Effectieve bedrijfscommunicatie: principes, 7C's en voordelen

Lees dit artikel voor meer informatie over effectieve communicatie. Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. Principes van effectieve zakelijke communicatie 2. Zeven C's in effectieve communicatie 3. Voordelen van effectieve communicatie.

Principes van effectieve zakelijke communicatie:

Bedrijfscommunicatie is een dynamisch en complex proces.

Om dit proces effectief te maken en de bedrijfsdoelen te bereiken, moeten we rekening houden met het volgende:

A. The Views of Chester I. Barnard:

Volgens Chester I. Barnard moet zakelijke communicatie, om effectief te zijn, een boodschap hebben die is:

ik. Begrijpelijk voor de ontvanger;

ii. Verenigbaar met de belangen van de betrokken personen;

iii. Relevant voor de doelstellingen van de organisatie; en

iv. Fysiek en psychologisch levensvatbaar.

B. Tien geboden van de American Management Association:

De American Management Association heeft de volgende tien essentiële vereisten voor effectieve zakelijke communicatie voorgeschreven:

ik. Maak een duidelijk beeld van de informatie vóór de communicatie;

ii. Bepaal het doel, het doel of het doel van communicatie;

iii. Creëer fysieke en psychologische omgeving voor communicatie;

iv. Maak plan voor communicatie door middel van overleg;

v. Selecteer het onderwerp van communicatie op de juiste manier;

vi. Laat de ontvanger de waarde van het bericht beseffen;

vii. Follow-up van de communicatie;

viii. Heb een duidelijk idee van het belang van communicatie;

ix. Handelen in overeenstemming met communicatie;

X. Luister goed.

C. Algemene principes voor effectieve bedrijfscommunicatie:

De algemene principes voor effectieve zakelijke communicatie kunnen als volgt worden geschetst:

1. Duidelijkheid:

Het communicatieproces om het doel te dienen, moet zorgen voor een heldere communicatie. Een zakelijke communicatie heeft duidelijkheid wanneer deze wordt uitgedrukt in een taal en wordt verzonden op een manier die door de ontvanger zal worden begrepen.

Het basisdoel van communicatie is om twee geesten bij elkaar te brengen, en dit kan alleen mogelijk zijn als de ontvanger op dezelfde manier de ontvanger begrijpt. De communicatie moet dus duidelijk en eenvoudig zijn in een begrijpelijke taal.

2. Geschiktheid:

Het doel van communicatie is om een ​​optimale informatiestroom te garanderen. Het zou voldoende moeten zijn om het veld te bestrijken. Het communicatieproces moet ervoor zorgen dat alle berichten die de verschillende personen in de organisatie nodig hebben in verband met de effectieve uitvoering van hun officiële taken naar hen toe moeten stromen en verder dat deze stroom met betrekking tot verschillende soorten berichten moet voldoende zijn.

3. Let op:

Het bericht moet, wanneer het ontvangen wordt, naar behoren begrepen worden in de betekenis en inhoud met volledige aandacht. Ondanks de duidelijkheid van de uitdrukking, kan de goed gecomponeerde boodschap erg moeilijk lijken en daarom als zodanig misschien niet worden begrepen vanwege onze halfslachtige aandacht.

De volledige aandacht en concentratie van de ontvanger ten opzichte van de boodschap luisteren of lezen moet daarom worden beschouwd als essentieel voor een goed begrip van de gecommuniceerde boodschap. Als het bericht door de ontvangers wordt erkend en begrepen, zal de communicator zich zeer bemoedigd voelen in zijn inspanningen.

4. Timing:

Het nut van elk bericht voor de ontvanger wordt duidelijk beïnvloed door zijn tijdigheid. Het communicatieproces moet er daarom niet alleen voor zorgen dat het bericht de ontvanger bereikt, maar ook dat het de ontvanger bereikt wanneer hij het nodig heeft. Het is mogelijk dat iemand enige tijd nodig heeft om een ​​informatie samen te stellen met gevarieerde en complexe inhoud.

Er moet een geschikte tijdspanne worden toegestaan ​​om de urgentie en de tijdseis van de informatie in aanmerking te nemen.

5. Integriteit:

Dit principe vereist dat de zakelijke communicatie de organisatiestructuur en doelstellingen moet ondersteunen. Een communicatie is een middel en een hulpmiddel voor het beveiligen en onderhouden van samenwerking tussen de meerderen en ondergeschikten die nodig zijn om de ondernemingsdoelstellingen te bereiken.

Met het oog hierop moet ook bijzondere aandacht worden besteed aan de positie van de ondergeschikte managers die de centra van communicatie zijn. Ze moeten steun en aanmoediging hebben om hun posities en status te gebruiken. Topmanagers vergeten dit vaak en communiceren berichten door deze ondergeschikte managers te passeren in een poging om rechtstreeks contact op te nemen met de medewerkers voor wie de communicatie bedoeld is.

Deze procedure kan niet de voorkeur genieten van de ondergeschikte managers die belangrijke functies bekleden met een definitieve status. Daarom moet een communicatie van boven naar beneden door elke fase van lijnautoriteit gaan.

