Hoe uw kantoor te organiseren: Top 12 stappen

Dit artikel werpt licht op de twaalf hoogste stappen die nodig zijn om een kantoor te organiseren. De stappen zijn: 1. Planning 2. Selectie van de locatie 3. Ruimte of accommodatie 4. Lay-out 5. Arbeidsomstandigheden 6. Uitrusting 7. Werving van personeel 8. Afdeling 9. Taakverdeling 10. Delegation of Authority 11. Creation Relaties 12. Voorbereiding van een kantoorhandleiding.

Een Office-stap organiseren # 1. Planning:

Elke vorm van werk moet worden gepland. Lukrake werk leidt tot verspilling van tijd, geld en energie. De planning van een kantoor hangt grotendeels af van de verscheidenheid en het aantal activiteiten. Dat wordt opnieuw bepaald door de aard en zij van de organisatie waarvoor het kantoor wordt opgezet. Naast de fysieke planning moet ook een begroting worden voorbereid, zowel voor kapitaal- als inkomstenuitgaven, met inachtneming van de beschikbare middelen.

Een Office-stap organiseren # 2. Selectie van de site:

Dit is een problematische taak. Verschillende factoren - commercieel, economisch en indirect - moeten in aanmerking worden genomen.

Een Office-stap organiseren # 3. Ruimte of accommodatie:

De accommodatie moet voldoende zijn voor de afdelingsactiviteiten. Scope zal er zijn voor toekomstige uitbreiding, maar de huurfactor kan niet worden genegeerd.

Een Office-stap organiseren # 4. Lay-out:

Accommodatie en lay-out zijn nauw met elkaar verbonden. Er zijn verschillende soorten lay-out die afhankelijk zijn van het kantoorsysteem en het aantal afdelingen. Het principe van optimaal gebruik van de ruimte moet in gedachten worden gehouden.

Een kantoor organiseren Stap # 5. Arbeidsomstandigheden:

Het kantoor moet worden voorzien van goede verlichting, ventilatie, sanitaire voorzieningen, enz. Waarvan de efficiëntie van het werk grotendeels afhangt.

Een kantoorstap organiseren # 6. Uitrusting:

Verschillende soorten apparatuur, bestaande uit meubels, machines, apparaten, briefpapier, enz. Zijn nodig voor de dagelijkse werking van een kantoor. Aankopen moeten met de grootste zorg worden gedaan. Continuïteit van het aanbod, goed onderhoud en tijd tot tijd reparaties en vernieuwingen zijn noodzakelijk voor hen.

Hiervoor kan een aparte inkoopafdeling worden opgezet. De secretaresse kan met de taak worden belast. Met andere woorden, alle materiële elementen moeten worden aangeschaft en hun regelmatige levering is verzekerd.

Een kantoor organiseren Stap # 7. Rekruteren van personeel:

Dit is het omgaan met de menselijke elementen in een kantoororganisatie en is de moeilijkste taak.

Werving van personeel is een proces dat bestaat uit de volgende stappen en aspecten:

(a) Specificatie en indeling:

In eerste instantie moet de taakspecificatie worden uitgevoerd. Het betekent dat er een lijst moet worden opgesteld van welke soorten specifieke banen vereist voor de zorg. Dienovereenkomstig moet ook een lijst van specifieke soorten mannen die nodig zijn voor het uitvoeren van de banen worden opgesteld.

Taakspecificatie en man-specificatie zijn gelijktijdige handelingen. Banen moeten ook worden beoordeeld. Volgens American Management Association zijn er zes soorten grade - van A tot F. Hoger de graad, meer is de denkfunctie dan de functie. Verlaag het cijfer, meer doet functie dan denkfunctie.

De volgende factoren moeten in aanmerking worden genomen bij het bepalen van het cijfer:

(i) Onderwijs, zowel algemene als technische,

(ii) Vaardigheid vereist om een klus te klaren.

(iii) Ervaring, indien aanwezig.

(iv) Hoeveelheid toezicht en begeleiding nodig. De tarieven van de vergoeding zijn afhankelijk van de graad van de functie.

(b) Rekruteringsbeleid:

Er moet een definitief wervingsbeleid zijn. Rekrutering kan worden gedaan door middel van advertenties in kranten of via kennisgeving aan arbeidsbureaus. Andere wervingsbronnen zijn: van de familieleden van het bestaande personeel, de vakbond, ex-servicemedewerkers (met name voor het beveiligingspersoneel), professionele instituten, kantoorapparatuur die bezorgdheden levert, werkzoekenden, enz.

