Costing System: kenmerken, installatie en moeilijkheden
Lees dit artikel om meer te weten te komen over de kenmerken van een ideaal calculatiesysteem, de installatie, problemen en stappen om dit te verhelpen.
Kenmerken van een ideaal calculatiesysteem:
Een ideaal kostensysteem is dat wat de doelstellingen van een calculatiesysteem bereikt en alle voordelen van de kosten voor het bedrijf met zich meebrengt. Hieronder volgen de belangrijkste kenmerken die een ideaal systeem van kosten zou moeten bezitten of de punten waarmee rekening moet worden gehouden voordat een kostensysteem wordt geïnstalleerd.
(i) Geschiktheid voor het bedrijf:
Een calculatiesysteem moet op maat gemaakt en praktisch zijn en moet worden ontworpen op basis van de aard, voorwaarden, vereisten en omvang van het bedrijf. Elk systeem dat ten dienste staat van het bedrijf en dat de nodige informatie levert om het bedrijf efficiënt te runnen, is een ideaal systeem.
(ii) Eenvoud:
Het kostensysteem moet eenvoudig en duidelijk zijn, zodat het gemakkelijk begrepen kan worden, zelfs door een persoon met een gemiddelde intelligentie. De feiten, cijfers en andere informatie die door kostenadministratie wordt verstrekt, moeten op het juiste moment in de juiste vorm aan de juiste persoon worden gepresenteerd om deze zinvoller te maken.
(iii) Flexibiliteit:
Het kostensysteem moet flexibel zijn, zodat het kan worden aangepast aan veranderde omstandigheden en omstandigheden. Het systeem zonder dergelijke flexibiliteit zal achterhaald zijn vanwege de snelle veranderingen in het bedrijfsleven en de industrie. Het systeem moet dus het vermogen tot uitzetting of inkrimping hebben zonder veel verandering.
(iv) Economisch:
Een calculatiesysteem is vergelijkbaar met andere economische goederen. Het kost geld net als economische goederen. Als het systeem te duur is, kan het management niet bereid zijn om te betalen omdat kopers niet bereid zijn te betalen voor de goederen als deze duur zijn in vergelijking met hun nut. Een calculatiesysteem mag niet duur zijn en moet worden aangepast aan de financiële capaciteit van het bedrijf.
De voordelen die aan het systeem worden ontleend, moeten meer zijn dan de kosten, aangezien het management bereid zal zijn om het systeem te installeren wanneer de verwachte verwachte voordelen de verwachte kosten te boven gaan. Kortom, het systeem moet economisch zijn, rekening houdend met de vereisten van het bedrijf. De kosten voor het installeren en bedienen van het systeem moeten de resultaten rechtvaardigen.
(v) Vergelijkbaarheid:
Het kostensysteem moet zodanig zijn dat het feiten en cijfers kan bevatten die het management nodig heeft voor het evalueren van de prestaties door het te vergelijken met de cijfers uit het verleden of cijfers van andere bedrijven of de sector als geheel of een andere afdeling van hetzelfde concern.
(vi) Mogelijkheid om informatie te presenteren op de gewenste tijd:
Het systeem moet nauwkeurige en tijdige informatie verschaffen, zodat het voor het management nuttig kan zijn om beslissingen te nemen en passende maatregelen te nemen met het oog op kostenbeheersing.
(vii) Noodzakelijke samenwerking en participatie van leidinggevenden uit verschillende afdelingen van het concern is essentieel voor de ontwikkeling van een goed systeem van kostenadministratie. Bovendien moet het management vertrouwen hebben in het kostensysteem en ook een helpende hand bieden voor de ontwikkeling en het succes ervan.
(viii) Het kostensysteem mag het nut niet opofferen door het invoeren van zorgvuldige en onnodige details.
(ix) Een zorgvuldig gefaseerd programma moet worden voorbereid door gebruik te maken van netwerkanalyse voor de invoering van het systeem.
(x) Minimale veranderingen in de bestaande set-up:
Het bestaande systeem van delegatie en verdeling van autoriteit en verantwoordelijkheid mag niet worden verstoord door het kostensysteem. Voor zover mogelijk moet het systeem zodanig zijn dat het de bestaande organisatorische opzet het minst verstoort.
(xi) Uniformiteit van formulieren:
Alle vormen en proforma's enz. Die voor het systeem nodig zijn, moeten uniform van formaat en van dezelfde kwaliteit zijn als papier. Een hogere efficiëntie kan worden verkregen door de kleur van het papier te gebruiken om verschillende vormen te onderscheiden. Gedrukte formulieren moeten instructies bevatten met betrekking tot het gebruik en de verwijdering ervan. Formulieren moeten geschikt zijn ontworpen voor het verzamelen en verspreiden van kostengegevens.
