Belang van planning: het zijn functies, beperkingen, processen en typen

Lees dit artikel om meer te weten te komen over het belang van planning voor een organisatie: het zijn functies, beperkingen, processen en typen!

Alle organisaties, of het nu gaat om de overheid, een particulier bedrijf of een kleine zakenman, moeten worden gepland. Om hun dromen van toename in verkoop om te zetten, hoge winst te behalen en succes te behalen in het bedrijfsleven, moeten alle ondernemers nadenken over de toekomst; voorspellingen doen en doel bereiken. Om te beslissen wat te doen, hoe te doen en wanneer te doen, doen ze plannen.

Betekenis:

Planning kan worden gedefinieerd als "van tevoren denken aan wat moet worden gedaan, wanneer het moet worden gedaan, hoe het moet worden gedaan en door wie het moet worden gedaan". In eenvoudige bewoordingen kunnen we zeggen dat de planning de kloof overbrugt tussen waar we vandaag staan en waar we naartoe willen.

Planning omvat het stellen van doelen en het vooraf bepalen van de juiste manier van handelen om deze doelstellingen te bereiken, zodat we planning ook kunnen definiëren als het opstellen van doelen en doelen en het opstellen van een actieplan om deze te bereiken.

Een ander belangrijk ingrediënt van planning is tijd. Plannen worden altijd ontwikkeld voor een vaste periode omdat geen bedrijf eindeloos kan blijven plannen.

Met het oog op de tijdsdimensie kunnen we planning definiëren als "doelstellingen bepalen voor een bepaalde periode, verschillende actielijnen formuleren om ze te bereiken en vervolgens het best mogelijke alternatief uit de verschillende acties selecteren".

Functies / Natuur / kenmerk van planning:

1. Planning draagt bij aan doelstellingen:

Planning begint met het bepalen van doelstellingen. We kunnen niet plannen plannen zonder een objectief doel. Na het opstellen van de doelstellingen bepaalt de planning de methoden, procedures en stappen die moeten worden genomen om vastgestelde doelen te bereiken. Planners helpen ook en brengen veranderingen in het plan als de dingen niet in de richting van doelstellingen gaan.

Als een organisatie bijvoorbeeld het doel heeft 1500 wasmachines te produceren en in één maand worden slechts 80 wasmachines gefabriceerd, dan worden wijzigingen aangebracht in het plan om het uiteindelijke doel te bereiken.

2. Planning is de primaire functie van management:

Planning is de primaire of eerste functie die elke manager moet uitvoeren. Geen enkele andere functie kan door de manager worden uitgevoerd zonder de planningsfunctie uit te voeren, omdat de doelstellingen in de planning zijn vastgelegd en andere functies alleen afhankelijk zijn van de doelstellingen.

In de organiserende functie, bijvoorbeeld, wijzen managers autoriteit en verantwoordelijkheid toe aan de werknemers en is het niveau van autoriteit en verantwoordelijkheid afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf. Evenzo worden bij personeel de werknemers aangesteld. Het aantal en type werknemers hangt weer af van de doelstellingen van het bedrijf. Dus de planning gaat altijd door en blijft op nummer. 1 vergeleken met andere functies.

3. Pervasive:

Planning is vereist op alle niveaus van het management. Het is niet alleen een functie die is beperkt tot managers op het hoogste niveau, maar de planning wordt gedaan door managers op elk niveau. Het opstellen van een groot plan en het opstellen van een algemeen beleid is de taak van managers op topniveau, terwijl afdelingsmanagers een plan vormen voor hun respectieve afdelingen. En managers op een lager niveau maken plannen om de algemene doelstellingen te ondersteunen en om dagelijkse activiteiten te continueren.

4. Planning is futuristisch / toekomstgericht:

Planning betekent altijd vooruit kijken of plannen is een futuristische functie. Planning is nooit gedaan voor het verleden. Alle managers proberen voorspellingen en aannames te doen voor de toekomst en deze voorspellingen worden gedaan op basis van ervaringen uit het verleden van de manager en met het regelmatige en intelligente scannen van de algemene omgeving.

5. Planning is continu:

Planning is een eindeloos of continu proces, omdat je na het maken van plannen ook in contact moet zijn met de veranderingen in de veranderende omgeving en bij het kiezen van een van de beste manieren.

