Communicatietypen: Top 3 soorten communicatie - uitgelegd!

Dit artikel werpt een licht op de drie belangrijke soorten communicatie, dat wil zeggen, (1) op basis van de organisatiestructuur of -relatie, (2) op basis van flow of richting, en (3) op basis van methoden of media die worden gebruikt of Uitdrukking.

(A) Op basis van relatie of organisatiestructuur:

1. Formele communicatie:

Formele communicatie is datgene wat plaatsvindt via de formele kanalen van de organisatiestructuur, opzettelijk en bewust vastgesteld door het management. Het impliceert de stroom van informatie in de richting van formeel vastgestelde autoriteit in de onderneming. Van de leden van de onderneming wordt verwacht dat ze met elkaar communiceren, strikt volgens de kanalen die in de structuur zijn vastgelegd. Wanneer de chief executive bijvoorbeeld beslissingen en instructies aan de ondergeschikten geeft, is er een formele communicatie die naar beneden stroomt. Op dezelfde manier stroomt formele communicatie naar boven wanneer de ondergeschikte rapporteert aan de leidinggevende.

Dergelijke berichten zijn over het algemeen schriftelijk en kunnen de volgende vormen aannemen:

(i) Beleidshandleidingen;

(ii) Procedurele en regelboeken;

(iii) memoranda papieren en bestellingen;

(iv) Officiële vergaderingen;

(v) Interviews, etc.

Deze communicatiekanalen worden geïllustreerd in de volgende grafiek:

De belangrijkste voordelen van de formele communicatie zijn dat het helpt bij het vastleggen van verantwoordelijkheid en het onderhouden van een gezagsverhouding in de organisatie. Het heeft echter ook bepaalde beperkingen. Formele communicatie is over het algemeen tijdrovend, somber en leidt tot veel distortie. Formele communicatiekanalen belemmeren een vrije en ononderbroken stroom van informatie en zijn niet geschikt voor opwaartse communicatie omdat ondergeschikten 'rooskleurige' informatie zullen presenteren om de superieuren gunstig te beïnvloeden.

2. Informele communicatie of Grapevine:

Communicatie die voortkomt uit al die communicatiekanalen die buiten formele wijnstok vallen. Het is gebouwd rond de sociale relatie van leden van de organisatie. Informele communicatie volgt geen bevoegdheidsregels zoals het geval is bij formele communicatie. Het ontstaat als gevolg van de persoonlijke behoeften van de leden van een organisatie en bestaat in elke organisatie. Een dergelijke communicatie is meestal mondeling en kan zelfs worden overgebracht door een eenvoudige blik, gebaar, glimlach of stilte.

Informele communicatie is impliciet, spontaan multidimensionaal en gevarieerd. Het werkt met veel grotere snelheid dan formele communicatie. Het werkt vaak in clusters van mensen, dat wil zeggen wanneer een persoon informatie van belang heeft, geeft hij dit door aan zijn informele groep en sommige leden van de groep kunnen het doorgeven aan een andere informele groep, enzovoort. Daarom noemen sommige schrijvers het liever een 'organisatie', 'bush-telegraaf' of 'jungle-telegraaf'.

Een organisatie kan effectief gebruik maken van het informele communicatiekanaal om de formele kanalen voor communicatie te versterken. Het dient een zeer nuttig doel bij het overbrengen van bepaalde informatie die niet via de officiële kanalen kan worden verzonden. Het voldoet aan de verlangens van de mensen, een gelegenheid om angsten, twijfels en grieven te uiten. Informele communicatie helpt ook om managementbeslissingen te verbeteren, aangezien meer mensen betrokken zijn bij het besluitvormingsproces.

Ondanks vele voordelen heeft informele communicatie bepaalde zwakheden. Informele communicatie bestaat uit feiten, halve waarheden, geruchten en vervormde informatie. De informele kanalen van communicatie kunnen volledig onnauwkeurige informatie bevatten die een organisatie eerder kan schaden dan helpen. Bovendien is het niet mogelijk om de verantwoordelijkheid voor de oorsprong of doorstroming van informatie vast te stellen. Voor de efficiënte werking van elke organisatie zijn echter zowel formele als informele communicatie vereist.