(xii) Minimaal administratief werk:
Het invullen van de formulieren door voormannen en werknemers moet zo weinig mogelijk administratief werk omvatten, aangezien de meeste werknemers niet goed zijn opgeleid. Om betrouwbare statistieken te garanderen, moet elke originele invoer worden ondersteund door de handtekeningen van een onderzoeker.
(xiii) Efficiënt systeem voor materiële controle:
Er moet een efficiënt systeem van winkels en voorraadbeheer zijn, omdat materialen meestal een groter deel van de totale kosten uitmaken. Een goede methode om materiaal dat wordt uitgegeven aan de productie te waarderen, moet worden gevolgd.
(xiv) Adequate loonprocedure:
Er moet een welomschreven loonprocedure zijn voor het registreren van de tijdsbesteding van werknemers op verschillende banen, voor het opstellen van de loonfiches en voor de betaling van lonen. Zo zal de invoering van een goed gedefinieerd loonstelsel de kosten van arbeid helpen beheersen.
(xv) Departementalisering van uitgaven:
Een goed plan moet worden opgesteld voor het verzamelen, toewijzen, verdelen en absorberen van overheadkosten om de kosten nauwkeurig vast te stellen.
(xvi) Afstemming van kostenrekeningen en financiële rekeningen:
Indien mogelijk moeten de kostenrekeningen en financiële rekeningen worden gekoppeld aan één integraal boekhoudsysteem. Als dit niet mogelijk is, moeten de systemen zo worden ontworpen dat de twee reeksen rekeningen in staat zijn tot eenvoudige afstemming.
(xvii) Externe factoren:
De installatie van een calculatiesysteem is hoofdzakelijk afhankelijk van interne factoren van een bedrijf, maar externe factoren kunnen ook de structuur van het systeem beïnvloeden. Kostenregistratieregels die van toepassing zijn op bepaalde industrieën, zoals aangemeld door de centrale overheid, vereisen bijvoorbeeld dat bepaalde kosteninformatie wordt ontwikkeld en in de boekhouding wordt opgenomen. Daarom moet een ideaal systeem van kostenbeheer zorgen voor zowel interne als externe factoren.
(xviii) Taken en verantwoordelijkheden van de kostenadministrateur:
In een goed systeem van kostenberekening moeten de taken en verantwoordelijkheden van de kostenaccountant duidelijk worden omschreven. De kostenaccountant moet toegang hebben tot alle werken en afdelingen.
Tot slot, het belangrijkste criterium voor een ideaal kostensysteem is: hoe goed helpt het bij het bereiken van managementdoelen in verhouding tot de kosten ervan?
Installatie van een kostend systeem:
De fundamentele factoren die een kostenaccountant moet overwegen bij het introduceren van een kostenberekeningsysteem zijn:
(i) De bestaande organisatie moet zo min mogelijk worden gestoord.
(ii) Er moet een geleidelijke en soepele invoering van het systeem zijn.
(iii) Hoewel overmatige uitwerking van gegevens vermeden moet worden, zou het een valse economie zijn om essentiële zaken uit te wissen en de efficiëntie te verminderen.
Stappen voor installatie:
Hieronder worden de stappen beschreven die moeten worden genomen bij het installeren van een calculatiesysteem:
1. Doel te bereiken via het calculatiesysteem:
Het kostensysteem zal eenvoudig zijn als het doel alleen is om de kosten te bepalen, maar het moet uitgebreider zijn als het doel is om informatie te hebben die het management helpt om controle uit te oefenen en beslissingen te nemen.
2. Bestuderen van de bestaande organisatie en routine:
In dit verband zijn de volgende punten van aandacht: de aard van het bedrijf en de verrichte werkzaamheden of processen, de omvang van de verantwoordelijkheid en het gezag van de verschillende functionarissen, de lay-out van de fabriek, met name de productieafdelingen; de methoden om om te gaan met verspilling van materialen, het systeem van tijdregistratie en de methoden voor het berekenen en betalen van lonen, het systeem van het afgeven van orders voor productie naar de fabriek en het bedrag van vaste, semi-variabele en variabele overheadkosten.
