Office Management en het is belangrijk

Office Management en het is belangrijk!

Kantoorbeheer is de techniek van het plannen, organiseren, coördineren en besturen van kantooractiviteiten met het oog op het bereiken van bedrijfsdoelstellingen en is gericht op efficiënte en effectieve uitvoering van het kantoorwerk. Het succes van een bedrijf hangt af van de efficiëntie van zijn kantoor. Het volume van het papierwerk in kantoren is tegenwoordig veelvuldig toegenomen als gevolg van industrialisatie, bevolkingsexplosie, overheidscontrole en toepassing van verschillende belasting- en arbeidswetten op elke onderneming. Efficiëntie en doeltreffendheid, sleutelbegrippen in het beheer, worden alleen bereikt door een goede planning en controle van de activiteiten, vermindering van kantoorkosten en coördinatie van alle activiteiten van het bedrijfsleven.

"Kantoorbeheer kan worden gedefinieerd als een taak van planning, coördinatie en het motiveren van de inspanningen van anderen voor de specifieke doelstellingen op kantoor."

"Kantoorbeheer, als een functie, is die tak van kunst en wetenschap van management die zich bezighoudt met efficiënte uitvoering van kantoorwerk, waar en wanneer dat werk ook moet worden gedaan." - William If. Leffingwell en Edwin M. Rot.

"Kantoorbeheer is manipulatie en controle van mannen, methoden, machines en materialen om de best mogelijke resultaten te bereiken - resultaten van de hoogst mogelijke kwaliteit met de geringste mogelijke uitwerking en kosten, binnen de kortst mogelijke tijd en op een manier die aanvaardbaar is voor de topmanagement. "- Harry H. Wylie.

Deze definitie benadrukt het gebruik van middelen van het bedrijfsleven, zoals materiaal, methoden enz. Om de doelstellingen en resultaten op de best mogelijke en goedkoopste manier en in een zo kort mogelijke tijd te bereiken.

"Kantoorbeheer is de kunst om het personeel van het kantoor te begeleiden in het gebruik van middelen die geschikt zijn voor zijn omgeving om het gespecificeerde doel te bereiken." - Mills en Standinhford.

Volgens deze definitie is een goed begrip van het objectieve doel noodzakelijk, zodat alle inspanningen en activiteiten worden gericht op het bereiken van de omgeving. Omgeving waar kantoorwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd, wordt door het management geleverd na een goede planning. Milieu betekent een omgeving waarin medewerkers van een onderneming opereren. Het omvat fysieke factoren zoals locatie, lay-out, verlichtingstemperatuur, ventilatie, netheid enz. Verschillende zakelijke wetten, douanepraktijken etc. moeten ook bekend worden gemaakt aan werknemers.

In deze definitie heeft auteur kantoorbeheer behandeld als een kunst van het begeleiden en leiden van personen of werknemers in de organisatie bij het gebruik van verschillende middelen zoals machineapparatuur, kantoorformulieren, handleidingen, methoden enz. De definitie benadrukt de ontwikkeling van personen in de kantoor en geen richting van dingen. Kantoorbeheer moet het gedrag en de behoeften van zijn werknemer begrijpen om hem te motiveren om te werken door hem te beïnvloeden en door prikkels te bieden zodat het doel van de organisatie wordt bereikt.

In eenvoudige bewoordingen kan kantoorbeheer worden gedefinieerd als "een verschillend proces van planning, organisatie, personeelsbezetting, regisseren, coördineren en controleren van kantoor om het bereiken van de doelstellingen van een onderneming te vergemakkelijken". De definitie toont bestuurlijke functies van een administratief manager. Het volgende diagram geeft verschillende elementen of functies in het proces van kantoorbeheer aan.

Het belang van Office Management:

De volgende punten onderstrepen het belang van office management:

(i) Helpt bij het bereiken van doelen:

Doelen of doelen zijn resultaten in kwantitatieve termen die binnen een bepaalde tijd moeten worden bereikt. Het management laat mensen de doelen realiseren en richt hun inspanningen op het bereiken van deze doelen.