(B) Op basis van flow of richting:

1. Neerwaartse communicatie:

Communicatie tussen een meerdere en ondergeschikte staat bekend als verticale communicatie. Verticale communicatie kan neerwaartse verticale communicatie of opwaartse verticale communicatie zijn. Neerwaartse communicatie betekent communicatie die van een meerdere naar een ondergeschikte gaat. Het volgt de gezagslijn van de bovenkant naar de onderkant van de organisatiehiërarchie. Neerwaartse communicatie is een must in elke organisatie.

Het is nodig:

(i) om dingen gedaan te krijgen;

(ii) Om je voor te bereiden op veranderingen;

(iii) Ontmoedigen van onbegrip en achterdocht; en

(iv) Om de leden van de organisatie een gevoel van trots te laten ontwikkelen dat ze goed geïnformeerd zijn over alle organisatorische zaken.

De belangrijkste voorbeelden van neerwaartse communicatie zijn:

(i) kennisgevingen;

(ii) circulaires;

(iii) instructies;

(iv) bestellingen;

(v) letters;

(vi) memo's;

(vii) bulletins;

(viii) handboeken;

(ix) jaarverslagen;

(x) aankondigingen van luidsprekers; en

(xi) groepsbijeenkomsten, enz.

2. opwaartse communicatie:

Opwaartse communicatie betekent de informatiestroom van de lagere niveaus van de organisatie naar de hogere niveaus van autoriteit. Het gaat van ondergeschikt naar superieur, zoals van werknemer naar voorman, van voorman naar manager, van manager naar algemeen directeur en van algemeen directeur naar de chief executive of de raad van bestuur. Het omvat meningen, ideeën, suggesties, klachten, grieven, oproepen, rapporten, enz.

Opwaartse communicatie is erg belangrijk omdat het dient als feedback op de effectiviteit van neerwaartse communicatie. Het management is in staat om te weten hoe goed zijn beleid, plannen en doelstellingen worden gevolgd door mensen die op lagere niveaus van de organisatie werken. Het houdt het management op de hoogte van de voortgang van het werk en de problemen die zich voordoen bij de uitvoering. Op basis van opwaartse communicatie herziet het management zijn plannen en beleid en maakt het verdere planning.

Opwaartse communicatie is nodig:

(i) om ontvankelijkheid van communicatie te creëren;

(ii) Een gevoel van verbondenheid creëren door actieve deelname;

(iii) Om de effectiviteit van communicatie te evalueren;

(iv) Om het moreel van werknemers te vergroten;

(v) verbeteringen aan te brengen in managementbeslissingen;

(vi) om inspanningen te coördineren; en

(vii) Ideeën van elk individu in de organisatie kennen.

De belangrijke voorbeelden van opwaartse communicatie zijn:

(i) rapporten;

(ii) Vergaderingen;

(iii) Interviews;

(iv) conferenties;

(v) brieven;

(vi) Klachten;

(vii) Suggesties;

(viii) Enquêtes;

(ix) publicatie van de Unie; en

(x) Grapevine, etc.

3. Horizontale, laterale of zijwaartse communicatie:

Het overbrengen van informatie en begrip tussen mensen op hetzelfde niveau van de organisatiehiërarchie wordt de horizontale communicatie genoemd. Dit type communicatie is ook bekend als laterale of zijwaartse of kruiselings communicatie. Meestal betreft het interdepartementale communicatie, dat wil zeggen de communicatie tussen twee afdelingsmanagers die werkzaam zijn op hetzelfde organisatieniveau of tussen ondergeschikten die onder één baas werken.

Horizontale communicatie versnelt informatie en bevordert wederzijds begrip. Het stelt de managers die op hetzelfde niveau werken in staat om informatie uit te wisselen en hun activiteiten te coördineren zonder alle zaken door te verwijzen naar het hogere managementniveau. Zoals getoond in het diagram van Flows of Communication, zal supervisor A vaak in communicatie zijn met supervisor B voor coördinatie en integratie van verschillende activiteiten. Dergelijke communicatie is essentieel in alle organisaties.

De horizontale communicatie is over het algemeen informeel van aard. Wanneer een afdelingshoofd enige informatie van een ander afdelingshoofd nodig heeft, heeft hij de neiging om rechtstreeks contact met hem op te nemen. Dit type communicatie kan echter mondeling of schriftelijk zijn.

