Essentiële typen van organisatiecommunicatie (met diagram)

Essentiële vormen van organisatiecommunicatie!

A. Communicatie volgens organisatiestructuur:

1. Formele communicatie:

Een dergelijke communicatie is die welke wordt geassocieerd met de formele organisatiestructuur en de officiële status of de positie van de communicator en de ontvanger. Het reist door de formele kanalen officieel erkende posities in het organigram. Formele communicatie is meestal in zwart en wit.

Het is dus een bewuste poging om de stroom van communicatie te regelen om ervoor te zorgen dat informatie soepel, nauwkeurig en tijdig stroomt. Formele communicatie is een bewuste poging om de stroom van communicatie te regelen om ervoor te zorgen dat informatie soepel, nauwkeurig en tijdig verloopt.

We komen de term 'via het juiste kanaal' vaak tegen. Het benadrukt de essentie van het formele kanaal van communicatie. Wanneer de General Manager bijvoorbeeld instructies geeft (vanwege zijn leidinggevende functie in de organisatie), is dit formele communicatie.

De vormen van formele communicatie zijn zoals onder:

(i) afdelingsvergaderingen,

(ii) Conferentie,

(iii) telefoongesprekken,

(iv) Bedrijfsnieuws-bulletins,

(v) Speciale interviews en publicaties en berichten voor speciale doeleinden.

Het belangrijkste voordeel van de formele communicatie is dat de officiële kanalen de routinematige en gestandaardiseerde informatie mogelijk maken zonder veel aandacht van het management te vragen. In essentie kunnen leidinggevenden en managers het grootste deel van hun kostbare tijd besteden aan zaken van het grootste belang.

Maar tegelijkertijd moet de zwakte van formele communicatie niet onleesbaar worden gemaakt. Communicatie via kanaal van commando belemmert sterk een vrije en ononderbroken stroom van informatie.

2. Informele communicatie:

Informele communicatie is ook bekend als 'Grapevine'. Het is vrij van allerlei formaliteiten omdat het wordt gebruikt op informele relaties tussen de partijen, zoals vriendschap, lidmaatschap van dezelfde club of vereniging.

Mensen op uitvoerende niveaus maken ook gebruik van informele communicatie wanneer zij het moeilijk vinden om informatie van de werknemers te verzamelen. Dergelijke communicatie omvat opmerkingen, suggesties enz. Het kan worden overgebracht door een eenvoudige blik, een gebaar, een glimlach of een stilte.

Managers en leidinggevenden zijn ook voorstander van de groei en ontwikkeling van een informeel netwerk van communicatie. Dit proces heeft in feite een zeer nuttig doel bij het verspreiden van bepaalde informatie die, in het algemeen belang van de organisatie, niet via de officiële kanalen kan worden overgedragen.

Afgezien van dat, biedt het ook de hoge en hogere ups een duidelijker inzicht in wat de ondergeschikten denken en voelen. Maar tegelijkertijd zijn de zwakheden van de informele communicatie ook het vermelden waard. Er kan worden vermeld dat dit proces vaak de neiging heeft om vervormde, verkeerd geïnterpreteerde en onnauwkeurige en half-waarheid informatie en feiten door te geven, afhankelijk van de omstandigheden en de boodschap. Maar toch kunnen leidinggevenden en managers de informele communicatie niet afschaffen.

B. Communicatie volgens richting:

1. Neerwaartse communicatie:

Communicatie die van de meerderen naar ondergeschikten gaat, wordt neerwaartse communicatie genoemd. In een organisatiestructuur moeten de leidinggevenden hun bevoegdheden uitoefenen om de gewenste doelstellingen te bereiken, wat inhoudt dat zij kunnen worden betrokken bij het geven van orders, instructies en beleidsrichtlijnen aan de personen op de lagere niveaus. Dit kan neerwaartse communicatie worden genoemd. Bij neerwaartse communicatie wordt een onmiddellijke uitvoering van een taak verwacht.

Katz en Kahn hebben live elementen van neerwaartse communicatie geïdentificeerd:

1. Specifieke taakrichtlijnen; Opdracht instructies.

2. Informatie bedoeld om begrip van de taak en de relatie met andere organisatorische taken te produceren; taak grondgedachte.

3. Informatie over organisatorische procedures en werkwijzen.

4. Feedback aan de ondergeschikte over zijn prestaties.

5. Informatie met een ideologisch karakter om een ​​gevoel van missie in te prenten, indoctrinatie van doelen.

Communicatie van superieur naar ondergeschikt kan zowel face-to-face zijn als via geschreven memo's, bestellingen, functieomschrijvingen etc.

2. opwaartse communicatie:

In een opwaartse communicatie wordt van de personen van het lagere niveau verwacht dat ze communiceren met degenen die erboven staan. Het is precies het omgekeerde van neerwaartse communicatie. Dit soort communicatie omvat reacties en suggesties van werknemers, hun grieven, enz. Inhoud van opwaartse communicatie zijn rapporten, reacties, suggestieverklaringen en voorstellen die voorbereid zijn op de onderwerping aan de baas.

Opwaartse communicatie kan worden onderverdeeld in vier categorieën op basis van wat de medewerker zegt:

(i) over zichzelf, zijn prestaties en problemen,

(ii) over anderen en hun problemen,

(iii) over het beleid en de werkwijzen van organisaties, en

(iv) over wat er moet worden gedaan en hoe het kan worden gedaan.

De belangrijkste kenmerken van opwaartse communicatie zijn:

(1) het wordt gecondenseerd en samengevat als het door verschillende niveaus in de hiërarchie gaat. Het geeft feedback over de mate van effectiviteit van neerwaartse communicatie. Deze feedback wordt gebruikt voor het verbeteren van de communicatie-effectiviteit.

