9 Karakteristieken van een effectief besturingssysteem - Uitgelegd!
Besturing op elk niveau is gericht op inputs, processen en outputs. Het is erg belangrijk om effectieve controles te hebben in elk van deze drie fasen.
Effectieve regelsystemen hebben de neiging bepaalde gemeenschappelijke kenmerken te hebben. Het belang van deze kenmerken varieert met de situatie, maar over het algemeen hebben effectieve regelsystemen de volgende kenmerken.
Afbeelding Courtesy: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg
1. nauwkeurigheid:
Effectieve bedieningselementen genereren nauwkeurige gegevens en informatie. Nauwkeurige informatie is essentieel voor effectieve managementbeslissingen. Onnauwkeurige controles zouden de beheersinspanningen en energieën op problemen die niet bestaan of een lage prioriteit hebben, afleiden en zouden managers niet wijzen op ernstige problemen die wel aandacht vereisen.
2. Tijdigheid:
Er zijn veel problemen die onmiddellijke aandacht vereisen. Als informatie over dergelijke problemen het management niet tijdig bereikt, kan dergelijke informatie nutteloos worden en kan er schade optreden. Dienovereenkomstig moeten controles ervoor zorgen dat informatie de besluitvormers bereikt wanneer ze die nodig hebben, zodat een zinvolle reactie kan volgen.
3. Flexibiliteit:
De zakelijke en economische omgeving is zeer dynamisch van aard. Technologische veranderingen komen heel snel voor. Een rigide besturingssysteem zou niet geschikt zijn voor een veranderende omgeving. Deze wijzigingen benadrukken de behoefte aan flexibiliteit in planning en in controle.
Strategische planning moet rekening houden met aanpassingen voor onverwachte dreigingen en kansen. Evenzo moeten managers wijzigingen aanbrengen in controlemethoden, -technieken en -systemen wanneer deze noodzakelijk worden. Een effectief besturingssysteem is er een dat snel kan worden bijgewerkt als dat nodig is.
4. Aanvaardbaarheid:
De besturing moet zodanig zijn dat alle mensen die er last van hebben, deze volledig kunnen begrijpen en accepteren. Een besturingssysteem dat moeilijk te begrijpen is, kan onnodige fouten en frustraties veroorzaken en kan door werknemers worden geschonden.
Dienovereenkomstig moeten werknemers het erover eens zijn dat dergelijke controles noodzakelijk en gepast zijn en geen negatieve effecten hebben op hun inspanningen om hun persoonlijke en organisatorische doelen te bereiken.
5. Integratie:
Wanneer de besturingselementen consistent zijn met bedrijfswaarden en cultuur, werken ze in overeenstemming met het beleid van de organisatie en zijn ze daarom gemakkelijker te handhaven. Deze besturingselementen worden een geïntegreerd onderdeel van de organisatorische omgeving en worden dus effectief.
6. Economische haalbaarheid:
De kosten van een besturingssysteem moeten worden afgewogen tegen de voordelen ervan. Het systeem moet economisch haalbaar en redelijk in gebruik zijn. Een hoogbeveiligingssysteem ter bescherming van nucleaire geheimen kan bijvoorbeeld gerechtvaardigd zijn, maar hetzelfde systeem om kantoorbenodigdheden in een winkel te beschermen zou economisch niet verantwoord zijn. Dienovereenkomstig moeten de ontvangen voordelen zwaarder wegen dan de kosten van het implementeren van een controlesysteem.
7. Strategische plaatsing:
Effectieve controles moeten worden geplaatst en benadrukt op dergelijke kritieke en strategische controlepunten waar mislukkingen niet kunnen worden getolereerd en waar tijd en geldkosten van storingen het grootst zijn.
Het doel is om controles toe te passen op het essentiële aspect van een bedrijf waar een afwijking van de verwachte normen de grootste schade zal toebrengen. Deze controlegebieden omvatten productie, verkoop, financiën en klantenservice.
8. Corrigerende actie:
Een effectief besturingssysteem controleert niet alleen en identificeert afwijkingen, maar is ook geprogrammeerd om oplossingen voor te stellen om een dergelijke afwijking te corrigeren. Een computer die een inventaris van voorraden bijhoudt, kan bijvoorbeeld worden geprogrammeerd om 'als-dan'-richtlijnen vast te stellen. Als de voorraad van een bepaald artikel bijvoorbeeld minder dan vijf procent van de maximale voorraad bij de hand heeft, geeft de computer een signaal voor het aanvullen van dergelijke artikelen.
9. Nadruk op uitzondering:
Een goed controlesysteem zou moeten werken aan het uitzonderingsbeginsel, zodat alleen belangrijke afwijkingen onder de aandacht van het management worden gebracht. Met andere woorden, het management hoeft zich niet bezig te houden met activiteiten die soepel verlopen. Dit zorgt ervoor dat de aandacht van het management op fouten is gericht en niet op conformiteit. Dit zou onnodig en oneconomisch toezicht elimineren, marginaal nuttige rapportage en verspilling van managementtijd.