4. Diagonale communicatie:

De overdracht van informatie tussen mensen die zich niet op dezelfde afdeling of op hetzelfde niveau van de organisatiehiërarchie bevinden, wordt diagonale communicatie genoemd. Wanneer de Assistant Marketing Manager bijvoorbeeld rechtstreeks met de administrateur van de rekening communiceert, is dit het geval bij diagonale communicatie. Dit type communicatie verhoogt de efficiëntie van de organisatie door informatie te versnellen en barrières tussen afdelingen te overbruggen.

(C) Op basis van media of expressie:

De term communicatiemedia verwijst naar het medium dat wordt gebruikt bij het overbrengen van berichten en wederzijds begrip. Woorden, afbeeldingen en acties zijn de media die worden gebruikt voor het uitwisselen van informatie en begrip tussen verschillende personen. Het belangrijkste medium via welke communicatie plaatsvindt, zijn de woorden.

Foto's in de vorm van grafieken, modellen of blauwdrukken en gebaren zoals glimlachen, stilte, fonkelen van ogen, enz. Worden gebruikt om de communicatie effectief te maken. De communicatie, het doel, het publiek, de kwaliteiten van de communicator en de situatie moeten worden overwogen bij het selecteren van communicatiemiddelen.

De verschillende media voor communicatie zijn onderzocht als onder:

1. Schriftelijke communicatie

2. Mondelinge communicatie

3. Gebaren of non-verbale communicatie.

1. Schriftelijke mededeling:

Communicatie via woorden kan schriftelijk of mondeling zijn. Geschreven communicatie impliceert de overdracht van berichten in zwart en wit. Het omvat diagrammen, afbeeldingen, grafieken enz. Rapporten, beleidsregels, procedures, bestellingen, instructies, overeenkomsten, enz. Moeten schriftelijk worden verzonden voor een efficiënt functioneren van de organisatie. Schriftelijke communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen dezelfde informatie hebben. Het biedt een permanente registratie van communicatie voor toekomstige referentie. Schriftelijke instructies zijn essentieel wanneer de gevraagde actie essentieel en gecompliceerd is. Om effectief te zijn, moet schriftelijke communicatie duidelijk, beknopt, correct en volledig zijn.

Het kan de volgende vormen aannemen:

(i) rapporten,

(ii) Circulaires;

(iii) Tijdschriften;

(iv) Handleidingen;

(v) Memoranda;

(vi) Kranten;

(vii) Afbeeldingen, diagrammen, grafieken, enz .;

(viii) Overeenkomsten;

(ix) Boeken over regels en procedures;

(x) bestellingen;

(xi) instructies;

(xii) Prikborden, enz.

Voordelen of voordelen van schriftelijke communicatie:

(i) Het zorgt voor een uniforme overdracht van informatie, dat wil zeggen dat alle betrokkenen dezelfde informatie hebben.

(ii) Het verschaft een permanente registratie van communicatie voor toekomstige referentie.

(iii) Het is een ideale manier om lange berichten te verzenden.

(iv) Het zorgt voor een klein risico op ongeoorloofde wijziging van het bericht.

(V) Het is het enige middel voor het uitwisselen van informatie op verre plaatsen, zelfs buiten het telefonische bereik.

(vi) Het is vaak compleet, duidelijk, precies en correct.

(vii) Het kan worden aangehaald als juridisch bewijsmateriaal in geval van geschillen.

(viii) Het is geschikt om tegelijkertijd een boodschap over te brengen naar een groot aantal personen.

Nominaties of nadelen van schriftelijke communicatie:

(i) Het is duur.

(ii) Het is tijdrovend.

(iii) Het wordt moeilijk om geheim te houden over een geschreven communicatie.

(iv) Het is rigide en biedt geen ruimte voor het aanbrengen van wijzigingen voor onnauwkeurigheden die mogelijk zijn binnengeslopen.

(v) Het is heel formeel en heeft geen persoonlijk contact.

(vi) Het stimuleert roodtakisme en brengt zoveel formaliteiten met zich mee.

(vii) Het kan door verschillende personen op een andere manier worden geïnterpreteerd.

(viii) Het wordt vaak lang, wanneer berichten schriftelijk worden overgebracht. Mondelinge communicatie houdt in

2. Mondelinge communicatie:

Mondelinge of mondelinge communicatie impliceert het overbrengen van berichten door gesproken woorden. Het is face-to-face communicatie tussen individuen en omvat communicatie via telefoon, intercom en openbare spraak, etc. In elke organisatie wordt veel informatie mondeling uitgewisseld en wordt over het algemeen de voorkeur gegeven aan schriftelijke communicatie.

