Hoe de communicatie binnen uw organisatie verbeteren? (17 manieren)

Enkele manieren om de communicatie binnen uw organisatie te verbeteren zijn als volgt:

1. Duidelijkheid van Purpose:

In de eerste plaats moeten we duidelijk zijn over wat we willen communiceren. Dit vereist een zorgvuldige planning. Iemand heeft heel treffend gezegd: "De grootste fout bij communicatie is te geloven dat het gebeurt". Houd er rekening mee dat alle communicatie een resultaat is van vooruitdenken en plannen van wat moet worden overgebracht aan wie, op welke manier en wanneer. Geen zinvolle communicatie vindt onhandig of willekeurig plaats.

2. Verzorg het hoofd en hart:

Emotionele betrokkenheid is net zo belangrijk als informatie als het gaat om het aantrekken van een publiek en het motiveren van luisteraars om te veranderen. Een emotionele reactie verhoogt de tijd en energie die een luisteraar besteedt aan het nadenken over de boodschap. Bovendien worden de beslissingen die logisch worden bereikt, versterkt als de beslissing ook emotioneel lonend is. De nadruk moet liggen op de behoeften van de ontvanger.

3. Delen van activiteit:

Effectieve communicatie is de verantwoordelijkheid van alle personen in de organisatie. Ze kunnen op elk niveau zijn - leidinggevend of niet-leidinggevend. Ze moeten allemaal werken aan een gemeenschappelijk doel. Het betekent dus dat ze allemaal op verschillende manieren een aandeel hebben in het communicatieproces. Daarom wordt managers geadviseerd om, waar nodig, met anderen te overleggen. Een nuttige oefening is om de kopjes 'Voor actie' en 'Voor informatie' te onthouden wanneer er communicatie gepland wordt.

4. Gebruik van symbolen:

Er is herhaaldelijk gezegd dat communicatie wordt uitgevoerd door een wederzijds begrepen reeks symbolen. Dit betekent dat zowel codering als decodering moet worden gedaan met symbolen die bekend zijn bij de afzender en de ontvanger.

Daarom wordt managers, en met name het gespecialiseerde personeel, geadviseerd om het gebruik van hoog technisch jargon of jargon te vermijden dat alleen binnen een strikt beperkte groep wordt begrepen. Ze moeten onthouden dat er buiten hun technische vocabulaire een algemeen begrepen taal is die geen enkel communicatieprobleem veroorzaakt.

5. Focussen op de behoeften van de ontvanger:

Wanneer we communiceren, moeten we rekening houden met de behoeften van de ontvanger van het bericht of de informatie. Het zou onze moeite moeten zijn om te zien dat welke boodschap of informatie we ook verzenden, van waarde moet zijn voor de ontvanger. Dit bewustzijn van onze kant zal hem ontvankelijker maken.

6. Gebruik van feedback:

Een gerenommeerde autoriteit over gedrag van organisaties zegt: "Gebruik feedback". Communicatie is alleen voltooid als het bericht door de ontvanger wordt begrepen. We kunnen nooit weten of hij de boodschap begrepen heeft, tenzij we de feedback krijgen.

Veel communicatieproblemen ontstaan ​​door misverstanden en onnauwkeurigheden. We kunnen deze problemen voorkomen door vragen te stellen, onze brief te beantwoorden en de ontvanger aan te moedigen zijn reactie op de boodschap te geven.

7. Luisteren:

Communicatie kan alleen effectief zijn als de ontvanger aandachtig of anticiperend luistert. Het laat verder zien dat communicatie een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van zowel de verzender als de ontvanger. Participatief luisteren is een essentiële voorwaarde voor effectieve communicatie.

8. Beheersing van emoties:

Het is nogal triest om op te merken dat we niet altijd op een volledig rationele manier communiceren. Onze redenering wordt vaak vertroebeld door negatieve gevoelens of emoties. Het resultaat is dat er allerlei misverstanden naar boven komen als gevolg van door emoties geladen codering van het bericht of een verkeerde interpretatie van het binnenkomende bericht op het niveau van decodering. Daarom adviseren moderne managementexperts ons om zelfcontrole uit te oefenen. Emoties, in het bijzonder negatieve emoties, kunnen eenvoudig de communicatie belemmeren.

9. Beleefdheid van manieren:

In de communicatie beïnvloeden de tone of voice, de taalkeuze en de congruentie of het -logische verband tussen wat er gezegd wordt en hoe het wordt gezegd de reactie van de ontvanger. Daarom worden managers tegenwoordig geadviseerd om autoritarisme te vermijden of met andere woorden om gezag met gratie uit te oefenen. Beleefdheid wekt beleefdheid op en stimuleert participatieve communicatie waarbij mensen op alle niveaus betrokken zijn. Echt effectieve communicatie is gebaseerd op beleefdheid en finesse.

10. Eliminatie van lawaai:

Alle mogelijke inspanningen moeten worden gedaan om het element van ruis te elimineren dat de communicatie tijdens de overdrachtsfase verstoort. Alles wat fout gaat met de geluidsapparatuur of enige storing in de transmissielijn zal de communicatie bederven.

11. Verduidelijking van veronderstellingen:

Geen effectieve communicatie kan gebaseerd zijn op aannames. Alles moet in het werk worden gesteld om aannames te verduidelijken en een duidelijk, positief beeld van de ontvanger van onze boodschap te hebben. Op dezelfde manier moet de ontvanger ook alle veronderstellingen over de afzender wegwerken.

12. Vermijden van dubbelzinnigheden:

Connotaties en dubbelzinnigheden leiden tot semantische problemen. De afzender van het bericht moet voorzichtig zijn om te zien dat de ontvanger niet verder hoeft te gaan dan de tekst van het bericht. Het is daarom raadzaam om expliciete woorden en uitdrukkingen te gebruiken. En woorden met een dubbele betekenis moeten ook worden vermeden.

13. Sociaal-psychologische achtergrond van communicatoren:

Alle effectieve communicators zorgen ervoor de sociaal-psychologische achtergrond van de ontvangers van hun berichten te begrijpen. De gouden regel is 'Eerst begrijpen, dan worden begrepen'.

14. Volledigheid van het bericht:

Een effectief bericht is een compleet bericht. De ontvanger moet niet gissen. Dit kan tot misverstanden leiden. Een compleet bericht bevat alle nodige feiten en cijfers.

15. Beknoptheid van uitdrukking:

Volledigheid betekent niet het opnemen van onnodige details of omleidingen. Een effectieve boodschap is beknopt en helder. Voor dit doel moet de verzender helder zijn en goed gefocust in zijn visie.

16. Cordial Body Language:

Dit punt is vooral belangrijk voor face-to-face mondelinge communicatie. We moeten ervoor zorgen dat we een juiste houding aannemen, waaronder vertrouwen en beleefdheid, oogcontact en, voor zover mogelijk, aangename gebaren. En positieve lichaamstaal is gebaseerd op positieve gevoelens.

17. Commando's Let op:

Door te laten zien hoe relevant de boodschap voor de ontvanger is en hem te laten beseffen wat het nut ervan is door te beseffen dat het compatibel is met de overtuigingen van luisteraars, kan de communicatie effectief zijn. Aandacht is zeer noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle relevante details op een correcte en duidelijke manier worden vermeld.