Dus, na het maken van plannen, blijven planners wijzigingen aanbrengen in de plannen volgens de vereisten van het bedrijf. Als het plan bijvoorbeeld wordt gemaakt tijdens de bloeiperiode en tijdens de uitvoering ervan, is er sprake van een depressieve periode en moeten planners wijzigingen aanbrengen op basis van de heersende omstandigheden.

6. Planning omvat besluitvorming:

De planningsfunctie is alleen nodig als verschillende alternatieven beschikbaar zijn en we moeten het meest geschikte alternatief selecteren. We kunnen ons geen planning voorstellen als we geen keuze hebben, omdat managers bij het plannen van functies verschillende alternatieven evalueren en de meest geschikte selecteren. Maar als er één alternatief beschikbaar is, is er geen planningsvereiste.

Om de technologie bijvoorbeeld te importeren als de licentie alleen met STC (State Trading Co-operation) is, hebben bedrijven geen andere keus dan de technologie alleen via STC te importeren. Maar als er 4-5 importbureaus in deze taak zijn opgenomen, moeten de planners de algemene voorwaarden van alle agentschappen evalueren en de meest geschikte vanuit het oogpunt van het bedrijf selecteren.

7. Planning is een mentale oefening:

Het is een mentale oefening. Planning is een mentaal proces dat een hoger denken vereist, daarom wordt het gescheiden gehouden van de operationele activiteiten van Taylor. Bij het plannen van aannames en voorspellingen met betrekking tot de toekomst worden gedaan door de omgeving op de juiste manier te scannen. Deze activiteit vereist een hoger niveau van intelligentie. Ten tweede worden bij de planning verschillende alternatieven geëvalueerd en de meest geschikte geselecteerd, wat weer een hoger niveau van intelligentie vereist. Dus, het is goed om planning een intellectueel proces te noemen.

Belang / belangrijkheid van planning:

1. Planning biedt richting:

Planning houdt zich bezig met een vooraf bepaalde gedragslijn. Het geeft aanwijzingen voor de inspanningen van werknemers. Planning maakt duidelijk wat werknemers moeten doen, hoe te doen, enzovoort. Door vooraf te vermelden hoe het werk moet worden gedaan, biedt planning richting aan actie. Medewerkers weten van tevoren in welke richting zij moeten werken. Dit leidt ook tot Unity of Direction. Als er geen planning zou zijn, zouden medewerkers in verschillende richtingen werken en zou de organisatie niet het gewenste doel kunnen bereiken.

2. Planning Vermindert het risico van onzekerheden:

Organisaties moeten elke dag met veel onzekerheden en onverwachte situaties worden geconfronteerd. Planning helpt de manager om met de onzekerheid om te gaan, omdat planners proberen de toekomst te voorspellen door een aantal aannames te doen met betrekking tot de toekomst, rekening houdend met hun ervaringen uit het verleden en het scannen van bedrijfsomgevingen. De plannen zijn gemaakt om dergelijke onzekerheden te overwinnen. De plannen omvatten ook onverwachte risico's zoals brand of andere calamiteiten in de organisatie. De middelen worden in het plan opzij gehouden om aan dergelijke onzekerheden te voldoen.

3. Planning vermindert over lappen en verspillende activiteiten:

De organisatieplannen worden gemaakt rekening houdend met de vereisten van alle afdelingen. De afdelingsplannen zijn afgeleid van het hoofdplan van de organisatie. Als gevolg hiervan zal er coördinatie zijn in verschillende afdelingen. Aan de andere kant, als de managers, niet-managers en alle medewerkers de handelwijze volgens plan volgen, dan zal integratie in de activiteiten plaatsvinden. Plannen zorgen voor helderheid van gedachten en actie en het werk kan soepel worden uitgevoerd.

4. Planning Promoot innovatieve ideeën:

Planning vereist een hoge denkwijze en het is een intellectueel proces. Er is dus een groot bereik bij het vinden van betere ideeën, betere methoden en procedures om een bepaalde taak uit te voeren. Het planningsproces dwingt managers om anders te denken en de toekomstige omstandigheden aan te nemen. Dus, het maakt de managers innovatief en creatief.

5. Planning vergemakkelijkt de besluitvorming:

Planning helpt de managers om verschillende beslissingen te nemen. Zoals bij het plannen worden doelen van tevoren vastgelegd en worden voorspellingen gedaan voor de toekomst. Deze voorspellingen en doelen helpen de manager om snelle beslissingen te nemen.

6. Planning stelt standaard vast voor het beheersen van:

Controlling betekent een vergelijking tussen geplande en feitelijke output en als er een verschil tussen beide is, zoek dan naar de redenen voor dergelijke afwijkingen en neem maatregelen om de werkelijke output te matchen met de geplande. Maar in het geval dat er geen geplande output is, dan zal de controlemanager geen basis hebben om te vergelijken of de werkelijke output adequaat is of niet.

Als de geplande uitvoer voor een week bijvoorbeeld 100 eenheden is en de werkelijke productie door de werknemer 80 eenheden is, moet de controllingmanager maatregelen treffen om de 80-eenheidsproductie tot 100 eenheden te brengen, maar als de geplande uitvoer, dwz 100 eenheden niet is gegeven door de planners en dan te achterhalen of 80 eenheidsproductie voldoende is of niet zal moeilijk zijn om te weten. Dus de basis voor vergelijking in controlling wordt alleen gegeven door de planningsfunctie.

7. Richt de aandacht op de doelstellingen van het bedrijf:

De planningsfunctie begint met het opstellen van de doelstellingen, het beleid, de procedures, methoden en regels, enz. Die worden gemaakt bij het plannen om alleen deze doelen te bereiken. Wanneer medewerkers het plan volgen, leiden ze naar het behalen van de doelstellingen. Door planning zijn de inspanningen van alle medewerkers gericht op het realiseren van organisatiedoelen en -doelen.

Beperkingen van Planning:

1. Planning leidt tot stijfheid:

Zodra plannen zijn gemaakt om de toekomstige handelwijze te bepalen, is de manager mogelijk niet in een positie om deze te wijzigen. Het volgen van een vooraf gedefinieerd plan wanneer de omstandigheden worden gewijzigd, kan geen positieve resultaten voor de organisatie opleveren. Dit soort rigiditeit in het plan kan voor problemen zorgen.

2. Planning werkt mogelijk niet in dynamische omgeving:

De bedrijfsomgeving is zeer dynamisch omdat er voortdurend veranderingen plaatsvinden in de economische, politieke en juridische omgeving. Het wordt erg moeilijk om deze toekomstige veranderingen te voorspellen. Plannen kunnen mislukken als de veranderingen zeer frequent zijn.

De omgeving bestaat uit een aantal segmenten en het wordt erg moeilijk voor een manager om toekomstige veranderingen in de omgeving te beoordelen. Er kan bijvoorbeeld verandering komen in het economisch beleid, verandering in mode en trend of verandering in het beleid van concurrenten. Een manager kan deze wijzigingen niet nauwkeurig voorzien en het plan kan mislukken als veel van dergelijke veranderingen in de omgeving plaatsvinden.

3. Het vermindert creativiteit:

Met de planning beginnen de managers van de organisatie rigide te werken en worden ze de blinde volgers van het plan. De beheerders nemen geen enkel initiatief om wijzigingen in het plan aan te brengen in overeenstemming met de veranderingen in de bedrijfsomgeving. Ze stoppen met het geven van suggesties en nieuwe ideeën om het werken te verbeteren, omdat de richtlijnen voor het werken alleen bij de planning worden gegeven.

4. Planning brengt enorme kosten met zich mee:

Het planningsproces brengt veel kosten met zich mee omdat het een intellectueel proces is en bedrijven de professionele experts moeten inhuren om dit proces voort te zetten. Samen met het salaris van deze experts moet het bedrijf veel tijd en geld spenderen om nauwkeurige feiten en cijfers te verzamelen. Het is dus een kostenintensief proces. Als de voordelen van planning niet meer zijn dan de kosten, moet deze niet worden voortgezet.

5. Het is een tijdrovend proces:

Het planningsproces is een tijdrovend proces omdat het lang duurt om de alternatieven te evalueren en de beste te selecteren. Er is veel tijd nodig om planningspanden te ontwikkelen. Daarom wordt de actie daarom uitgesteld. En wanneer er snel en onmiddellijk een beslissing moet worden genomen, moeten we plannen vermijden.