Theo Haimann wees erop dat "de menselijke stem de boodschap betekenis en schaduw kan geven die zelfs lange pagina's met geschreven woorden eenvoudig niet kunnen overbrengen." Het belangrijkste kenmerk van mondelinge communicatie is dat de echte betekenis wordt overgebracht door de manier of toon van de stem of de stem. gezichtsuitdrukkingen van de communicator en de communicatie.

Afhankelijk van de behoefte en situatie kan het de volgende vormen aannemen:

(i) Gesprekken van aangezicht tot aangezicht.

(ii) Telefonisch gesprek.

(iii) Interviews.

(iv) Vergaderingen.

(v) Hoorcolleges.

(vi) conferenties,

(vii) Symposia.

(viii) Radiogesprekken, tv- en bioscoopshows.

(ix) Gezamenlijk overleg.

(x) Aankondigingen, etc.

Voordelen of voordelen van mondelinge communicatie:

(i) Het is minder duur of economisch in vergelijking met geschreven communicatie.

(ii) Het is sneller en bespaart op tijd.

(iii) Het is effectiever dan schriftelijke communicatie.

(iv) Het geeft een persoonlijk tintje en leidt tot meer begrip.

(v) Misverstanden of twijfels kunnen dan en daar worden verwijderd.

(vi) Onmiddellijke reactie, motivatie of reactie van de ontvanger kan worden genomen.

(vii) Het is flexibeler en de berichten kunnen worden aangepast aan de behoeften en reactie van de ontvanger.

(viii) Het biedt als het enige middel om berichten over te dragen in tijden van noodsituaties.

Beperkingen en nadelen van mondelinge communicatie:

Mondelinge communicatie heeft de volgende beperkingen of beperkingen:

(i) Het is minder betrouwbaar.

(ii) het wordt beïnvloed door eigenbelang en de houding van de mensen.

(iii) Mondelinge communicatie heeft de neiging vervormd te zijn.

(iv) Het levert geen gegevens op voor toekomstig gebruik.

(v) Het is niet geschikt voor langdurig berichten.

(vi) Het biedt niet voldoende tijd om na te denken alvorens de boodschap over te brengen.

(vii) Het heeft taalproblemen, het kan zijn dat je iets overbrengt, maar door zijn manier van spreken kan het iets anders overbrengen.

(viii) Het kan niet worden gebruikt om te communiceren met mensen verspreid over verre plaatsen.

3. Gebaren of niet-verbale communicatie:

Communicatie betekent niet alleen geschreven of mondelinge berichten. Het omvat alles dat kan worden gebruikt om betekenissen van de ene persoon naar de andere over te brengen, bijv. Beweging van de lippen of de knipoog van een oog of de handdruk kan meer betekenis geven dan geschreven of gesproken woorden. Expressie door lichaamsdelen staat bekend als gebaren of non-verbale communicatie.

Het omvat gelaatsuitdrukking, beweging van lippen, een oogwenk, knikken van hoofden, beweging van handen, een gevoel voor humor of een stilte, enz. Gebarencommunicatie wordt ook wel 'Gesticulatie' genoemd en wordt vaak gebruikt als een aanvullende methode van communicatie. Het helpt om communicatie effectief te maken.

Een geschikt communicatiemiddel selecteren-Mondeling versus geschreven:

Het is heel moeilijk om te zeggen welke van de twee soorten media, dat wil zeggen geschreven of gesproken, een betere communicatietechniek is. Beide hebben verdiensten en beperkingen. Maar over het algemeen is verbale communicatie effectievere media voor het overbrengen van ideeën, gevoelens, suggesties, informatie, berichten, enzovoort. In feite kan geen enkele organisatie volledig afhankelijk zijn van één methode, omdat beide complementair zijn aan elkaar.

Schriftelijke communicatie kan de voorkeur hebben om lange berichten over te dragen aan een groot aantal personen verspreid over verre plaatsen en waar de informatie moet worden herhaald met het oog op herhaling en registratie. Mondelinge communicatie kan de enige beschikbare methode zijn om noodboodschappen over te brengen en waar persoonlijke aandacht vereist is. Mondelinge berichten kunnen worden ondersteund door gebaren, demonstraties, enz. Om de communicatie effectief te maken.