(ii) Optimaal gebruik van hulpbronnen:

Management helpt bij het effectief gebruiken van middelen. Schaarse middelen worden door managers optimistisch ingezet. Managers zorgen voor coördinatie en integratie van verschillende bronnen. Het is management dat het personeel in functie begeleidt bij het gebruik van middelen.

(iii) Minimalisatie van kosten:

Kantoorkosten kunnen alleen worden verlaagd onder begeleiding en beheer van efficiënt beheer. Office Management houdt zich bezig met het op de beste en goedkoopste manier doen van de kantooractiviteiten. Kostenreductie is een van de doelstellingen van het management die kan worden bereikt door vereenvoudiging van het werk en mechanisatie. Door een betere planning, een goede organisatie en effectieve controle, maakt het management het mogelijk kosten te besparen en een onderneming voor te bereiden op een snoeiharde concurrentie.

(iv) Soepele werkstroom:

Een ononderbroken stroom van werk is alleen mogelijk als er een goede planning en controle is. Management zorgt voor een efficiënte en vlotte doorstroming van het werk.

(v) Helpt bij het handhaven van kantoorefficiëntie:

Management helpt bij het handhaven van de efficiëntie op een kantoor. Een manager voert niet alleen resultaten uit en produceert deze ook, maar doet het ook op de meest efficiënte manier om bij te dragen aan het genereren van winst.

(vi) Overleving en groei beheren:

Het management moet een belangrijke rol spelen in het levend houden van de organisatie. Veranderingen in technologie en methoden moeten worden geanticipeerd en aangepast voor overleving en groei. Het is alleen het management dat dit kan en de onderneming in een dergelijke veranderende omgeving vormt.

(vii) Biedt innovatie:

Innovatie is het vinden van een nieuwe, andere en betere methode om bestaand werk te doen. Om innovatie te plannen en te beheren, moet het management een belangrijke rol spelen. Suggesties van klanten, informatie van verkopers, nauwlettend toezicht op activiteiten van concurrenten bieden een bron van innovatie.

(viii) Helpt bij het behouden van talent en het inprenten van gevoel van loyaliteit in het personeel van het kantoor:

Efficiënt management helpt bij het behouden van getalenteerde en hard werkende werknemers door hen een comfortabele werkomgeving te bieden. Manager moet zijn werknemers motiveren door hun talenten te herkennen en waarderen.

(ix) Biedt leiderschap:

Management biedt leiderschap door kantoorpersoneel te beïnvloeden en te begeleiden. Managers beïnvloeden zijn ondergeschikten om bereidwillig te werken aan het bereiken van organisatiedoelen.

(x) Wijziging beheren:

Het belang van kantoorbeheer is dat het helpt bij het plannen van de verandering en het op het juiste moment en op de juiste manier introduceren. Als gevolg van veranderingen in technologische methoden moeten werkprocedures etc. worden gewijzigd voor efficiëntie en zuinigheid. Mensen verzetten zich tegen verandering vanwege een gebrek aan inzicht in de redenen voor verandering en het gebrek aan training in nieuwe methoden. Management helpt bij het minimaliseren van de weerstand van mensen en fungeert als een change-agent.

(xi) Handhaving van public relations:

Kantoorbeheer helpt bij het verbeteren van public relations en het verhogen van de goodwill van een onderneming door klachten van consumenten en het grote publiek te verwerken.

(xii) Sociale voordelen:

Management is niet alleen voordelig voor de zakelijke ondernemingen, maar ook voor de verschillende segmenten van de samenleving. Het biedt en onderhoudt de link met verschillende soorten leveranciers, banken, verzekeringsmaatschappijen, overheidsdiensten en het grote publiek. Het is goed voor de samenleving als geheel door haar diensten aan te bieden.

(xiii) vergemakkelijkt de coördinatie en controle van verschillende kantoorfuncties:

Office management helpt bij het harmoniseren van alle kantooractiviteiten. Het vergemakkelijkt de controle door het gedrag van gebeurtenissen te beïnvloeden om te zorgen dat ze conform zijn aan het plan.