6. Planning garandeert geen succes:

Soms hebben managers een vals gevoel van veiligheid dat plannen in het verleden succesvol hebben gewerkt, dus deze zullen ook in de toekomst werken. Er is een tendens bij managers om te vertrouwen op voorgeteste plannen.

Het is niet waar dat als een plan in het verleden succesvol heeft gewerkt, het ook in de toekomst succes zal brengen, omdat er zoveel onbekende factoren zijn die in de toekomst kunnen leiden tot mislukken van het plan. Planning biedt alleen een basis voor het analyseren van de toekomst. Het is geen oplossing voor toekomstige acties.

7. Gebrek aan nauwkeurigheid:

Bij de planning denken we altijd van tevoren en is de planning alleen maar toekomstig en is de toekomst altijd onzeker. Bij de planning worden veel aannames gedaan om te beslissen over de toekomstige handelwijze. Maar deze veronderstellingen zijn niet 100% nauwkeurig en als deze aannames niet kloppen in de huidige situatie of in toekomstige omstandigheden, zal de hele planning mislukken.

Als in het plan bijvoorbeeld wordt aangenomen dat er een inflatie van 5% zal zijn en in de toekomstige toestand de inflatie 10% wordt, mislukt het hele plan en moeten er veel aanpassingen worden doorgevoerd.

Externe beperkingen van planning:

Soms mislukt de planning vanwege de volgende beperkingen waaraan managers geen controle hebben.

(i) Natuurramp:

Natuurrampen zoals overstromingen, aardbevingen, hongersnoden enz. Kunnen leiden tot mislukken van het plan.

(ii) Verandering in het beleid van concurrenten:

Soms mislukt het plan vanwege een beter beleid, een beter product en een betere strategie van de concurrent, wat niet door de manager werd verwacht.

(iii) Verandering in smaak / mode en trend in de markt:

Soms mislukken plannen wanneer de smaak / mode of trend in de markt indruist tegen de verwachting van planners.

(iv) Verandering in technologieën:

De introductie van nieuwe technologieën kan ook leiden tot het mislukken van plannen voor producten die gebruikmaken van oude technologie.

(v) Verandering in overheid / economisch beleid:

Managers hebben geen controle over overheidsbeslissingen. Als het economisch of industrieel beleid van de overheid niet wordt ingepland zoals verwacht door de manager, dan kunnen ook de plannen mislukken.

Planningsproces:

1. Opstelling van de doelstellingen:

Bij de planning begint de functiemanager met het opstellen van de doelstellingen, omdat alle beleidslijnen, procedures en methoden zo zijn opgesteld dat alleen doelen worden bereikt. De managers hebben heel duidelijk de doelstellingen van het bedrijf opgesteld, rekening houdend met de doelstellingen van het bedrijf en de fysieke en financiële middelen van het bedrijf. Managers geven er de voorkeur aan om doelen te stellen die snel en binnen een specifieke tijdslimiet kunnen worden bereikt. Na het opstellen van de doelen worden de duidelijk omschreven doelen gecommuniceerd aan alle medewerkers.

2. Ontwikkeling van gebouwen:

Gebouwen verwijzen naar het maken van aannames met betrekking tot de toekomst. Gebouwen zijn de basis waarop plannen worden gemaakt. Het is een soort voorspelling die gemaakt is om bestaande plannen en eventuele informatie uit het verleden over verschillende beleidsmaatregelen in het oog te houden. Er moet volledige overeenstemming zijn over alle veronderstellingen. De veronderstellingen worden gemaakt op basis van prognoses. Voorspelling is de techniek van het verzamelen van informatie. Gemeenschappelijke prognoses worden gemaakt om de vraag naar een product, verandering in het beleid van de overheid of concurrenten, belastingtarief, enz. Te achterhalen.

3. Opsomming van de verschillende alternatieven voor het bereiken van de doelstellingen:

Na het opstellen van de doelstellingen stellen de managers een lijst met alternatieven op waarmee de organisatie haar doelstellingen kan bereiken, omdat er vele manieren zijn om de doelstelling te bereiken en managers alle wegen moeten kennen om de doelstellingen te bereiken.