6. Strategisch gebruik van informele organisatie:

Informele organisatie komt voort uit de behoefte aan het verzenden van informatie. Het gaat verder met of zonder de goedkeuring van de managers en kan constructieve of destructieve doeleinden hebben. Het is dus de plicht van een manager om het constructief te gebruiken als communicatiemiddel.

Wanneer de informele organisatie spontaan groeit, is het niet aan te raden het te onderwerpen of uit te roeien. Het moet niet ook worden genegeerd, maar moet worden gebruikt voor het verzenden en ontvangen van communicatie om die van formele organisatie aan te vullen.

Dit zal zorgen voor goede coördinatie en ondernemende inspanningen. Bovendien kan de boodschap die formeel tussen de meerdere en de ondergeschikte vloeit, ontoereikend en onbetrouwbaar lijken in het snel omgaan met goed begrip. In een dergelijke situatie is strategisch gebruik van informele organisaties leidend voor het communicatieproces.

7. Evenwicht tussen aanpasbaarheid en uniformiteit:

De goede werking van een organisatie is gedeeltelijk afhankelijk van uniformiteit. Maar aanpassingsvermogen moet worden gebruikt wanneer verschillende situaties en individuen betrokken zijn. Orders en rapporten kunnen worden gecommuniceerd via de systemen die mogelijkheden bieden voor aanpassing aan specifieke situaties.

8. Rente en acceptatie:

Het doel van een zakelijke communicatie is om een ​​positieve reactie te krijgen. De persoon die wordt gecommuniceerd, moet in het bericht geïnteresseerd zijn en het accepteren. Neerwaartse communicatie is effectiever als het moreel goed is en opwaartse communicatie doorkomt wanneer de leidinggevende een goede luisteraar is.

Bij het toepassen van de communicatieprincipes moet eraan worden herinnerd dat ze zelden kunnen worden afgedwongen. Dus, vrijwillige acceptatie van deze principes door alle leden van de organisatie moet worden berecht.

9. Hoffelijkheid:

Hoffelijkheid moet ten koste van alles worden gehandhaafd in elke communicatie. Vooral in zakelijke communicatie is hoffelijkheid een teken van een goede organisatie. Gebruik van beleefde taal, excuses voor een vergissing, bedanken voor een gunst, een brief onverwijld beantwoorden, enz. Zijn enkele van de voorbeelden van beleefdheid in zakelijke communicatie.

10. Beknoptheid:

Zakelijke communicatie, om effectief te zijn, moet bondig zijn. Alleen noodzakelijke feiten moeten worden vermeld om herhaling te voorkomen.

11. Kanaal:

Gebruik van het directe en kortste kanaal bespaart het onderwerp van de communicatie tegen vervorming. Voorzichtigheid is hierbij geboden.

12. Feedback:

Een communicatie is voltooid wanneer feedback van de ontvanger wordt ontvangen. Het uiteindelijke doel van communicatie wordt bereikt door dit principe.

13. Tweerichtingscommunicatie:

Eenrichtingsverkeer is niet wenselijk. Het kan het doel van zakelijke communicatie niet vervullen. Zowel de zender als de ontvanger moeten met elkaar communiceren. Het helpt het feedbackproces.

Zeven C's in effectieve communicatie :

Een communicatie om effectief te zijn vereist de volgende zeven C's:

1. Volledigheid:

De eerste criteria voor een effectieve communicatie zijn de volledigheid ervan. Het bericht of de context van de communicatie moet alle feiten bevatten die nodig zijn voor een juiste reactie van de ontvanger. Een complete communicatie verduidelijkt alle mogelijke vragen en helpt bij het nemen van de juiste beslissing.

2. Beknoptheid:

Het onderwerp van de communicatie moet kort en kort van aard zijn. In een communicatie hoeft geen onnodige uitwerking te worden gemaakt. Woorden die in een communicatie worden gebruikt, moeten geschikt zijn en uitdrukkingen moeten precies zijn. Herhaling moet worden vermeden. Kort bericht bespaart tijd van zowel de zender als de ontvanger.

3. Overweging:

Bij het maken van communicatie moet de afzender rekening houden met de sociale en culturele achtergrond, het onderwijs, de leeftijd, emoties, enz. Van de ontvanger en de taal aanpassen, de houding wijzigen en dienovereenkomstig handelen.

4. Concreetheid:

Concrete communicatie verwijst naar de uitwisseling van specifieke, definitieve en exacte informatie in plaats van vage en algemene informatie. Het is overtuigend en acceptabel voor de ontvanger omdat er geen onduidelijkheid in zit.

5. Hoffelijkheid:

Een beleefde benadering moet aanwezig zijn in een effectieve communicatie. De afzender van het bericht moet alert zijn met betrekking tot waardigheid, respect en eer van de ontvanger. Zorg ervoor dat de communicatie de ontvanger op geen enkele manier beschadigt, beschadigt, kleineert of irriteert. De afzender wordt ook gerespecteerd als eer eer oplevert.

6. Duidelijkheid:

Duidelijkheid moet worden gehandhaafd in de communicatie. Het idee in het bericht moet duidelijk worden weergegeven. Er zal geen verwarring bestaan ​​over de betekenis van de boodschap. De afzender en de ontvanger van het bericht zullen dit op dezelfde manier begrijpen.

