Vergaderingen: soorten, doel, voordelen en nadelen
Vergaderingen: soorten, doel, voordelen en nadelen!
Een vergadering is een samenkomst van (over het algemeen) drie of meer mensen om op een geplande manier informatie uit te wisselen en kwesties te bespreken die voor hen zijn uiteengezet om tot beslissingen te komen, problemen op te lossen, enz.
Een vergadering kan formeel of informeel zijn. Wat een formele vergadering betreft, zijn er regels vastgesteld voor de bijeenroeping en de uitvoering ervan, met een schriftelijke registratie van de procedures. Het vereist een bericht dat een oproep is, een uitnodiging om het bij te wonen.
Het heeft een agenda of een lijst met dingen om mee om te gaan en de uitkomst wordt systematisch in de vorm van minuten geschreven. Een informele bijeenkomst kan zonder enige schriftelijke kennisgeving plaatsvinden, bijvoorbeeld een personeelsvergadering in de lunchruimte om een picknick te bespreken.
Een vergadering heeft een convener die het noemt en een leider of voorzitter die het leidt.
Soorten vergaderingen:
Vergaderingen zijn grofweg in drie soorten:
(i) informatief, waarbij het de bedoeling is om de deelnemers informatie te verstrekken over een nieuwe regeling, een nieuw product, enz.
(ii) Overleg, waarbij de leden worden geraadpleegd om een probleem op te lossen.
(iii) Executive, waarbij beslissingen worden genomen door degenen die daartoe bevoegd zijn.
In de praktijk dienen de meeste vergaderingen meer dan één doel. Sommige aanvullende classificaties van vergaderingen zijn - voldoen voor onderhandeling doel, vergadering voor het geven van instructies, enz.
Doel van een vergadering:
De doelen van het houden van vergaderingen worden hier in een skelet weergegeven:
Om een gemeenschappelijke beslissing / overeenkomst te bereiken
Een probleem oplossen
Om een situatie te begrijpen, ideeën en ervaringen uitwisselen
Om te informeren, uit te leggen, ideeën te presenteren
Feedback geven over nieuwe ideeën
Om training te geven
Plannen en voorbereiden op actie
Om verschillen en misverstanden op te lossen
Om enthousiasme te genereren en samenwerking te zoeken
Om prestaties uit het verleden te beoordelen en te evalueren
Om een gevoel van continuïteit en solidariteit te creëren in de werking van een lichaam.
In dit mechanische tijdperk is eenheid kracht en wordt verenigd werk gedaan door middel van vergaderingen. Geschat wordt dat wereldwijd, miljoenen vergaderingen elke dag worden gehouden, en hun aantal en nut toenemen.
Dat is de reden waarom veel negatieve opmerkingen zijn gemaakt over het gebruik van vergaderingen; over het algemeen vinden we dat een vergadering een nuttig hulpmiddel is bij collectieve besluitvorming en actie.
Voordelen van vergaderingen:
(i) Bespaar tijd:
Omdat je een aantal mensen tegelijk interactief kunt ontmoeten, kan een vergadering tijd besparen.
(ii) Adresseringsgroepen:
Men kan het publiek indelen op basis van hun achtergrond en behoefte, en deze groep voor groep behandelen.
(iii) Omgaan met informatie-explosie:
Nieuwe technologie en nieuwe regelgeving komen snel en dik. Vergaderingen stellen ons in staat om met deze situatie om te gaan.
(iv) Sociale en emotionele ondersteuning:
Leden krijgen persoonlijke steun van elkaar wanneer ze elkaar ontmoeten en ideeën uitwisselen.
(v) Gevoel om te worden geraadpleegd:
Leden krijgen het gevoel dat ze zijn geraadpleegd en dit is nuttig om hun intelligente en bereidwillige medewerking te krijgen.
(vi) Democratisch functioneren:
Democratie is gericht op het bereiken van de welvaart van alle mensen door de betrokkenheid van alle mensen. Dit is mogelijk door middel van vergaderingen.
(vii) Idee-ontwikkeling:
Ideeën worden systematisch door een groep doorkruist, geanalyseerd en verbeterd.
(viii) Defusing herrieschoppers:
Door de collectiviteit van constructieve krachten kunnen herrieschoppers geïsoleerd worden in een vergadering en komt positieve actie op gang. De tegenstanders van een plan krijgen een forum om hun oppositie te uiten, die overwonnen kan worden voor een groep ondersteunende mensen.
(ix) Lastiger beslissingen:
Collectief kunnen we meer avontuurlijke beslissingen nemen vanwege gezamenlijke kracht.
(x) Verschillende belangengroepen vertegenwoordigden:
Tijdens een vergadering kunnen vele belangengroepen worden vertegenwoordigd en minderheden kunnen ook de nodige aandacht krijgen.
(xi) Voorkom fouten:
Een vergadering helpt fouten te voorkomen door een collectieve en veelzijdige focus op problemen.
nadelen:
1. Tijdrovend:
Bijeenkomsten vereisen dat een aantal mensen tegelijkertijd en op dezelfde plaats samenkomen. Dit kost tijd omdat ander werk gereserveerd moet worden omwille van de bijeenkomst.
2. Onvermogen om tot een beslissing te komen:
Net zoals "twee hoofden beter zijn dan één", is het ook waar dat "te veel koks de soep bederven." Een veelvoud aan opvattingen en persoonlijke koppigheid van leden kunnen verhinderen dat een vergadering een beslissing neemt die een president alleen mag nemen.
3. Gebrek aan ernst:
Veel vergaderingen hebben het nadeel dat leden onvoorbereid zijn en het gevoel hebben dat de anderen het denken en praten zullen doen. Ze voelen dat ze een gratis ritje kunnen maken. "Het werk van iedereen is niemand's taak."
4. Ongeschikte voorzitters:
Net zoals een vliegtuig wordt bestuurd door een piloot, wordt een vergadering bestuurd door de voorzitter. Zijn gebrek aan vaardigheden en persoonlijke tekortkomingen / vooroordelen kan een vergadering stuklopen.
5. Duur:
Vergaderingen zijn duur om te regelen - ze vereisen een plaats, papierwerk, voorafgaande communicatie en reizen door de aanwezigen.
6. Open voor verstoring:
Een vergadering kan worden verstoord door een element dat tegengesteld is aan het doel ervan. Soms weigert de weigering van één passagier om zichzelf aan te passen de hele vlucht. Hetzelfde voor vergaderingen. De geest van geven en nemen kan bij sommige deelnemers ontbreken.
