Hoe kan organisatiecommunicatie effectiever worden beheerd? - Beantwoord!
In de hedendaagse kwaliteitsgeoriënteerde organisaties breiden communicatieprocessen zich uit in de hele organisatie op verschillende manieren, zowel formeel als informeel. Naarmate organisaties diverser worden, wordt de kwaliteit en helderheid van communicatie op alle niveaus zeer kritisch.
Afbeelding Courtesy: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg
Zowel formele als informele kanalen worden als volgt beschreven:
Formele communicatie:
Formele communicatie volgt de commandostructuur en wordt als officieel erkend. In klassieke bureaucratische organisaties was de communicatie voornamelijk van bovenaf. In de huidige organisatiestructuren stroomt de communicatie van boven naar beneden, van onder naar boven en horizontaal en in coördinatie met alle cross-functionele systemen en processen.
Neerwaartse communicatie:
De neerwaartse communicatie is van de leidinggevende naar de ondergeschikte of van het topmanagement gefilterd naar werknemers via de verschillende hiërarchische communicatiecentra daartussenin en kan dergelijke standaard managementinstrumenten omvatten als verklaring van de organisatiefilosofie en organisatorische richtlijnen, standaard operationele procedures, standaardkwaliteit controleprocedures, veiligheidsvoorschriften en ander relevant materiaal. Neerwaartse kanalen worden gebruikt om werknemers werkinstructies en andere informatie te geven die nodig is om de gedelegeerde bevoegdheid uit te oefenen.
Om deze communicatie effectief te laten zijn, moeten de werknemers niet alleen weten wat ze moeten doen, maar ook waarom ze het doen en waarom hun bijdrage belangrijk is voor de organisatie. Dit vergroot het gevoel van acceptatie van de kant van de werknemers. Het is ook belangrijk dat de communicatie wordt doorgegeven aan werknemers in de taal die ze kunnen begrijpen.
Een machinebediener kan bijvoorbeeld niet veel begrijpen van de organisatiefilosofie of enige gespecialiseerde terminologie over strategische planning of technologische dynamiek. Dienovereenkomstig moeten werknemers worden gecommuniceerd in hun eigen taal en percepties.
Ook zijn de meeste werknemers geconditioneerd om communicatie van hun directe superieuren te accepteren en daarom moet het bericht via normale kanalen worden gefilterd en op weg naar beneden worden bewerkt met als enig doel vereenvoudiging waar nodig zonder de inhoud of bedoeling van de boodschap te verliezen. Het is belangrijk dat er geen uitsplitsing van de communicatie op elk niveau of van welke bron dan ook is.
De volgende humoristische beschrijving van informatieverlies en vervorming die kan optreden bij neerwaartse communicatie, is overgenomen door JW Gould:
Een kolonel gaf de volgende richtlijn aan zijn uitvoerend officier:
"Morgenavond om ongeveer 2000 uur zal Halley's Komeet zichtbaar zijn in dit gebied, een gebeurtenis die slechts eenmaal in 75 jaar voorkomt. Laat de mannen uitvallen in het bataljonsgebied in vermoeienissen, en ik zal dit zeldzame fenomeen aan hen uitleggen. In geval van regen zullen we niets kunnen zien, dus verzamel de mannen in het theater en ik zal ze films ervan laten zien. "
Dit bericht is als volgt gefilterd:
ik. Executive Officer to Company Commander:
"Op bevel van de kolonel, morgen om 2000 uur, zal Halley's komeet boven het bataljonsgebied verschijnen. Als het regent, laat de mannen dan vallen in vermoeienissen. Dan marcheer je naar het theater waar het zeldzame fenomeen zal plaatsvinden, iets dat maar eens in de 75 jaar voorkomt. "
ii. Company Commander to Lieutenant:
"Op bevel van de Kolonel in vermoeienissen op 2000 uur morgenavond, zal de fenomenale Halley's Komeet in het theater verschijnen. In het geval van regen in het bataljonsgebied zal de kolonel een nieuwe opdracht geven, iets dat eens in de 75 jaar voorkomt ".
Lieutinent tegen sergeant:
"Morgen om 2000 uur verschijnt de Kolonel in het theater met Halley's Comet, iets dat elke 75 jaar gebeurt. Als het regent, zal de kolonel de komeet in het bataljonsgebied in vermoeienissen bevelen ".
Sergeant to Squad:
"Wanneer het morgen om 2000 uur regent, zal de fenomenale 75-jarige generaal Halley, vergezeld door de kolonel, zijn komeet door het bataljonsgebied in vermoeienissen leiden".
Opwaartse communicatie:
Opwaartse communicatie beweegt zich in de tegenovergestelde richting en is gebaseerd op het communicatievraagsysteem dat door het management is ontworpen om informatie van operationele niveaus te ontvangen. Deze informatie kan bestaan uit standaard rapportage-items zoals productierapporten, enzovoort.
Het topmanagement dat zich altijd bezighoudt met verbeteringen en een hogere productiviteit en de reacties van werknemers op bepaalde beleids- of procedurele wijzigingen en de effectiviteit van de uitgegeven operationele instructies wil kennen, wordt geïsoleerd als er geen of slechte communicatie naar boven is. Opwaartse communicatie biedt een duidelijk kanaal voor het verzenden van informatie, meningen en attitudes via de organisatiekanalen.
