gevestigde bedrijven) zijn voortdurend op zoek naar manieren om geld te besparen.

Dus kijk voordat u naar buiten gaat en een topdollar en geheel nieuwe, designer-kantoorapparatuur uitgeeft, naar de gebruikte opties voor kantoorapparatuur. Vergeet niet om de geclassificeerde advertenties van uw lokale krant te controleren; soms vindt u enkele geweldige koopjes. Kijk ook naar veilinghuizen; vaak hebben ze een volledig kantoor om te verkopen.

Enkele van de voordelen van de aanschaf van gebruikte kantoorapparatuur zijn:

(i) Geld besparen:

Deze is duidelijk. Door tweedehands te kopen, bespaart u veel geld in vergelijking met de kosten om alles gloednieuw te kopen.

(ii) Tijdsbesparing:

Als u ooit in het verleden nieuwe kantoorapparatuur hebt besteld, weet u dat het weken - of zelfs maanden - kan duren om uw bestelling te vullen. De kans is groot dat je een tweedehands kantoormeubel of -uitrusting kunt vinden in je stad en alles hebt wat je nodig hebt over een paar dagen of minder.

(iii) De omgeving sparen:

Door een gebruikt houten bureau op te slaan van de vuilnisbelt, helpt u het milieu te beschermen.