9 Hoofdkenmerken van een goede organisatiestructuur

Dit artikel werpt licht op de kenmerken van een goede organisatiestructuur. De kenmerken zijn: 1. Eenvoud 2. Flexibiliteit en continuïteit 3. Duidelijke lijn van autoriteit 4. Toepassing van ultieme autoriteit 5. Juiste delegatie van autoriteit 6. Eenheid van commando en leiding 7. Minimaal mogelijke managementniveaus 8. Correcte nadruk op personeel 9 Voorziening voor topmanagement.

Functie # 1. Eenvoud:

Een organisatiestructuur moet in principe eenvoudig zijn. Het impliceert dat de structuur het eenvoudigst mogelijke kader zou moeten hebben dat de beoogde doelen zal bereiken, met de nodige nadruk op economische en effectieve middelen om het doel van de onderneming te bereiken.

Dit zorgt voor zuinigheid, minimaliseert overheadkosten en vermindert alle mogelijke problemen die kunnen voortvloeien uit slechte communicatie vanwege de complexiteit van complexe structuren.

Elke persoon in de organisatie moet duidelijk zijn over wie hij in een bepaalde kwestie moet raadplegen. Te veel niveaus, communicatiekanalen en commissies veroorzaken vaak meer problemen dan het oplossen ervan. Idealiter zouden hun aantallen en plaatsen in de organisatie gebaseerd moeten zijn op de behoeften van de organisatie.

Feature # 2. Flexibiliteit en continuïteit:

De organisator moet de structuur niet voor vandaag of morgen bouwen, maar voor de verre toekomst. Als zodanig moet continuïteit in de organisatiestructuur in de loop van de tijd worden gehandhaafd. Aangezien de organisatiestructuur echter gebaseerd is op omstandigheden en deze niet vastliggen, maar veranderen in de loop van de tijd, is er ook behoefte aan het opnemen van de veranderingen in de organisatiestructuur.

Daarom moet de structuur voldoende aanpasbaar zijn zodat deze de mogelijkheid biedt om de veranderingen op te vangen waar deze nodig zijn.

Feature # 3. Duidelijke lijn van autoriteit:

Ongeacht de vorm van de structuur, er moeten duidelijke bevoegdheidsregels zijn die van boven naar beneden of in horizontale richtingen lopen. Het houdt in dat men heel duidelijk moet zijn over wat hij verwacht te bereiken of bij te dragen en welke relaties op zijn officiële niveau door hem moeten worden onderhouden.

Het niet verduidelijken van de lijnen van autoriteit resulteert in fricties en inefficiënties. Vaak ontstaat in een bureaucratische structuur gevolgd door de overheidsorganisaties het probleem van de jurisdictie van een afdeling of divisie en lijdt het werk.

Feature # 4. Toepassing van Ultimate Authority:

Het suggereert dat, hoewel een leidinggevende een deel van het werk aan zijn ondergeschikten toewijst, hij uiteindelijk verantwoordelijk is voor de uitvoering van het totale werk. Hij is dus zowel verantwoordelijk voor zijn eigen werk als voor het werk dat door zijn ondergeschikten wordt verricht.

Als dit concept wordt toegepast, zorgt het ervoor dat elke persoon dubbele verantwoordelijkheid draagt; verantwoordelijkheid voor zijn eigen werk en dat voor het werk van zijn ondergeschikten. Als geheel is een manager verantwoordelijk voor het totale werk dat door zijn meerdere aan hem is toegewezen.

Feature # 5. Goede delegatie van autoriteit:

Het concept van ultieme autoriteit zal alleen effectief zijn als er een juiste delegatie van autoriteit is op verschillende niveaus van de organisatie. Delegatie van autoriteit verwijst naar de autorisatie van een manager om bepaalde beslissingen te nemen. Een veel voorkomend probleem in het leven van de organisatie is dat managers vaak onvoldoende bevoegdheden delegeren en verschillende problemen hebben.

Dergelijke problemen kunnen zijn in de vorm van knelpunten in de besluitvorming, vertraging bij de uitvoering van de beslissing, meer druk op de hogere managers om beslissingen te nemen, enz. Al deze factoren beïnvloeden de efficiëntie van de organisatie nadelig. Deze problemen kunnen worden opgelost door een passende delegatie van bevoegdheden.

Feature # 6. Eenheid van commando en richting:

De principes van eenheid van commando en richting moeten worden gevolgd. Eenheid van bevel suggereert dat één persoon alleen orders en instructies van één meerdere mag ontvangen. Eenheid van richting verwijst naar het concept 'één plan één man'.

Elk werk in een organisatie met hetzelfde doel moet aan één persoon worden toegewezen. De activiteiten en functies van hetzelfde type kunnen dus worden gegroepeerd. Dit biedt duidelijkheid bij het uitvoeren van de activiteiten.

Feature # 7. Minimaal mogelijke managementniveaus:

Voor zover mogelijk moeten er minimale bestuursniveaus zijn, groter het aantal managementniveaus, langer is de communicatielijn in de keten van opdrachtcreërende problemen van vertraging en vervorming. Bovendien verhogen meer managementniveaus de kosten in de organisatie.

Hoewel het misschien niet mogelijk is om aan te geven hoeveel managementniveaus er in een organisatie moeten zijn, kan het principe van minimumniveaus worden gevolgd.

Feature # 8. Juiste nadruk op personeel:

Lijnfuncties moeten worden gescheiden van personeelsfuncties en er moet voldoende nadruk worden gelegd op belangrijke personeelsactiviteiten. Dit is met name belangrijk in grote organisaties. Een lijnactiviteit is de activiteit die direct de organisatiedoelstellingen dient; bijvoorbeeld productieactiviteiten in een productiebedrijf.

Anderzijds is de bijdrage van personeelsactiviteiten indirect, dat wil zeggen, ze helpen bij het uitvoeren van de lijnactiviteiten om de organisatiedoelstellingen te realiseren. Personeelsactiviteiten kunnen personeel, boekhouding enz. Zijn. Beide activiteiten moeten duidelijk worden omschreven om de organisatie soepel te laten verlopen.

Feature # 9. Voorziening voor topmanagement:

In de bedrijfsvorm van de organisatie staan ​​de aandeelhouders over het algemeen onverschillig tegenover de dagelijkse gang van zaken in het bedrijf. Evenzo vergaderen de leden van de raad van bestuur niet op regelmatige basis.

Daarom moet een link worden gelegd tussen het reguliere managementteam en leden van de raad van bestuur en aandeelhouders. De organisatiestructuur moet duidelijk aangeven hoe deze topmanagementgroepen zullen deelnemen aan het management van het bedrijf en controle uitoefenen over de werking ervan.