7. Juistheid:

Effectieve communicatie moet correct zijn in spelling, constructie van zin en taalgebruik. Grammaticale fouten moeten worden vermeden. Woordenboek, geautomatiseerde spellingcontrole, etc. kunnen worden gebruikt om het bericht foutloos te maken. Een herziening van de tekst is nodig om onvoorzichtige omissies te voorkomen. Een correcte boodschap creëert een goede impact op de ontvanger en vergroot het prestige van de afzender.

Voordelen van effectieve communicatie:

Communicatie is een proces van uitwisseling van informatie, feiten, ideeën, gedachten, meningen tussen twee of meer personen of een groep personen. Wanneer de communicatie duidelijk, compleet, beknopt, correct en volledig begrepen is door de ontvanger, staat deze bekend als 'Effectief - Communicatie'. Als de communicatie vaag, onvolledig, incorrect en moeilijk te begrijpen is, kan deze worden aangeduid als 'niet-effectieve communicatie'.

Ondoeltreffende communicatie levert geen goed resultaat op; integendeel, het is de voedingsbodem van misverstanden, wantrouwen, vijandigheid, conflicten en chaos. In een bedrijfsorganisatie is effectieve communicatie van het grootste belang omdat het helpt bij de besluitvorming, de werkstroom versnelt, de productiviteit verhoogt, de zakelijke relatie sterk maakt, de klanttevredenheid verhoogt en veel andere problemen oplost.

De voordelen van effectieve zakelijke communicatie zijn:

1. Helpt bij het nemen van beslissingen:

Een beslissing, om juist en passend te zijn, moet gebaseerd zijn op adequate en juiste informatie die alleen effectieve communicatie kan samenbrengen.

2. Versnelt werkstroom:

Werkstroom wordt niet belemmerd als bestellingen, instructies, suggesties, etc. correct en tijdig worden gecommuniceerd.

3. Verhoogt de productiviteit:

Effectieve communicatie stelt het team van werknemers in staat zich te concentreren op hun respectievelijke taken en verwarring uit hun hoofd te halen. Het verhoogt hun vermogen, efficiëntie en kwaliteit van de prestaties, wat uiteindelijk leidt tot een hogere productiviteit.

4. Verbetert de jobtevredenheid:

Effectieve communicatie tussen de werknemers en de supervisor op een werkplek kan de werkvreugde aan beide uiteinden verhogen. De medewerkers denken dat ze essentieel zijn voor de organisatie en aan de andere kant voelt de supervisor zich ook tevreden dat zijn orders door de medewerkers worden uitgevoerd.

Wanneer de werknemers duidelijk weten wat te doen, wanneer te doen en over de beloning van hun prestaties, kunnen zij hun werk efficiënt uitvoeren. Ze blijven tevreden en loyaal aan hun hogere autoriteit.

5. Bespaart tijd en geld:

Als een communicatie niet goed wordt begrepen, is verder overleg nodig om duidelijkheid te scheppen over extra tijd en geld. Effectieve communicatie bespaart tijd en geld door meerdere communicatie te voorkomen. Selectie van geschikte communicatiemiddelen uit verschillende methoden (bijv. Telefoon, mobiele telefoon, e-mail, fax, brief, face-to-face gesprek, enz.) Per eis kan zowel tijd als geld besparen.

6. Promotie-activiteit stimuleren:

Goederen en diensten worden ter kennis van de consument gebracht door middel van communicatie- en promotieactiviteiten (bijv. Advertenties, gebruik van verschillende media, enz.) Zijn hierdoor effectief.

7. maakt zakelijke relatie sterk:

Vruchtbare communicatie met externe personen en organisaties (bijv. Schuldeisers, banken, verzekeringsmaatschappijen, managers in co-ondernemingen, enz.) Maakt een gezonde relatie met alle betrokkenen.

8. Verbetert professionele afbeelding:

De manier waarop een organisatie communiceert giet op indruk van zijn efficiëntie op de communicatie. Goede communicatie betekent een goede en professioneel efficiënte organisatie.

9. Verhoogt de klanttevredenheid:

De tevredenheid van klanten is een essentieel aspect van overweging voor een bedrijfsorganisatie. Het bestaan ​​en de groei van een bedrijf hangt er grotendeels van af. Effectieve communicatie is nodig om het vertrouwen van de klanten te krijgen. Het verduidelijkt alle vragen (met betrekking tot producten, diensten, beschikbaarheid, prijzen, kwaliteit, variëteit, enz.) Van de klanten en maakt ze tevreden en tevreden.

10. Lost verschillende problemen op:

Ontelbare problemen (bijv. Roddels, geruchten, conflicten, wantrouwen onder de werknemers, managers, enz.) Duiken op bij een bedrijfsorganisatie als gevolg van slechte communicatie of geen communicatie. Effectieve communicatie kan de problemen gemakkelijk oplossen. Het legt een link tussen de managers en de werknemers. De relatie tussen hen wordt versoepeld en verschillende problemen en grieven worden verwijderd.