3. De structuur van kostenrekeningen bepalen:
Welk systeem van kostenberekening is geschikt en de mate van vereiste details kan worden bepaald na een grondige studie van het productieproces en hun ondersteunende diensten. De structuur van kostenrekeningen moet de natuurlijke productielijn volgen; de volgorde kan eenvoudig, analytisch of synthetisch zijn. Het ontwerp van het systeem moet zodanig zijn dat er een geleidelijke opbouw van de kosten is in elke belangrijke productiefase naarmate het product verder wordt voltooid.
4. Bepaling van de kostenpercentages:
Dit houdt een grondige studie van de fabrieksomstandigheden in en er moeten beslissingen worden genomen over de indeling van de kosten in directe en indirecte, groepering van indirecte kosten in de productie, verkoop, administratie, enz., Behandeling van allerlei soorten afval, methoden van prijsstelling, methoden van het recupereren van overheadkosten en het berekenen van overheadtarieven. Er moet een volledige kostenberekeningscode worden opgesteld, zodat de uitgaven snel op kantoor kunnen worden ingedeeld wat betreft bron en oorzaak.
5. Introductie van het systeem:
Van geen enkel kostend systeem mag worden verwacht dat het effectief functioneert, tenzij medewerking van alle functionarissen kan worden verkregen. Voordat het systeem in werking treedt, moeten de implicaties van het systeem aan iedereen worden uitgelegd, zodat aan hen de voordelen worden geïnventariseerd die voor elk bedrijf en voor het bedrijf als geheel zullen toekomen.
Echter, het systeem is voltooid, het zou alleen in etappes moeten worden geïntroduceerd en de bestaande routines en werkwijzen zouden moeten worden gebruikt, tenzij er goede redenen zijn om ze te vervangen. Er zou bijvoorbeeld een begin kunnen worden gemaakt met de winkels door de juiste rekeningen van kwitanties en uitgiften in te voeren, bin-kaarten te openen, grootboeken van winkels op te slaan enz.
6. Het kostenkantoor organiseren:
Het is altijd beter dat het kostenkantoor zich naast de fabriek bevindt, zodat vertraging bij het routeren van documenten of bij het opheffen van discrepanties en twijfels wordt voorkomen. Het kostend personeel moet toegang hebben tot de werken om zijn taken naar behoren te kunnen uitvoeren.
De omvang van het personeel zou afhangen van de hoeveelheid werk. Een kostenorganisatie is het bestaan niet waard als ze geen cijfers met snelheid en nauwkeurigheid kan presenteren en eenvoud in de presentatie van resultaten kan waarnemen.
De taken van cost office vallen in de volgende gebieden:
(i) Slaat rekeningen op:
Het boeken van materiaalontvangsten en het opslaan van problemen in de grootboeken van winkels, het opstellen van samenvattingen van materialen.
(ii) Arbeidsboekhouding:
Evaluatie van tijdfiches, opdrachtkaarten enz., Opstellen van samenvattingen van arbeid. In sommige gevallen voorbereiding van daadwerkelijke loonrollen.
(iii) Kostenrekeningen:
Plaatsing van alle kostenrekeningen, ongeacht of het nu om taak-, proces- of serviceaccounts gaat.
(iv) Kostenbeheersing:
Boekingscontrolerekeningen boeken van gegevens die zijn verstrekt uit secties (i) tot (ii) hierboven.
Voorbereiding van speciale statistische en andere informatie voor het management voor het uitvoeren van speciaal onderzoek en het opstellen van periodieke handelsverklaringen.
7. Relatie van kostenkantoor met andere afdelingen:
De kostenafdeling moet onafhankelijk functioneren, de kostenaccountant wordt rechtstreeks verantwoordelijk gesteld aan de General Manager of Managing Director. Het calculatiesysteem moet zodanig zijn ontworpen dat het management op alle niveaus wordt bediend.
De kostenaccountant moet daarom zijn hele systeem van records en rapporten enz. Ontwerpen, met dit doel voor ogen. Hij moet de problemen kennen en begrijpen die zich voordoen tijdens het productieproces en ze proberen te vertalen in financiële implicaties, zodat een juiste beslissing kan worden genomen.
8. Autoriteit en verantwoordelijkheid:
Autoriteit en verantwoordelijkheid moeten duidelijk worden omschreven als het calculatiesysteem succesvol moet zijn. Er mag geen dubbelzinnigheid zijn, alles moet duidelijk zijn.
Kortom, een kostenstelsel moet worden geperfectioneerd op een manier die het mogelijk maakt om de verkoopkosten te berekenen; middelen verschaffen voor het waarderen van voorraden; hulp bij de controle en het beheer van een bedrijf, het meten van de efficiëntie van mannen, materialen en machines, identificeren van afval verzameld door kostencodes om zo de weg vrij te maken voor kostenreductie, een vergelijking tussen bedrijven mogelijk te maken, gegevens te verstrekken voor prijsstelling en beleidsbeslissing en vormen een basis voor de voorbereiding van verschillende analytische rapporten.