De organisatie moet een klimaat scheppen dat bevorderlijk is voor dergelijke opwaartse communicatie. Dit klimaat kan worden gegenereerd door een "open deur" -beleid, waarbij de werknemers weten dat hun meerderen altijd beschikbaar zijn voor bespreking van problemen en zorgen. De systemen moeten ervoor zorgen dat de leidinggevenden luistervaardigheid hebben ontwikkeld en een oprechte en sympathieke houding hebben ten opzichte van de problemen van de werknemer. Deze gelegenheid voor opwaartse communicatie moedigt werknemers aan waardevolle ideeën voor het verbeteren van de efficiëntie van de organisatie bij te dragen.
De participatieve besluitvormingstechnieken kunnen veel opwaartse communicatie ontwikkelen door ofwel informeel ondergeschikten te betrekken of formeel hun deelname mogelijk te maken. De opwaartse informatiefeedback kan dus nuttig worden gebruikt in beslissingscentra om de resultaten van de organisatieprestaties te beoordelen en de nodige aanpassingen aan te brengen om de organisatiedoelstellingen te bereiken.
Horizontale communicatie:
Horizontale communicatie is de laterale informatiestroom die zowel binnen als tussen afdelingen plaatsvindt. Over het algemeen is communicatie tussen gelijken. Berichten die zijwaarts stromen, worden gekenmerkt door coördinatie-inspanningen, zodat leden op dezelfde niveaus van een organisatie informatie kunnen delen zonder hun meerderen daarbij te betrekken. Deze communicatie is meer een informeel karakter en is noodzakelijk om een ondersteunend organisatieklimaat te bevorderen.
Supervisors op hetzelfde niveau, maar van verschillende afdelingen, samen lunchen of koffie samen, kunnen hun activiteiten op zo'n manier bespreken en organiseren dat ze elkaar aanvullen en het proces voordelig is voor het bedrijf als geheel. Dit type communicatie komt met name vaak voor tussen de lijneenheden en de personeelseenheden. Productiemanagers en marketingmanagers communiceren vaak rechtstreeks met elkaar om gemeenschappelijke problemen en problemen te bespreken.
Transactionele communicatie:
Wenburg en Wilmont suggereren dat communicatie in plaats van "opwaarts" of "neerwaarts", dat wil zeggen intercommunicatie, "transactionele" communicatie zou moeten zijn die wederzijds en wederkerig is omdat "alle personen bezig zijn met verzenden (codering) en ontvangen (decoderen ) gelijktijdig berichten. Elke persoon deelt voortdurend in het coderings- en decoderingsproces en elke persoon beïnvloedt de ander ".
In het transactionele communicatieproces is de communicatie niet alleen de informatiestroom, maar ontwikkelt deze ook een persoonlijke link tussen de meerdere en de ondergeschikte. Deze koppeling is erg belangrijk voor samenwerkingsinspanningen en deze samenwerking verbetert de kwaliteit van de activiteiten. Zoals Katz en Kahn suggereren, zijn er vijf doelen die worden gediend door superieure, ondergeschikte communicatie. Dit zijn:
1) Werkinstructies en aanwijzingen geven
2) Informatie geven over organisatorische procedures en werkwijzen.
3) Om werknemers voor te lichten waarom hun werk belangrijk is.
4) Feedback geven aan ondergeschikten over hun prestaties over hoe goed ze het doen en hoe ze kunnen verbeteren.
5) Het verschaffen van ideologische type-informatie om de indoctrinatie van doelen te vergemakkelijken.
Gebleken is dat in de meeste klassieke typen organisaties over het algemeen slechts de eerste twee van deze vijf doelen worden bereikt. Aandacht voor de andere drie doeleinden zou een zeer positieve invloed hebben op het organisatieklimaat. Katz en Kahn wijzen erop dat "als de man de redenen voor zijn opdracht kent, dit er vaak voor zorgt dat hij de taak effectiever kan uitvoeren en als hij inzicht heeft in wat zijn functie is in relatie tot zijn subsysteem, is hij meer kans om zich te identificeren met organisatiedoelen ". Om deze vijf communicatiedoeleinden effectief te bereiken, is het noodzakelijk om effectieve superieure ondergeschikte communicatie te hebben die zorgvuldige aandacht vereist voor de behoeften en de psychologie van de ontvanger van de communicatie aan beide uiteinden. Transactionele communicatie vereist daarom dat de leidinggevende en de ondergeschikte samenwerken en een persoonlijke link hebben, samen met een professionele relatie, zodat zij de problemen op een meer vriendelijke manier kunnen bespreken en gezamenlijk tot oplossingen kunnen komen.
Informele communicatie:
Naast formele kanalen hebben organisaties ook informele communicatiekanalen. Informele communicatiekanalen komen voort uit de sociale relaties die evolueren in de organisatie en hoewel deze niet worden vereist of beheerd door het management, kunnen ze enkele belangrijke zaken aan het management communiceren die niet beschikbaar of haalbaar zijn via formele kanalen.
Ook wel bekend als de "grapevine", de informatie die wordt gedragen door informele kanalen is vaak vrij nauwkeurig. In feite is uit één bekend onderzoek gebleken dat ongeveer 80 procent van de informatie die via Grapevine werd doorgegeven correct was. De resterende 20 procent kan echter vaak serieuze problemen veroorzaken, wanneer het ongegronde geruchten genereert. Een gerucht is een niet-geverifieerde overtuiging die in het algemeen in omloop is.
Een gerucht, zoals het wordt doorgegeven, kan ofwel zeer complex worden, zodat de hele betekenis aan het einde wordt veranderd of het wordt versimpeld zodat sommige moeilijk te onthouden belangrijke details worden weggelaten voordat deze de uiteindelijke ontvanger bereikt. Verstandige managers houden hun oren open voor dergelijke geruchten en houden zich aan hen zodat ze kunnen worden gecorrigeerd en niet destructief worden.
