Human Resource Information System (HRIS)

Lees dit artikel voor meer informatie over het concept, de voordelen en de infrastructuur van Human Resource Information System (HRIS)!

Concept:

Human resource information system is een onderdeel geworden van alle grote organisaties. Het is een geautomatiseerd systeem dat helpt bij het verwerken van informatie met betrekking tot personeelsbeheer. Het is een apparaat, ontwerp om aan de mankrachtinformatiebehoeften van de organisatie te voldoen. De organisatie heeft een schamele hoeveelheid nodig om dit systeem te installeren. Human Resource Information System faciliteert de organisatie om informatie op te slaan met betrekking tot vaardigheden, kennis, capaciteiten, potentialiteiten, kwalificaties vereist om taken uit te voeren en beschikbaar bij medewerkers die via computernetwerk binnen handbereik van de managers toegankelijk wordt gemaakt.

HRIS verschilt van het handmatige systeem omdat het de informatietechnologie of computers gebruikt. HRIS maakt deel uit van een managementinformatiesysteem dat informatie bevat met betrekking tot financiën, activa, boekhouding, verkoop, marketing, productie enz. HRIS is bedoeld voor het verzamelen en analyseren van gegevens met betrekking tot personeel van de organisatie.

Het helpt managers bij het nemen van beslissingen met betrekking tot promotie, loonfixatie, werving, training en ontwikkeling. Op deze manier werkt HRIS als een beslissingsondersteunend systeemapparaat. De input van HRIS omvat de informatie met betrekking tot werknemers, hun capaciteiten, kwalificaties, potentialiteiten, creatieve instincten, leeftijd, loonschalen, verschillende banen in de organisatie, hun vereiste vaardigheden en kwalificaties om ze te doen, het aantal werknemers en leidinggevenden die verschillende posities bekleden., organisatiedoelen, beleid en procedures etc.

Deze informatie wordt in het systeem geladen. Deze gegevens worden geanalyseerd in de nuttigste informatie die de managers nodig hebben. Dit is de transformatie van invoergegevens. De informatietechnologie na transformatie geeft uitvoer in meerdere vormen zoals afdrukken en andere apparaten. HRIS is het apparaat dat op grote schaal door de bedrijfsorganen wordt gebruikt, omdat het belangrijke, accurate, relevante en uitgebreide gegevens over de database biedt met betrekking tot de door de organisatie vereiste personeelsbezetting.

Er zijn veel particuliere bedrijven die de database onderhouden en onderhouden die betrekking heeft op personeel dat te maken heeft met adviesdiensten met betrekking tot werving van uitvoerende en andere personeelsleden die door de bedrijven worden vereist. Deze adviesbureaus zijn de belangrijke externe bronnen van werving van alle soorten en soorten personeel voor de bedrijven in India en in het buitenland. De HRIS kan niet alleen worden voorbereid voor een industriële, zakelijke, service, educatieve, overheid. organisatie, maar ook voor de hele stad, het district, de staat of het land kan worden voorbereid en gebruikt wanneer er behoefte is aan een speciaal soort personeel.

Om HR-problemen van welke aard dan ook te voorkomen, komt HRIS te hulp en biedt het de diensten aan voor het inhuren van personeel, het bijhouden van het volledige archief van menselijke hulpbronnen. Het kan op elk moment het aanbod van beschikbare personele middelen tonen.

De HRIS werkt als volgt:

ingangen:

De input van het personeelsinformatiesysteem omvat informatie met betrekking tot werknemers zoals opleiding, leeftijd, ervaring, opleiding, huidige status, huidig ​​salaris, al dan niet gepromoveerd, verleden en heden van de organisatie, procedures uit het verleden en heden en andere noodzakelijke gedetailleerde informatie met betrekking tot aan de menselijke hulpbronnen van de organisatie. Dit zijn de onbewerkte gegevens die zijn verzameld uit de kantoorbestanden en die zijn ingevoerd in de computerterminal die is aangesloten op de hoofdcomputer. Deze informatie wordt gecontroleerd en opnieuw gecontroleerd en gescand om de juistheid ervan te garanderen.

