Kantoorindeling: keuze, factoren, belang en principes

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de keuze, factoren, belangrijkheid, principes, types en voordelen van de kantoorindeling.

Keuze van Office-indeling:

Het management van elk kantoor moet een belangrijke beslissing nemen over de vraag of de locatie van het kantoor zich in het stedelijk gebied of in een buitenstedelijk gebied op een afstand van de stad bevindt. Bij het bekijken van deze factor, met een kantoor op een afstand van de stad, moet men er ook rekening mee houden of het verbonden is door transport of niet.

In de westerse landen is er tegenwoordig een toenemende neiging om het kantoor buiten de stad te vestigen, bijvoorbeeld in de buitenwijken.

De redenen voor een dergelijke tendens zijn:

1. Hoge kosten:

In de stad is de prijs per vierkante meter van een accommodatie erg hoog, terwijl deze in de buitenwijken laag is.

2. Overbevolking en congestie:

De stad is overvol en huilt en bruist van activiteiten de hele tijd. Dit is niet het geval met de buitenwijk. Soms is de benodigde ruimte die nodig is om het kantoor te runnen ook niet beschikbaar in de stad.

3. Groeiende transportfaciliteiten:

De groei van modus en transportmiddel gedurende de jaren heeft veel bedrijven geholpen om het kantoor ver weg van de stad te hebben.

4. Communicatiemiddelen:

Nu hebben de communicatiefaciliteiten zoals de mobiele telefoons, het internet, de faxmachines, enz., Naast de lage onderhoudskosten van kantoorruimte in de buitenwijken, menig kantoor ertoe gedwongen om de basis van het stadsgebied naar het buitengebied te verplaatsen.

Tegenwoordig functioneren de kantoren van de banken en verzekeringsmaatschappijen effectiever op stedelijke locaties vanwege de bevolkingsdichtheid, goede individuele inkomens, een betere doorstroming van het verkeer en meer bekendheid van een site. In de uiteindelijke analyse is het echter de kostenfactor die de keuze beïnvloedt.

Integendeel, de industrieën en hun kantoren bevinden zich in buitenwijken en worden in sommige gevallen verplaatst naar buitenwijken. Dit betekent ook dat een deel van het kantoor samen met de productie-eenheden naar de buitenwijken moet gaan.

Factoren die van invloed zijn op Office-indeling:

Zodra een beslissing is genomen over de locatie van het kantoor, is het wenselijk om rekening te houden met de volgende factoren voor het kiezen van het kantoorgebouw:

1. De benodigde ruimte krijgen:

Voordat u uiteindelijk de locatie bepaalt, is het van essentieel belang om erachter te komen of de minimaal vereiste ruimte beschikbaar is op een bepaalde locatie.

2. De factor van belastingen:

De belastingen spelen een cruciale rol bij het bepalen van de activiteiten van het kantoor. De vennootschapsbelasting en de waterbelasting voor het kantoor en de centrale verkoopbelasting, de staatsbelasting en de accijns zijn van invloed op het gefabriceerde product en hebben bijgevolg invloed op de bedrijfsactiviteiten.

3. Effecten van lokalisatie:

Als het kantoor zich op een locatie bevindt waar de andere afdelingen van het kantoor die soortgelijke activiteiten uitvoeren zich bevinden, zou dit een betere klantenservice en een betere reputatie garanderen. Maar dit kan geen leidende factor zijn. In feite is er de afgelopen tien jaar een tendens geweest tegen dit type concentratie in ons land vanwege betere communicatiemiddelen en verbeterde transportfaciliteiten.

4. De status-quo van de omgeving:

Het zou ideaal zijn om een ​​kantoorgebouw te vinden op een plek waar de omgeving gezonder is. Lawaai, dampen en congestie in een gebied hebben een slecht effect op de gezondheid en het milieu van het kantoorwerk.

5. Beschikbaarheid van verschillende voorzieningen van diensten:

Deze faciliteiten, zoals een bank, verzekeringsmaatschappijen, een postkantoor, een kantoor voor wegtransportbedrijven, winkels en restaurants, zorgen voor een grotere efficiëntie van het bedrijf, omdat deze zowel door het personeel als door het bedrijf worden gebruikt.

6. Beschikbaarheid van vervoer:

Het kantoor moet zich zo bevinden dat efficiënte middelen voor het vervoer beschikbaar zijn voor zowel het personeel als de klanten. Dit zou een vlotte werking van het kantoor garanderen. Locatie in de buurt van het treinstation, interstatelijke busterminal of luchthaven is van groot voordeel voor bepaalde soorten bedrijven.