(c) Aanwervingsprocedure:

De procedure bestaat uit het houden van verschillende tests, schriftelijk en mondeling, een interview afleggen, een medische test ondergaan, enz. Het is een proces van eliminatie en uiteindelijk worden enkele mensen geselecteerd.

(d) Training:

In veel opzichten moeten de geselecteerde mannen een inductietraining volgen. Soms moet iemand voordat hij aan het werk gaat een periode stage lopen. Of, na het krijgen van het dienstverband moet een proeftijd worden gedekt door de werknemer voordat de dienst permanent wordt gemaakt. Er is ook training voorzien voor promotie of overdracht tussen afdelingen.

Een kantoor organiseren Stap # 8. Afdeling:

Afdeling is een gespecialiseerde baan. Het betekent het groeperen van banen. Een groep geallieerde banen wordt functioneel een afdeling genoemd.

De boekhoudafdeling bestaat bijvoorbeeld uit alle gerelateerde taken met betrekking tot het bijhouden van boeken, het opstellen van jaarrekeningen en rekeningen, het maken van berekeningen van productiekosten en verkoopprijs, het doorgeven van betalingsopdrachten, het onderhouden van relaties met banken, crediteuren, debiteuren, enz., En het doen van dergelijke andere geallieerde functies.

Er moeten verschillende factoren worden overwogen voordat de totale functies van een organisatie worden onderverdeeld in afdelingen. Vóór de afdeling kan divisionalisatie noodzakelijk zijn. De kwestie van centralisatie en decentralisatie van kantoorfuncties doet zich ook voor. Het kantoorsysteem moet worden bepaald.

Een Office-stap organiseren # 9. Taken toewijzen:

Elk personeelslid krijgt specifieke taken toegewezen. Banen die aan hen moeten worden toegewezen. Iedereen zal weten wie zijn meerdere is, van wie hij bevelen moet ontvangen en aan wie hij verantwoording moet afleggen. De taakverdeling wordt gevolgd door de voorbereiding van de routine om de taak uit te werken volgens een welbepaalde procedure of methode.

Een Office-stap organiseren # 10. Delegation of Authority:

Delegatie van autoriteit is de levenskracht van een organisatie. Elke superieur delegeert of verleent een deel van zijn autoriteit aan zijn ondergeschikte. Op grond van die bevoegdheid zal de ondergeschikte gemachtigd zijn om zijn taak te vervullen en kan hij bevelen plaatsen aan zijn ondergeschikte. Gelijke hoeveelheid verantwoordelijkheid wordt gecreëerd met de delegatie van autoriteit. Hoe hoger de autoriteit, hoe groter de verantwoordelijkheid.

Autoriteit beweegt zich neerwaarts van de meerdere naar de ondergeschikte, de verantwoordelijkheid wordt gecreëerd en de verantwoording beweegt zich omhoog van de ondergeschikte naar de meerdere. Verantwoording betekent het nemen van een rapport van de ondergeschikten door de leidinggevende om vast te stellen in hoeverre zij hun taken hebben vervuld. Door verantwoording oefent de superieur controle uit over zijn ondergeschikten.

Een Office-stap organiseren # 11. Creëren van relaties:

Dit is de essentiële taak bij het organiseren. Binnen de organisatie zijn een groot aantal personen samengebracht. Ze moeten hun respectievelijke taken uitvoeren, maar er moet sprake zijn van perfecte coördinatie in hun functioneren om de gemeenschappelijke doelen van de organisatie te bereiken.

De relatie tussen de personeelsleden in een organisatie is gebaseerd op autoriteit. De term autoriteit betekent de kracht van het nemen van beslissingen en het geven van bevelen aan anderen om die beslissingen uitgevoerd te krijgen. Binnen een organisatie is er een keten van superieure en ondergeschikte relaties tussen de personeelsleden.

Ieder individu is superieur aan zijn volgende persoon maar ondergeschikt aan zijn vorige persoon. En autoriteit beweegt naar beneden en verantwoording beweegt omhoog tussen een meerdere en zijn ondergeschikte. Eén overste mag een aantal ondergeschikten onder zich hebben. Dit is 'span of control'. Maar elke ondergeschikte moet slechts één superieur boven hem hebben. Dit wordt het principe van 'eenheid van commando' genoemd.

In een kantoor als we naar de boekhoudafdeling kijken, zal de conceptie duidelijk zijn. Bevoegdheden om rekeningen te maken werken van de secretaris, die de chef is, naar de hoofdaccountant of financieel manager (wat de naam van de functie ook mag zijn). De hoofdaccountant zelf doet niet alle boekhoudkundige werkzaamheden zelf.