Als het bijvoorbeeld de bedoeling is om de verkoop met 10% te verhogen, kan de verkoop worden verhoogd:

(a) Door meer producten toe te voegen;

(b) door korting aan te bieden;

(d) door het aandeel in de markt te vergroten;

(e) Door verkopers aan te stellen voor huis-aan-huisverkoop enz.

Managers vermelden dus alle alternatieven.

4. Evaluatie van verschillende alternatieven:

Na het maken van de lijst met verschillende alternatieven, samen met de veronderstellingen die hen ondersteunen, begint de manager elk alternatief te evalueren en noteert de positieve en negatieve aspecten van elk alternatief. Hierna begint de manager met het elimineren van de alternatieven met meer van een negatief aspect en degene met het maximale positieve aspect en met de meest haalbare aanname wordt geselecteerd als beste alternatief. Alternatieven worden geëvalueerd in het licht van hun haalbaarheid.

5. Een alternatief selecteren:

Het beste alternatief is geselecteerd, maar als zodanig is er geen wiskundige formule om het beste alternatief te selecteren. Soms kan in plaats van één alternatief te selecteren, ook een combinatie van verschillende alternatieven worden geselecteerd. Het meest ideale plan is het meest haalbaar, winstgevend en met de minste negatieve gevolgen.

Na het opstellen van het hoofdplan moet de organisatie een aantal kleine plannen maken om het hoofdplan te ondersteunen. Deze plannen houden verband met de uitvoering van routinewerkplaatsen in de organisatie. Deze zijn afgeleid van het grote plan. Dus, ze staan ook bekend als afgeleide plannen. Deze plannen zijn noodzakelijk om het doel van het hoofdplan te bereiken. De gemeenschappelijke ondersteunende plannen zijn plannen om apparatuur te kopen, een plan voor werving en selectie van medewerkers in te plannen, om grondstoffen te kopen, enz.

6. Implementeer het plan:

De managers bereiden de belangrijkste en ondersteunende plannen op papier voor, maar er is geen gebruik van deze plannen tenzij en totdat deze in actie worden gebracht. Voor de uitvoering van de plannen of de uitvoering van de plannen beginnen de managers de plannen duidelijk aan alle werknemers te communiceren omdat de werknemers de activiteiten feitelijk moeten uitvoeren volgens de specificatie van de plannen. Na het plan te hebben gecommuniceerd aan de werknemers en hun steun te hebben ontvangen, beginnen de managers de middelen toe te wijzen volgens de specificatie van de plannen. Bijvoorbeeld als het plan is om meer te verkopen door de uitgaven te verhogen advertentie en vervolgens in actie te brengen, moeten de managers meer geld toewijzen aan de advertentie-afdeling, betere media selecteren, een reclamebureau inhuren, enz.

7. Follow-up:

Planning is een continu proces, dus de taak van de manager komt niet over simpelweg door het plan in daden om te zetten. De managers volgen het plan nauwlettend, terwijl het wordt geïmplementeerd. Het monitoren van het plan is erg belangrijk omdat het helpt om te verifiëren of de voorwaarden en voorspellingen die in het plan worden verondersteld waar zijn in de huidige situatie of niet. Als deze niet uitkomen, worden onmiddellijk wijzigingen in het plan aangebracht.

Tijdens de follow-up worden veel aanpassingen in het plan doorgevoerd. Als de uitgavenplanning bijvoorbeeld is uitgevoerd rekening houdend met 5% inflatie, maar in de huidige situatie als de inflatie stijgt naar 10%, dan maken de managers tijdens de follow-up wijzigingen in de plannen volgens een inflatie van 10%.

Plan:

Plan is een document dat schetst hoe doelen zullen worden bereikt. Het is een specifieke actie die wordt voorgesteld om de organisatie te helpen haar doelstellingen te bereiken. Er kunnen meerdere manieren zijn om een bepaald doel te bereiken, maar met behulp van logische plannen kunnen doelstellingen van een organisatie gemakkelijk worden bereikt.

Plannen voor eenmalig gebruik:

Plannen voor eenmalig gebruik zijn een plan voor eenmalig gebruik. Deze zijn ontworpen om een bepaald doel te bereiken dat, eenmaal behaald, in de toekomst niet meer zal voorkomen. Deze zijn gemaakt om te voldoen aan de behoeften van unieke situaties. De duur of duur van een plan voor eenmalig gebruik hangt af van de activiteit of het doel waarvoor het is gemaakt. Het kan een dag duren of het kan weken of maanden duren als het project waarvoor het is gemaakt lang is.