Kantoorruimteplanning of Office-indeling:

Na te hebben gesproken over de factoren waarmee rekening moet worden gehouden, is de volgende stap die moet worden gezet het plannen van de ruimte of de indeling van het kantoor. Kantoorindeling wordt gedefinieerd als "De rangschikking van alle fysieke componenten binnen de beschikbare vloeroppervlakte om de maximale effectiviteit en de coördinatie van deze componenten te bieden in een effectieve of een aantrekkelijke eenheid."

Met andere woorden, het kan worden omschreven als de indeling van verschillende afdelingen, apparatuur en mannen binnen een bepaalde beschikbare vloeroppervlakte met het oog op een optimaal gebruik van de ruimte en voor maximale efficiëntie van het kantoor.

Belang van Space Layout in een kantoor:

Het belang van ruimte-indeling kan worden afgemeten aan het feit dat:

1. Het zorgt voor een juiste benutting van de vloerruimte:

Om ervoor te zorgen dat de vloerruimte geschikt is voor het plaatsen van meubels enz., Is een juiste benutting van het vloeroppervlak noodzakelijk.

2. Om voor een soepele werkstroom te zorgen:

Om ervoor te zorgen dat de kantoorbaan zonder vertraging en met de hand wordt onderbroken, is een goede lay-out belangrijk om een ​​vloeiende werkstroom te garanderen, zodat de administratieve beheerkosten worden verlaagd.

3. Om het toezicht te vergemakkelijken:

Een goed toezicht op kantoorwerk is essentieel voor de goede werking van het kantoor. Lay-out vergemakkelijkt de taak van toezicht en vermindert de kosten ervan.

4. Een impact creëren op de bezoeker en de klant:

Het welzijn van een moderne bedrijfsorganisatie hangt sterk af van de goodwill van haar bezoekers en klanten. Kantoor is zo'n manier om het imago van de organisatie te projecteren. Vandaar dat het belang van kantoorinrichting is om dit doel te bereiken.

5. Om de communicatie te vergemakkelijken:

Om een ​​kantoor soepel te runnen en goed thuis te zijn in de gebeurtenissen van het kantoor, is een goede onderlinge communicatie vereist. Dit wordt mogelijk gemaakt door een goede kantoorindeling.

6. Om te zorgen voor comfort en het moreel van werknemers te bevorderen:

Het belang van een goede kantoorindeling komt ook voort uit het feit dat de werknemers zich op hun gemak moeten voelen tijdens het werk, zodat hun moreel goed is. Een goede indeling van het kantoor is erop gericht de beste werkomstandigheden te bieden.

7. Om te zorgen voor een beter gebruik van kantoorapparatuur:

Om de kosten per hoofd van het kantoor te verminderen, is het noodzakelijk dat de kantoormachines en de kantoorapparatuur optimaal worden gebruikt. Dit is mogelijk als de kantoorindeling correct is. Het helpt bij het centraliseren van bepaalde kantoormachines, zoals de Xerox-machines, terwijl andere zoals de typeschrijvers verplaatsbaar en gedecentraliseerd zijn.

Principes van Office-indeling:

Er is geen vaste regel over wat de indeling van het kantoor zou kunnen zijn en hoe het zou moeten zijn. Het is echter beter om een ​​goede kantoorindeling te hebben volgens bepaalde principes.

Hier wordt een poging gedaan en opgesomd:

1. Goede ventilatie:

Het laat de stroom van zonlicht vanaf de bovenkant toe naast de uitstroom van slechte en vervuilde lucht.

2. Werk:

De voortgang van het werk moet erg soepel zijn. Ongeacht de vorm van de afdeling, de beweging van de kranten en de mensen moet minimaal zijn.

3. Verlichting:

De maximale ruimte en het werk en de hoek van de vloer moeten felle lichten ontvangen, of dit nu afkomstig is van zonlicht dat door ventilatoren stroomt of van lampen, gloeilampen en buislampen.

4. Beweging en waarneming:

Bij het leggen van een kantoor en het kiezen van de ruimte moet het concept van de beweging van de mensen in gedachten worden gehouden. Het vergemakkelijkt de verplaatsing van bestanden enz.

5. Meubilair Arrangement:

Meubels moeten zo worden ingericht dat ze volgens een standaardplan op dezelfde manier worden geplaatst. Op deze manier ziet niet alleen het kantoor er efficiënter uit, maar wordt ook het toezicht eenvoudiger.

6. Supervisie:

De lay-out moet zodanig zijn dat deze een goed toezicht kan helpen en vergemakkelijken.

