Office Cost Control: reductie, probleem en implementatie

Lees dit artikel voor meer informatie over de vermindering, het probleem en de implementatie van kantoorkostenbeheersing.

Reductie van kantooruitgaven door kostenbeheersing:

Kostenbeheersing kan worden gedefinieerd als de controle van alle uitgavenposten door frequente en regelmatige vergelijkingen van werkelijke uitgaven met een vooraf bepaalde norm van budgetten, zodat ongewenste trends verwijderd van standaard in een vroeg stadium kunnen worden gedetecteerd en gecorrigeerd.

Kostenbeheersing omvat daarom de volgende stappen:

1. Bepaling van de kostenstandaard voor elk artikel of element.

2. De variatie in de kosten uit de standaardset achterhalen.

3. De corrigerende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de werkelijke kosten in de toekomst gelijk zijn aan de standaardkosten.

Elk aspect van kantoorbeheer gaat direct of indirect over kostenbeheersing. Een effectief beheer van de werking van het kantoor vereist echter een gepland programma voor kostenbeheersing. Een dergelijk programma omvat de bepaling van eenheidskosten voor alle mogelijke aspecten van kantoorgebruik.

Het probeert te bepalen hoeveel elke eenheid van de operationele kosten en hoeveel elk zou moeten kosten. Het identificeert de verschillende bedrijfseenheden, zodat deze kosten kunnen worden doorberekend aan de productiefuncties die deze specifieke kantoren daadwerkelijk gebruiken in plaats van aan de overheadkosten.

Probleem van Office Cost Control:

Kostenbeheersing op kantoor is een raadselachtige propositie hoewel het zo essentieel is. Kostengegevens van kantooractiviteiten zijn nodig om de prijzen van het product van het bedrijf te bepalen en om de productlijn van het bedrijf te analyseren om te bepalen wanneer de producten niet gunstig zijn voor de algemene werking.

Kantoorkostenbeheersing levert een aantal problemen op, waarvan de belangrijkste zijn:

1. Problemen van verscheidenheid en kwaliteit van Office-kosten:

Office heeft een grote verscheidenheid aan activiteiten en het is daarom niet eenvoudig om starre classificaties en eenheidskosten vast te stellen. Deze activiteiten bestaan ​​uit vele factoren, waarvan sommige niet belangrijk zijn. Veel mensen op kantoor werken op verschillende niveaus van verantwoordelijkheid. Deze details en variaties maken de kostprijsstelling een zeer complex probleem omdat dit niet kan worden gedaan op basis van een specifiek identificeerbare bedrijfseenheid.

2. Problemen met de uitvoerbaarheid van het systeem:

Hoewel een gedetailleerd kantoorkostensysteem mogelijk is, is het een groot probleem om te bepalen of het systeem praktisch is. Een feit om te onthouden is dat kostenanalyse op kantoor een groot probleem is omdat kantoorkosten kleine items zijn en een gedetailleerde analyse vaak duurder is dan de gerealiseerde besparingen, en daarom is het niet praktisch.

3. Problemen van de operatie die moet worden betaald Etc .:

Omdat kosten kunnen worden gemaakt voor allerlei soorten kantooractiviteiten, is het moeilijk om te bepalen welke operatie verantwoordelijk moet zijn. Wat moet het nauwkeurigheidsniveau zijn? De beslissing hangt af van de kosten van de analyse, mogelijke besparingen als gevolg van analyse en het gebruik van de gegevens.

Implementatie van Office Cost Control:

Om kostenbeheersing op kantoor te implementeren, moeten de volgende punten worden opgemerkt:

Classificatie van kosten:

Kantoorkosten worden verkregen uit de loonadministratie, arbeidsrecords, inkoop- en verkoopfacturen en boekhoudkundige en andere records.

In enkele van de toonaangevende landen zoals het VK, Frankrijk, Duitsland en de VS, is de meest gebruikte classificatie:

(a) Lonen, vergoedingen en onkostenrekeningen van kantoorpersoneel en toezichthouders 60% -70%

(b) Materialen zoals benodigdheden, briefpapier, verzending, telefoons, telegrammen, telex- en massagediensten 15% -20%

(c) Overheads zoals onderhoud en afschrijving van kantoormachine, apparaat, verlichting, belastingen, verzekering 15% -20%

In de Indiase context of, wat dat betreft, in de context van een ontwikkelingsland, moeten deze percentages worden aangepast aan de omstandigheden waarin de ondernemingen opereren. Deze percentages moeten worden bepaald op basis van het verleden. In het geval van de meeste Indiase ondernemingen is het percentage van salaris, lonen en uitkeringen verplicht om 50% tot 60% te dekken.

Kantoorkosten kunnen verder worden onderverdeeld in een typisch kostenberekeningssysteem en classificatie, namelijk:

(a) Direct materiaal:

Het is een onderdeel van het kantoorproduct, dwz formulieren, briefhoofden en verzendkosten.

(b) Indirecte materialen:

Wat geen deel uitmaakt van het kantoorproduct maar wel nodig is om het werk te doen, bijv. Gum, potlood, rubber, stempels, schrijfmachinelint enz.,

(c) Directe arbeid:

Die wordt toegepast op het kantoorproduct door typist, griffiers, stenografen en de machinebedieners.

(d) Indirecte arbeid:

Dit is niet direct van toepassing op het kantoorproduct, bijvoorbeeld het werk van het onderhoudspersoneel of de OM-afdeling.

(e) overheadkosten:

Het is niet specifiek van toepassing op enig onderdeel van het kantoorproduct en -diensten, zoals licht, warmte, huur en belastingen, telefoon, supervisor enz.