Standing Plans:

Staande plannen zijn ook bekend als Herhaal Gebruik Plannen. Deze plannen zijn gericht op situaties die zich herhaaldelijk voordoen. Staande plannen worden steeds opnieuw gebruikt. Ze zijn eenmaal gemaakt maar behouden hun waarde over een periode van jaren. Hoewel er van tijd tot tijd enkele herzieningen en updates in deze plannen worden doorgevoerd.

Soorten plannen:

Planning is een allesomvattende functie, wat betekent dat het niet alleen de taak van topmanagers is, maar managers die op verschillende niveaus werken, een planningsfunctie uitvoeren. De plannen omkaderd door de topmanager kunnen verschillen van de plannen die worden gevormd door managers op het midden- en lagere niveau. De verschillende soorten plannen of gemeenschappelijke plannen gevormd door de managers op verschillende niveaus zijn:

Doelstellingen - Regels

Strategie - Programma's

Beleid - Methoden

Procedures - Budgetten

1. Doelstellingen:

Doelstellingen zijn de doelen waartegen de activiteiten zijn gericht. Ze zijn het eindresultaat van elke activiteit. Een doel:

(a) Moet gerelateerd zijn aan een enkele activiteit;

(b) Moet gerelateerd zijn aan het resultaat en niet aan de uit te voeren activiteit;

(d) het moet een tijdslimiet hebben om het doel te bereiken;

(e) Het moet haalbaar of haalbaar zijn.

Bijvoorbeeld een toename van de verkoop met 10% of een afname van de afwijzingen met 2%.

2. Strategie:

Een strategie is een uitgebreid plan om de organisatiedoelstellingen te bereiken. De dimensies van strategie zijn:

(i) Bepaling van langetermijndoelstellingen.

(ii) Een bepaalde gedragslijn aannemen.

(iii) Het toewijzen van middelen voor het bereiken van de doelstellingen.

Strategievorming is de taak van mensen van topniveau en het is belangrijk om de bedrijfsomgeving te scannen en te begrijpen voordat de strategie wordt geformuleerd. De algemene beslissingen in de strategie zijn of ze een nieuw product introduceren of niet. Als u dan introduceert hoe, het ontdekken van klanten voor uw producten die wijzigingen aanbrengen in bestaande producten, enz. Alle strategische beslissingen worden sterk beïnvloed door de zakelijke omgeving. Strategie definieert de toekomstige beslissingen met betrekking tot de richting en reikwijdte van de organisatie op de lange termijn.

Bijvoorbeeld: keuze van reclamemedia, verkoopbevorderende technieken, distributiekanalen, enz.

3. Beleid:

Beleid kan worden gedefinieerd als het algemene antwoord van de organisatie op een bepaald probleem of specifieke situatie. Eenvoudig gezegd is het de manier waarop de organisatie de problemen aanpakt. Beleid wordt op elk niveau gemaakt omdat de managers op elk niveau de manier van omgaan met een situatie en beleidshandelingen moeten bepalen of vooraf moeten bepalen als leidraad voor het nemen van beslissingen in onverwachte situaties.

Beleidsvorming moedigt altijd initiatieven van werknemers aan omdat werknemers met situaties te maken hebben en de manier om met de situatie om te gaan wordt bepaald in overleg met de werknemers. Dan zullen ze de situatie op een veel betere manier kunnen verwerken. Een school kan bijvoorbeeld het beleid hebben om een toelatingsformulier alleen uit te geven aan studenten die meer dan 60% punten hebben behaald.

"Geen verkoopbeleid", etc. Introductie van nieuw product op de markt.

4. Procedures:

Procedures zijn vereiste stappen die vooraf zijn vastgesteld om toekomstige omstandigheden aan te kunnen. De volgorde van de stappen die werknemers in verschillende situaties moeten volgen, moet vooraf worden bepaald, zodat iedereen dezelfde stappen volgt.

De procedure kan worden gedefinieerd als de exacte manier waarop een activiteit moet worden uitgevoerd.

De procedure voor toelating tot een bepaalde school kan bijvoorbeeld zijn:

(a) Stel een bestand in voor aanvragers;

(b) Accepteer de veldformulieren en zet ze in een bestand;

(d) zet die documenten ook in het bestand;

(e) Geef het bestand aan de verantwoordelijke leiding.

Procedures worden gemeenschappelijk gemaakt voor alle afdelingen om hun activiteiten te coördineren. De procedures snijden dus alle departementale lijnen door. De procedure voor het afhandelen van de order door de productieafdeling kan bijvoorbeeld ook een verkoopafdeling zijn.

5. Regels:

Regels beschrijven speciale acties of niet-acties van de werknemers. Er is geen ruimte voor vrijheid in regels, dat wil zeggen, ze moeten strikt worden opgevolgd en als regels niet worden opgevolgd, kunnen strikte maatregelen worden genomen tegen werknemers die zich niet aan de regels houden. Regels worden beschreven om de omgeving van discipline in de organisatie te creëren. Er kan bijvoorbeeld een rookverbod in de organisatie zijn. Regels zijn over het algemeen leidend voor het algemene gedrag van de werknemers en werknemers kunnen hierin geen wijzigingen aanbrengen.

6. Programma's:

Programma's zijn de combinatie van doelen, beleid, procedures en regels. Al deze plannen vormen samen een programma. De programma's zijn gemaakt om systematisch in de organisatie te werken. De programma's creëren een relatie tussen beleid, procedures en doelen. De programma's zijn ook op verschillende niveaus voorbereid. Een primair programma wordt voorbereid door het hoogste niveau en vervolgens ter ondersteuning van het primaire programma worden ondersteunende programma's van verschillende niveaus voorbereid op een soepele functie van het bedrijf.

Bijvoorbeeld de bouw van een winkelcentrum, de ontwikkeling van een nieuw product.

7. Methoden:

Methoden kunnen worden gedefinieerd als een geformaliseerde of systematische manier om routinematige of repetitieve taken uit te voeren. De managers beslissen van tevoren over de gebruikelijke manier om een baan te vinden. Zodat

(a) Er bestaat geen twijfel onder de werknemers;

(b) Er kan uniformiteit zijn in acties van de werknemers;

(d) Handelen als gids voor werknemers.

Als de gebruikelijke manier om de klus te klaren niet van tevoren wordt beslist, is er verwarring en is vergelijking niet mogelijk. Voor de waardering van aandelen moet de organisatie bijvoorbeeld van tevoren beslissen welke methode moet worden toegepast (lifo of fifo). Zodat iedereen dezelfde methode volgt en vergelijking met de waarde uit het verleden van voorraad kan worden gedaan, methode voor de berekening van de afschrijving.

8. Budget:

Budget is de verklaring van verwacht resultaat uitgedrukt in numerieke termen. In begrotingen zijn de resultaten altijd meetbaar en meestal zijn deze financieel van aard, maar dit betekent niet dat het bedrijf alleen het financiële budget voorbereidt. Financieel budget is ook bekend als winstplan van het bedrijf omdat het het verwachte inkomen en gerelateerde uitgaven omvat met dat inkomen en de winst die het bedrijf het komende jaar zal verdienen.

Samen met het budget voor financiële budgetten wordt voorbereid op het verwachte kapitaalvereiste. Er wordt een operationeel budget opgesteld waarbij in plaats van het gebruik van ureneenheden per uur wordt uitgegaan van de verwachte uren dat de werknemers zullen werken. Begrotingen worden door managers op elk niveau voorbereid en managers op een lager niveau stellen over het algemeen operationele budgetten op.

Het meest gebruikelijke budget dat door managers op verschillende niveaus wordt opgesteld, is contant budget. Dit budget schat de verwachte kasinstroom en kasuitstroom gedurende een bepaalde periode. De instroom van kasmiddelen is afkomstig van verkoop en de kasuitstroom is in de vorm van uitgaven. Ondernemers kunnen de nettokaspositie vinden door de uitgaande kasstroom af te trekken van de kasinstroom.

Verkoopbudget bijvoorbeeld

Verkoop in eenheid = Rs 1, 00.000

Prijs per eenheid = Rs 20

Totaal verkoopbudget = Rs 2.000.000