7. Plaatsing van apparatuur:

Bepaalde apparatuur zoals rekken, archiefkasten enz. Nemen grote ruimte in en deze apparatuur wordt vaak gebruikt door het kantoorpersoneel. Daarom moet de planning van de kantoorindeling zodanig zijn dat hier ruimte voor is.

8. Flexibiliteit:

De lay-out moet zodanig zijn dat bepaalde veranderingen voor de toekomst mogelijk zijn, omdat het kantoor niet statisch is. Het verandert met de verandering van tijd en het breidt uit - indien nodig.

9. Kosten:

De kantoorruimte moet volledig worden benut, zodat de kosten van het tapijt, dat wil zeggen de kosten van de gebruikte ruimte, altijd minimaal zijn; daarbij moet echter in gedachten worden gehouden dat maximale vrijheid om elke werknemer in staat te stellen te bewegen, het beginsel is dat in gedachten moet worden gehouden, omdat dan de efficiëntie van het werk constant wordt gehouden.

10. Principe van het evenwicht:

Dit is nodig omdat het evenwicht een gevoel van verantwoordelijkheid geeft en het aangename uiterlijk van het kantoor meer en meer klanten aantrekt en daarmee het imago van de onderneming verbetert.

Typen kantoorindeling:

Er zijn twee soorten lay-outs op basis van de activiteiten die in een kantoor worden uitgevoerd:

1. Groepsindeling:

In dit type kantoorinrichting zijn werknemers en personen die soortgelijke activiteiten uitvoeren samen bezig. Alle typisten worden bijvoorbeeld in de typepool geplaatst en alle accountants worden in één kamer geplaatst.

2. Proceslay-out:

In dit proces wordt een lay-out op een zodanige manier geplaatst dat de mannen en machines worden gerangschikt op basis van reeksen van werking, bijvoorbeeld kan de vijlsectie naast de verzendsectie worden geplaatst, enzovoort.

In de praktijk kan geen van deze twee soorten lay-out uitsluitend worden gebruikt. Maar beide typen lay-outs moeten worden gecombineerd om de gewenste stroom van werk en efficiëntie te bereiken. De typist kan bijvoorbeeld in de gecentraliseerde typenpool worden geplaatst, maar sommige kunnen naast de belangrijke leidinggevenden worden geplaatst.

Voordelen van een goede kantoorindeling:

1. Betere goodwill:

Een beter geplande lay-out projecteert een beeld van efficiëntie voor de bezoeker. Dit resulteert in meer goodwill in de geest van degenen die zich bezighouden met het kantoor.

2. Economische stabilisatie:

Het heeft betrekking op de vermindering van de kantoorkosten. Een goede kantoorinrichting is erop gericht om de beschikbare vloeroppervlakte zo economisch en effectief mogelijk te gebruiken.

3. Beter Moraal:

Een goed geplande kantoorindeling verhoogt het moreel en het comfort van de werknemers. Het is bevorderlijk voor een betere productiviteit; integendeel, een slecht gepland kantoor heeft een effect op de geest van de werknemer.

4. Bevordert efficiëntie:

Efficiëntie verbetert automatisch als een kantoor op de juiste manier wordt aangelegd. Het pad van de documenten beweegt op een manier zoals men zou willen om vervolgens effectief te bewegen voor het nemen van goed-constructieve acties.

5. Kostenreductie in Office-onderhoud:

De kosten voor verlichting, koeling, verwarming en airconditioning worden elke dag hoger. Een goed ingedeeld kantoor vermindert de kosten van permanente armaturen en apparatuur. Bovendien zijn het onderhoud en de lopende kosten van deze systemen verminderd.

6. Verbetert de kwaliteit van supervisie:

Een goede kantoorinrichting maakt supervisie effectiever. In feite zou de benodigde hoeveelheid toezicht tot een minimum worden teruggebracht, de last van toezicht minder worden en er kosten bespaard worden op toezicht.

7. Snelheid van communicatie tussen afdelingen:

In een kantoor dat adequaat is ingericht, rekening houdend met de interactie die het zou moeten hebben met zijn verschillende afdelingen, wordt het communicatiesysteem versneld. Het is omdat de verschillende eenheden van het kantoor en de afdelingen in een reeks worden geplaatst. De communicatie verloopt langs de kortste route.

8. Optimaal gebruik van machines en apparatuur:

Elk kantoor maakt gebruik van verschillende machines en apparatuur en dientengevolge voorziet de lay-out in het gezamenlijke gebruik van apparatuur en machines. Dit vermindert overigens de hoeveelheid investering erin.