Praktische problemen bij het installeren van een kostensysteem:
Praktische problemen, naast technische kostenproblemen waarmee een kostenaccountant te maken krijgt bij het installeren van een calculatiesysteem, zijn:
1. Gebrek aan ondersteuning van het topmanagement:
In de meeste gevallen wordt het kostenberekeningssysteem ingevoerd zonder de steun van het topmanagement in alle functionele gebieden. Zelfs een directeur of voorzitter introduceert dit systeem vaak zonder de afdelingshoofden te raadplegen. De afdelingsmanagers beschouwen het als een inmenging in hun werk door personen die bij een calculatiesysteem betrokken zijn. Aldus creëert het angst in de geest van de afdelingsmanagers terwijl zij het systeem behandelen als een middel om hun activiteiten te controleren.
2. Verzet van de bestaande boekhoudstaf:
Telkens wanneer een nieuw systeem wordt geïntroduceerd, is resistentie natuurlijk, omdat de bestaande medewerkers van mening kunnen zijn dat ze hun belang verliezen en mogelijk niet zeker zijn van hun positie in de organisatie.
3. Niet-samenwerking op andere niveaus van organisatie:
De voormannen, supervisors en andere personeelsleden kunnen ook aanstoot nemen aan het extra papierwerk dat kan ontstaan als gevolg van de invoering van een calculatiesysteem en mogen niet samenwerken met andere afdelingen bij het verstrekken van de informatie die absoluut noodzakelijk is voor een vlotte en efficiënte werking van elk boekhoudsysteem .
4. tekort aan opgeleid personeel:
Er is mogelijk een tekort aan kostenboekhouders om het werk van kostenanalyse, kostenbeheersing en kostenreductie aan te kunnen. Het werk van de kostenafdeling kan niet worden afgehandeld zonder de beschikbaarheid van geschoold personeel.
5. Zware kosten van het gebruik van het systeem:
De kosten van het bedienen van een systeem kunnen zwaar zijn, tenzij het calculatiesysteem speciaal is ontworpen volgens de vereisten van elk afzonderlijk geval. Het systeem kan mogelijk informatie verschaffen die vereist is voor alle managementniveaus. Dit kan extra papierwerk met zich meebrengen. Aldus zullen de bedrijfskosten van het systeem zwaar zijn.
Stappen om praktische moeilijkheden te overwinnen:
Om de bovenstaande problemen te overwinnen, worden de volgende stappen voorgesteld:
1. Ondersteuning door het topmanagement:
Vóór de installatie of de werking van een calculatiesysteem, moet er een sterke toewijding zijn aan het systeem door het topmanagement. Dit creëert kostenbewustzijn en interesse in kostenverbetering bij technisch, productie en topmanagement.
2. Nut van systeem voor bestaande medewerkers :
Het bestaande boekhoudkundig personeel moet onder de indruk zijn van de noodzaak om het bestaande financiële boekhoudsysteem aan te vullen. Het zal de taak van een accountant verbreden en nieuwe kansen creëren voor de boekhoudmedewerkers.
3. Het vertrouwen van werknemers in samenwerking:
De verschillende medewerkers moeten goed worden voorgelicht over de voordelen die uit zo'n systeem kunnen worden gehaald. Werknemers moeten vertrouwen krijgen in het systeem om hun samenwerking te krijgen voordat er stappen worden ondernomen om het systeem in de praktijk te brengen.
4. Training van bestaande boekhoudmedewerkers:
Het bestaande personeel dat werkt op de boekhoudafdeling moet de juiste zijn, getraind in kostenberekeningsmethoden en -technieken met de hulp van het Institute of Cost and Works Accountants of India, Calcutta.
5. Kostenstelsel volgens specifieke vereisten van de zorg:
Het systeem moet worden geïnstalleerd en gebruikt volgens de vereisten van een specifiek geval, zodat het geen zware kosten met zich meebrengt voor de zorg. Het moet zoveel mogelijk onnodig werk voorkomen. Het systeem biedt, na installatie en gebruik, vele voordelen voor de zorg in vergelijking met de kosten en is nuttig voor de zorg.
6. Juiste supervisie:
Na de installatie en de voortdurende inspanningen van de accountant moet er goed toezicht zijn om het systeem succesvol te maken en om het gewenste doel te bereiken, namelijk kostenbepaling, kostenpresentatie en kostenbeheersing.
