Office Budget: betekenis, belang en beperkingen van Office Budget

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de betekenis, het belang, de beperkingen, de soorten en de voorbereiding van het kantoorbudget.

Betekenis van Office Budget:

Een kantoorbudget kan worden gedefinieerd als "een apparaat dat bestaat uit een ordelijke ordening van gegevens die wordt bepaald door berekende schattingen en die alle fasen van de onderneming voor een bepaalde toekomstige periode bestrijkt".

Begrotingscontrole is het proces waarbij het budget wordt gebruikt door de daadwerkelijke resultaten te vergelijken met de berekende schattingen om de methode of de techniek waarmee de resultaten worden vergeleken met de verwachte uitgaven, inkomsten en productiedoelen te corrigeren.

Van de bovengenoemde twee, dwz de begroting en de budgetcontrole, zijn deze twee relatieve termen niet alleen onderling verbonden, maar ook onderling afhankelijk. Vanuit management-oogpunt is de ene zonder de ander nutteloos en een verspillende oefening.

Belang van gebruik van Office-budget:

Het gebruik van kantoorbudget op kantoor is belangrijk vanwege de volgende factoren:

1. Planning en controle:

Planning is een belangrijke functie van management. Het is alleen door de budgetcontrole dat de functie van planning een juiste vorm krijgt. Een andere belangrijke functie van management is controle. Begrotingscontrole is een krachtig controlegewas. Het helpt om uitvoeringen te beheersen.

2. Helpt bij besluitvorming:

Budget biedt grote hulp aan een lid van het management bij het nemen van beslissingen. Hij krijgt de feitelijke informatie over doelen en respectieve prestaties uit de begroting.

3. Evenwicht:

Begrotingscontrole bevordert een algemeen standpunt. Een budget helpt de officemanager door een gewenst evenwicht tussen de verschillende kantooractiviteiten aan te moedigen.

4. Zwakte van de kantoorstructuur aan het licht brengen:

Het gebruik van een budget helpt om zwakte in de organisatiestructuur van het kantoor aan het licht te brengen. De eenheden, afdelingen of afdelingen met een buitensporig hoge uitgaven kunnen worden gemarkeerd voor aandacht van het management.

Beperking van begrotingscontrole:

Begrotingscontrole, als een middel om de kantoorkosten te beheersen, heeft zijn eigen beperkingen, waarvan de belangrijkste zijn:

1. Beperking met betrekking tot de nauwkeurigheid van de voorspelling:

De budgetten worden beperkt door de nauwkeurigheid van de voorspellingen. Om dit te bereiken, zou het beter zijn om elke maand of drie maanden te herzien, zodat de ontwikkelingen of veranderingen in de omstandigheden worden weerspiegeld in de begroting.

2. Alleen een management tool:

Budget is een hulpmiddel. Het is geen beheer op zichzelf. Een budget is niet automatisch in zijn werking. Het is daarom noodzakelijk om veel zorg te besteden aan de voorbereiding ervan. Het is ook essentieel om de gegevens correct te interpreteren.

3. Beperking qua tijd:

Het gebruik van een budget heeft tijd nodig. De huidige kwalen worden niet 's nachts door de begroting genezen. Het is niet mogelijk om door correctie of eliminatie van de ongewenste omstandigheden te haasten. Begrotingscontrole heeft zijn eigen tijd nodig om te worden toegepast.

Soorten Office Budget:

Het is mogelijk om een ​​afzonderlijk budget op te stellen voor elke afdeling of divisie van onze onderneming. Vaak worden afzonderlijke budgetten voorbereid voor verkoop, inkoop, productie, financiën, arbeidskosten en algemene kosten. Een dergelijk type budget wordt het afdelingsbudget of het divisiebudget genoemd. Het kan ook worden voorbereid op het kantoor in onze organisatie, waar kantoor een belangrijk onderdeel van de organisatie is.

Begrotingen worden meestal opgesteld in termen van geld, maar vandaag wordt het erkend als een nuttige praktijk om het budget ook fysiek voor te bereiden. De fysieke middelen die nodig zijn om de fysieke streefcijfers in het budget te bereiken. Het budget kan dus een geldbudget en het fysieke budget zijn.

Dan is er nog een ander soort budget. Het doel van dit type budget is vooraf te bepalen welke actie moet worden ondernomen als er een afwijking van het geschatte doel optreedt. Dit budget toont de toelagen op een bepaald niveau van activiteit en ook de toelage op verschillende niveaus. In de praktijk worden de afwijkingen geschat op basis van de vergoeding voor het vastgestelde doel.

Voorbereiding van Office Budget:

Het kantoorbudget kan alleen worden gebruikt als het goed is voorbereid. Om dit te doen, is het wenselijk om de volgende principes van voorbereiding van het kantoorbudget in het oog te houden. Er moet goed op worden gelet dat het kantoorbudget wordt voorbereid; het gaat om geld, tijd en heel wat individuele inspanningen om een ​​begroting voor te bereiden. Een reeds voorbereid budget is nutteloos en duur.

Om het doel van een begroting te bereiken, moeten de volgende stappen worden gevolgd om de begroting voor te bereiden:

1. Indeling van kantoorkosten:

Waar kantoorkosten een belangrijk onderdeel zijn van een organisatorische opzet, zou het gepast zijn om ze goed te definiëren.

In grote lijnen kunnen kantoorkosten worden ingedeeld als:

(a) Vaste leningen, huur,

(b) Semi-variabelen-achtige supervisie, en

(c) Variabele zoals vulkosten.

2. Toewijzing van kantoorkosten:

Het kantoorbudget moet kantoorkosten voor verschillende afdelingen zorgvuldig verdelen.

Er zijn twee soorten kantoorkosten:

(a) Direct-die direct kan worden doorberekend aan de operationele afdeling, bijv. de waardevermindering van machines en apparatuur en de salarissen van personeel dat uitsluitend voor een bepaalde afdeling wordt gebruikt

(b) Indirect - die rechtstreeks kunnen worden doorberekend aan de operationele afdelingen, maar die op degelijke basis aan deze afdelingen worden toegewezen, bijv. kosten voor het gecentraliseerde afvulsysteem, gecentraliseerde O & M, enz.

3. Consulting van het personeel:

De toezichthouders worden geraadpleegd over de verschillende aspecten van de begroting. De prestaties uit het verleden van elke afdeling worden geëvalueerd en de doelstelling voor verdere prestaties wordt vastgelegd op basis van het doel en de doelstellingen van de organisatie.

4. Aansluiten op het hoofdbudget:

Het voltooide kantoorbudget moet worden opgenomen in het hoofdbudget. De Office Manager moet ervoor zorgen dat de integratie van het kantoorbudget in het hoofdbudget correct is. De officemanager zou niet egoïstisch moeten zijn. Hij moet bereid zijn om zijn begroting aan te passen, als de behoeften van de organisatie dit vereisen.

5. De begroting schrijven:

De volgende stap in het budgetteren is het schrijven van het budget. Het budget moet met zorg worden geschreven. Geschikte verklaringen, waar nodig, moeten worden gegeven.

6. Het verzenden van het budget:

Dit is de laatste en de belangrijkste stap in het budgetteren. Het budget moet worden gestuurd naar alle afdelingen en de leidinggevenden die verondersteld worden het te implementeren. De kopieën van delen van de begroting moeten ook worden gestuurd naar de uitvoerders op hoofdniveau die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een bepaald deel van een begroting.