Het geautomatiseerde personeelsinformatiesysteem is in alle opzichten superieur aan dat van een manueel systeem dat tijdrovend en niet zo kosteneffectief is. Integendeel, HRIS is tijdbesparend en goedkoop en er is geen mogelijkheid tot fouten. Fouten kunnen worden geëlimineerd. Het belangrijkste voordeel van het systeem is de informatie die onmiddellijk beschikbaar is, wanneer en wanneer dat gewenst is.

transformatie:

De informatie die naar de computer wordt gevoerd, kan worden omgezet in meer zinvolle en noodzakelijke informatie die precies door de organisatie wordt vereist. Dit is de conversiefase van geautomatiseerd HRIS. De transformaties van HRIS zijn nauw gerelateerd aan de computersoftware. Dit zijn de instructies of opdrachten voor de computer om het nodige te doen.

Organisaties kunnen functioneel HRIS hebben dat aan hun behoeften voldoet. Ze kunnen HRIS hebben voor marketingverkoop, reclame, productie, financiën, boekhouding, materialen enz. Dit zijn de verschillende soorten HRIS die gemakkelijk kunnen worden voorbereid en onderhouden.

De informatie omgezet in zinvolle berekening is ook zeer nuttig voor de managers en de organisatie. Dit werkt als een beslissingsondersteunend systeem. Vergelijkende verklaringen wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks kunnen gemakkelijk worden gegeven aan de vingertoppen van de managers die helpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Er kunnen statistische analyse- en operatie-onderzoekstechnieken worden gebruikt.

Output:

Het getransformeerde materiaal kan potentieel worden gebruikt. Uitvoer heeft betrekking op de afdrukken van het getransformeerde materiaal van de computerprinter, bijv. Een salarisoverzicht, aan de partijen uit te geven cheques, een verslag over de prestaties van een werknemer, budgetramingen, gemiddelde productiekosten van goederen, enz. Al deze kosten kunnen de vorm van afdrukken, terminalschermen enz. Een goed opgebouwde HRIS fungeert als een waardig beslissingsondersteunend systeem van zeer hoge kwaliteit. De uitvoer van hoge kwaliteit moet nauwkeurig, relevant, consistent, leesbaar en uitgebreid zijn, niet gedeeltelijk.

Feedback en controle:

De verkregen uitvoer is relevant en nuttig of niet moet bekend zijn. De methode om ervoor te zorgen dat het bekend staat als feedback. Feedback geeft controle over het systeem.

Voordelen van HRIS:

1. Het geeft nauwkeurige informatie.

2. Het doet snelle verwerking.

3. Het werkt als een waardevol hulpmiddel voor strategische planning en de implementatie ervan.

4. Het geeft direct informatie over bestaande personele middelen, vaardigheden, categorieën, betalingsstructuren, kwalificaties, leeftijd, specialisatie, training en ontwikkeling, ervaring etc.

5. Het fungeert als een beslissingsondersteunend systeem.

6. Het is een expertsysteem.

7. Het is tijd efficiënt en niet veel duur.

8. Het vergemakkelijkt betrouwbare informatie.

9. Informatie met betrekking tot human resources wordt eenvoudig toegankelijk gemaakt via HRIS.

10. Het vestigt sterke beheerscontrole.

11. Het vergemakkelijkt configuraties van verschillende ontwerpen, zoals meerdere systemen, het mengen van systeemontwerpen, gecentraliseerde computerfaciliteiten. Het vertelt over de houding van de organisatie ten aanzien van haar human resources.

Infrastructuur vereist door HRIS:

Geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem is een eenmalige investering. De initiële investering is erg hoog. Installatie van het volledige netwerk van computers, software, gespecialiseerd personeel heeft zeer zware investeringen nodig. Maar op de lange termijn is het zeer kosteneffectief. Het is vrij goedkoop. Voor het gebruik ervan zijn alleen de verbruiksartikelen voor de computer vereist.

HRIS is het systeem dat snelle besluitvorming over human resources mogelijk maakt. Maar het heeft bepaalde nadelen. Deze informatie is voor iedereen gemakkelijk toegankelijk en daarom is er elke kans op misbruik of onderbenutting. Het vereist dat de leden van de organisatie die HRIS gebruiken bepaalde ethiek dienen te volgen en zich onthouden van het onthullen van de essentiële informatie aan onbevoegde personen.

Het is een strategisch hulpmiddel in handen van het management voor een effectieve planning voor de toekomst. Daarom moet het geheim van de informatie ten koste van alles worden gehandhaafd. De medewerkers van de organisatie moeten worden getraind in bepaalde ethiek die door iedereen moet worden gevolgd.