Hij delegeert een deel van zijn bevoegdheid aan zijn assistenten en de assistent delegeert delen van hun autoriteit aan de handelsagenten. Verantwoording gaat omhoog van de handelsagenten naar de assistenten, van de assistenten naar de hoofdaccountant en van de hoofdaccountant naar de secretaris. De secretaris, die de autoriteit van de topmanagers heeft ontvangen, is aan hen verantwoording schuldig.

Verschillende aspecten van een organisatie:

Autoriteitsrelaties in een organisatie zijn verdeeld in twee delen:

(a) Regel:

Degenen die zich bezighouden met het uitvoeren van de basis- of hoofdfuncties van een organisatie, zoals productie, marketing, aankopen, enzovoort, worden 'lijn'-mensen genoemd. Hun autoriteit wordt line-autoriteit genoemd. Delegatie van autoriteit vindt voornamelijk plaats via de lijnmensen,

(b) Personeel:

Degenen die zich bezighouden met het doen van service of adviesfuncties, zoals financiën, personeelsmanagement, enz., Worden 'personeel' genoemd. Deze mensen zijn specialisten en adviseren de lijnmensen door hun gespecialiseerde diensten, zodat de belangrijkste of basisfuncties efficiënt kunnen worden uitgevoerd.

Een kantoor, is een zitplaats voor de beide soorten mensen - lijn en personeel. Wanneer een afdeling wordt gemaakt, moet deze groep functies in gedachten worden gehouden. Dit is heel belangrijk omdat er vaak een conflict blijkt te bestaan tussen de lijn en de stafmedewerkers.

Dit gaat allemaal over de formele organisatie van een kantoor dat is opgezet door de topmanagers op basis van gezagsrelaties. Naast deze formele organisatie is er sprake van groei van de informele organisatie binnen een kantoor.

Mensen die werken in een kantoor dat tot verschillende afdelingen en verschillende bevoegdheidsniveaus behoort, kunnen zich in informele groepen vormen vanwege de volgende factoren:

(a) dezelfde taal spreken;

(b) het hebben van het huis in dezelfde staat of district;

(d) Behorend tot dezelfde religieuze gemeenschap; enz.

Informele organisatie wordt vaak sterker bevonden dan formele organisatie. Wat niet kan worden bereikt door officiële of formele orders, kan worden bereikt door middel van informele verzoeken.

Organigram en handleiding:

Het is wenselijk dat een diagram wordt opgesteld met de formele posities en formele relaties. Door naar de grafiek te kijken, kan men zijn positie begrijpen in relatie tot zijn meerderen en ondergeschikten. Een organigram kan verticaal of horizontaal of rond zijn. Maar het organigram is niet genoeg. Het beschrijft niet de functies van de personen die de verschillende functies bekleden.

Er wordt een organisatiehandleiding opgesteld die als een dagboek is en de specifieke functies voor de verschillende posten beschrijft. Een kopie van deze handleiding wordt aan elk personeelslid gegeven voor een beter begrip van de organisatie en haar mensen. Men kan zijn plichten en de grenzen van zijn autoriteit kennen. De secretaris heeft een belangrijke taak om het organigram en de handleiding van de organisatie voor te bereiden.

Het organiseren van een Office-stap # 12. Voorbereiding van een Office-handleiding:

In een goed kantoor wordt een procedure voor kantoorafspraken gemaakt en wordt één exemplaar ter beschikking gesteld aan elk personeelslid. De regering publiceert een kantoorhandleiding voor de afdelingsprocedure en -formaliteiten en wordt te koop aangeboden aan het publiek tegen een nominale prijs.

Een goed ontworpen handleiding voor kantoorprocedures heeft de volgende doelen:

(a) Het is een permanent plan voor werk,

(b) Het wordt beschouwd als een middel voor interne communicatie,

Een kantoorhandleiding bestaat uit stroomdiagrammen.

De voordelen van een kantoorhandleiding zijn:

(a) Het helpt de coördinatie van verschillende activiteiten,

(b) Het maakt besluitvorming sneller en gebaseerd op uniformiteit van doel,

(d) Het registreert de lessen van de eerdere ervaring van de organisatie en uit die meest handige procedure is uitgewerkt.

(e) Het is een zeer effectief hulpmiddel voor controle en werkmeting,

(f) Het vormt de basis voor O & M-onderzoek.