(2) Het biedt het management informatie over de standpunten, reacties, attitudes, gevoelens en moraal van medewerkers.

(3) Het biedt controlemiddelen.

(4) Tot slot geeft het informatie en datum voor de besluitvorming.

Opwaartse communicatie kan vervormd raken door de aard van superieure ondergeschikte relaties. Het is onwaarschijnlijk dat een medewerker informatie geeft die nadelig kan zijn voor hem. Bovendien kan hij verkeerde informatie doorgeven om indruk te maken op zijn meerderen. Het stroomt door vele media, zoals de commandostructuur, ideeënbussen, persoonlijke contacten, houding- en moraalonderzoek, klachtenprocedure, privélijnen, vakbonden, enz.

3. Horizontale communicatie:

Wanneer de communicatie plaatsvindt tussen twee of meer personen die ondergeschikte zijn van dezelfde persoon of degenen die op hetzelfde organisatieniveau werken, staat de communicatie bekend als horizontale (laterale) communicatie.

De communicatie tussen functionele managers of ondergeschikten die onder één baas werken, de communicatie tussen managers van verschillende fabrieken, zijn de voorbeelden van dergelijke communicatie. Horizontale communicatie kan zowel mondeling als schriftelijk zijn.

Horizontale communicatie voldoet aan de behoeften van mensen om van hun eigen leeftijdsgenoten te weten zonder rekening te houden met andere niveaus in de organisatie. Het is erg moeilijk voor een organisatie om efficiënt te functioneren zonder dergelijke horizontale communicatiestromen. Hoewel het formele organisatieontwerp niet voorziet in dergelijke communicatiestromen, is het nodig voor de coördinatie en integratie van diverse organisatorische functies.

Omdat organisatorische horizontale communicatie gewoonlijk niet bestaat bij facilitering, wordt het overgelaten aan individuele managers. Peer-to-peer communicatie die nodig is voor coördinatie en kan ook zorgen voor maatschappelijke behoeftebevrediging.

C. Volgens Way of Expression:

1. Mondelinge of verbale communicatie:

Mondelinge communicatie is een directe communicatie tussen twee personen. In mondelinge communicatie wisselen zowel de partijen, dwz verzender en ontvanger, hun ideeën uit door middel van mondelinge woorden, hetzij in een face-to-face gesprek, hetzij door een mechanisch of elektrisch apparaat zoals telefoon, teleconferentie enz. Wanneer het van aangezicht tot aangezicht is, kan de persoon die communiceert vragen stellen of verklaringen of soms wanneer de communicatie niet goed wordt begrepen, kan hij de betekenis verduidelijken.

Mondelinge communicatie is in het algemeen mogelijk wanneer er ofwel een direct contact of een bericht dat moet worden overgebracht niet van permanente aard is. Vergaderingen en conferenties, lezingen en interviews zijn andere media van dergelijke communicatie.

Mondelinge communicatie geniet bepaalde voordelen van communicatie die als volgt kan worden opgesomd:

(i) Mondelinge communicatie heeft het duidelijke voordeel dat het snel en snel is. Het biedt zowel de zender als de ontvanger van het bericht de mogelijkheid om direct te reageren.

(ii) Mondelinge communicatie vergemakkelijkt nauw contact en bevordert aldus wederzijdse uitwisseling van ideeën, feiten, begrip en samenwerking.

(iii) Mondelinge communicatie door middel van direct contact prikkelt ongetwijfeld in de ondergeschikten een gevoel van eigenbelang dat op zijn beurt als een motiverende factor fungeert.

(iv) Mondelinge communicatie stelt de overste verder in staat om een ​​snelle beoordeling te maken van de actie en reactie van ondergeschikte op elk verzonden bericht. Dit helpt de overste uiteraard om conflicten te minimaliseren en af ​​te wenden, om plannen en programma's opnieuw in te richten op basis van de behoefte aan tijd en omstandigheden.

(v) De persoonlijkheid van de communicator wordt gebruikt in het communicatieproces. Dit heeft een goed effect op de ondergeschikten en zij begrijpen de communicatie goed.

(vi) Het kan een vriendelijke en coöperatieve teamgeest brengen.

Hieronder volgen echter de nadelen van de mondelinge communicatie:

(i) De mogelijkheid bestaat dat de gesproken woorden niet duidelijk worden begrepen of begrepen.

(ii) Het is niet goed voor langdurige communicatie.

(iii) Het vereist de kunst om nauwkeurig en adequaat uit te drukken en met nadruk naar anderen te luisteren.

(iv) Het is ontoereikend wanneer specifieke uitvoering van beleid en regels nodig is.

(v) De onervaren ondergeschikten volgen niet de gezichtsuitdrukkingen en de toon van de stem van de manager.

2. Schriftelijke mededeling:

Wanneer de communicatie wordt gereduceerd tot zwart en wit (schrijven), wordt dit geschreven communicatie genoemd. Dit omvat geschreven woorden, grafieken, diagrammen, afbeeldingen, etc. Schriftelijke communicatie wordt op grote schaal gebruikt in organisaties.

Soms is deze vorm van communicatie onmisbaar, zoals in het geval van regels, bestellingen, schema's of beleidsaangelegenheden enz. De circulaires, tijdschriften, notities en handleidingen zijn enkele veel voorkomende vormen van schriftelijke communicatie.

Uit algemene opmerkingen kan worden beweerd dat in alle soorten organisaties zowel mondelinge als schriftelijke communicatie in de praktijk is. Welk formulier moet worden gebruikt en toegepast? Veel hangt af van de boodschap, het belang ervan voor de ontvanger en de implicatie voor functionele aspecten van de organisatie.

De volgende lijst bevat enkele veel gebruikte vormen van communicatie in verschillende richtingen: