Human Resource Records: typen, doelstellingen, essentials en voorzorgsmaatregelen

Human Resource Records: soorten, doelstellingen, essentials en voorzorgsmaatregelen!

Human resource records verwijst naar de informatiedocumenten die door een organisatie worden gebruikt om zijn functies uit te voeren. Het vertegenwoordigt het geheugen van de organisatie. De records bieden informatie over de organisatie die in tastbare vorm wordt onderhouden, zoals geschreven, afbeeldingen, grafieken enz.

Ze zijn dus tastbaar bewijs van de activiteiten van de organisatie. Personeelsregistraties geven informatie over de positie van HR in de organisatie, bijvoorbeeld - records met betrekking tot training, prestaties, absenteïsme, lonen en salarissen, arbeidsomzet, productiviteit, moraalenquêtes, arbeidsvreugde, sociale zekerheid, welzijn van werknemers enz. Conventionele records worden opgeslagen in de vorm van papieren, kaarten, bestanden, grafieken, blauwdrukken enz. Maar in moderne tijden worden records opgeslagen in C.D's, videofilms, audiocassettes enz.

Typen informatie:

De records worden opgesteld op basis van rapporten, notulen van vergaderingen, bestellingen etc. Ze bevatten informatie over werknemers, vakbonden, werkgever, overheid, functieomschrijving, functieanalyse, werving, selectie, promotie, overdracht, beëindiging, herschikking, training en ontwikkeling, lay off, stakingen, PF-bijdragen, personeelsbeloningen, loon en salaris, grieven geschillen etc.

Doelstellingen van personeelsdossiers:

Het belangrijkste doel van het opnemen in niet opslaan maar informatie hebben voor het analyseren van verschillende problemen. Effectief opgeslagen records zorgen voor een betere analyse van de problemen.

Records hebben het volgende doel.

(1) Managers helpen bij het identificeren, voorbereiden en implementeren van trainingsprogramma's voor werknemers en executive development voor managers.

(2) Vergemakkelijkt de besluitvorming met betrekking tot overdracht, promotie, degradatie, herschikking enz.

(3) Helpt bij het opstellen van loon- en salarislijsten.

(4) Biedt informatie over ongevallen, verzuim, arbeidsomzet, lonen en salarissen aan overheidsinstanties.

(5) Vergemakkelijking van de human resources-audit.

(6) Onderzoek in menselijke relaties mogelijk maken.

(7) Bied kennis over de validiteit van tewerkstellingsproeven en interviews.

(8) Gegevens bijhouden met betrekking tot bladeren, opleiding, promotie, overdracht, ontslagen, ontslagen, gemaakte onkosten voor personeelsbeloningen, enz.

Essentials of a Good Record:

Om bovenstaande doelstellingen te bereiken, moet een goede record de volgende kenmerken bevatten:

(1) Het moet objectief zijn. Het moet worden gehandhaafd om aan de gestelde doelen te voldoen.

(2) Het bijhouden van gegevens moet eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen zijn.

(3) Het moet accuraat zijn, zonder kans op fouten of fraude.

(4) Het moet in overeenstemming zijn met de behoeften.

(5) Het moet gemakkelijk traceerbaar of beschikbaar zijn.

(6) Bij het handhaven van de records principe van de economie moet worden gevolgd. Het bijhouden van records moet niet duur zijn.

(7) Het moet nuttig zijn voor een beter bedrijfsbeheer. Onnodige papieren mogen niet in een register worden bewaard.

(8) De vereiste informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn en moet daarom dienovereenkomstig worden gehandhaafd.

(9) Verschillende records moeten gemakkelijk van elkaar te onderscheiden zijn.

(10) Er mag geen duplicatie plaatsvinden.

(11) De bewaarder moet worden aangesteld om het bijhouden van de administratie te verzorgen.

Voorzorgsmaatregelen bij het bijhouden van records:

De records dienen vele doelen. De administratie van personeel moet worden bijgehouden vanaf de datum van hun introductie tot het moment van hun pensionering of het verlaten van de organisatie. Volgens Jucius Michael zijn bepaalde voorzorgsmaatregelen essentieel om de personeelsdossiers bij te houden.

Zij zijn:

(1) Alle personeelsinformatie voor elke medewerker mag in een map worden bewaard. De andere informatie met betrekking tot de medewerker, zoals evaluatie van de prestaties, onderwijskwalificaties, training, disciplinaire maatregelen, indien van toepassing, tegen het personeel enz. Worden in de map geplaatst.

(2) Naast de map kan een kaart met belangrijke informatie in de map worden opgeslagen, zodat het werknemersrecord op elk moment eenvoudig beschikbaar is.

(3) In sommige gevallen, waar het aantal werknemers zeer groot is, kunnen gegevensverwerkingsapparatuur worden gebruikt voor het bijhouden van gegevens.

Typen Personnel Records:

De basisgegevens van personeel in industriële ondernemingen zijn de volgende:

Individueel servicerecord:

Deze record bevat naam en adres, geslacht, leeftijd, onderwijskwalificaties, ervaring, afdeling & sectie, datum van benoeming, datum van dienstregelingen, loon, verhoging, ontvangen promotie, overdracht etc. van werknemer.

Prestatierecord:

Beoordelingen die aan elke medewerker worden gegeven op basis van de jaarlijkse beoordeling van de prestaties, zijn opgenomen in dit record.

Records verlaten:

Het omvat de verschillende soorten bladeren die door de werknemers worden ingenomen en de bladeren in balans.

Training record:

Dit omvat de trainingsprogramma's bijgewoond door de medewerkers met datum en tijdsperioden.

Gegevens over gezondheid en veiligheid:

Deze records bevatten de informatie over ongevallen, medische rapporten, verzekeringsdocumenten enz.