7 belangrijke functies van Office Management

Dit artikel werpt licht op de zeven belangrijkste functies van kantoorbeheer. Dit zijn: 1. Planning 2. Personeel 3. Regie 4. Communicatie 5. Controlling 6. Coördinatie 7. Motivatie.

Office Management Functie # 1. Planning:

Planning is de eerste en belangrijkste functie van kantoorbeheer. Het wordt het best omschreven als de eerste stap naar andere functies van het kantoor.

Het is een duidelijk omschreven koers van toekomstige actie.

Fayol had erop gewezen:

"Het actieplan op hetzelfde moment, het resultaat beoogde de actielijn die moet worden gevolgd, de fasen die moeten worden doorlopen, en de methode om te gebruiken. Het is een soort toekomstig beeld waarin nabije gebeurtenissen worden geschetst met enig onderscheidend vermogen, terwijl gebeurtenissen op afstand progressief minder onderscheiden lijken. Planning is een mentaal proces op basis van beschikbare feiten en toekomstige mogelijkheden ".

Doelstellingen van de planning:

Planning is gedaan om:

1. Verander de veranderingen en onzekerheid

2. Om economische operaties te verkrijgen, en

3. Om controle te vergemakkelijken.

In het geval van kantoorbeheer moeten deze planningsdoelstellingen worden gecoördineerd met verwijzing naar de doelstellingen van bedrijven zoals uiteengezet door de manager.

Voordelen van planning:

Planning heeft bepaalde voordelen die worden opgesomd:

1. Planning geeft richting aan activiteiten op kantoor en dus wordt alles doelgericht.

2. Planning richt verandering op doelstellingen.

3. Planning helpt om onzekerheden en veranderingen te compenseren.

4. Planning vergemakkelijkt de controle op kantoor.

5. Planning zorgt ook voor de groei van bedrijfsactiviteiten. Dus het kantoor wordt niet gevonden als het groeit.

6. Planning helpt bij economische operaties in een kantoor, omdat het kantoorpersoneel op de hoogte is van het doel en de doelen, en over hoe die kant op te gaan.

7. Planning vergemakkelijkt een volledige controle op kantoor. Het tweede element van het kantoor is organiseren.

Het verwijst naar het creëren van een structuur van taken en verantwoordelijkheden om de doelstellingen van een onderneming te bereiken. Urvick omschrijft de organisatie als "bepalen welke activiteiten nodig zijn voor welk doel dan ook of van plan zijn en ze organiseren in groepen die aan de individuen kunnen worden toegewezen. Het gaat om de relatie tussen activiteit en autoriteit. Het kantoor moet worden georganiseerd en de taken en functies moeten worden gedefinieerd om de gezagsrelatie te bepalen, zodat het kantoor soepel functioneert. "

Office Management Functie # 2. Personeel:

Het is een functie van het management, meer nog is het een uitvoerende functie van selectie, werving, compensatie, promotie, training en pensionering van ondergeschikte managers. Office management heeft ook dit proces van personeelsbezetting omdat het kantoor op dezelfde manier moet worden bemand en beheerd.

Office Management Functie # 3. Regie:

Richting wordt gedefinieerd en beschreven als het functioneren van de opdracht. "De succesvolle richting van ondergeschikten resulteert in goed geïnformeerde goed opgeleide mensen die efficiënt werken in de richting van de doelstellingen van de ondernemingen. Richting kan worden omschreven als het proces van begeleiden en begeleiden van de ondergeschikten. Het idee van begeleiden en begeleiden is om een specifieke richting te geven aan de verschillende activiteiten in het kantoor met het oog op de goede werking ervan. "

Office Management Functie # 4. Communicatie:

Het wordt uitgelegd als de uitwisseling van gedachten of informatie om wederzijds begrip en vertrouwen of een goede menselijke relatie tot stand te brengen. Effectieve communicatie is in lijn waar iets wordt begrepen in dezelfde betekenis als waarin het is gecommuniceerd.

Om een goede communicatie tot stand te brengen is het essentieel om deze drie principes te volgen:

(a) De beginselen van duidelijkheid

(b) De integriteitsbeginselen

Office Management-functie # 5. Beheersing:

Controlling is een functie van het controleren van de huidige prestaties aan de hand van vooraf bepaalde normen die in de plannen zijn opgenomen, om te zorgen voor voldoende vooruitgang en bevredigende prestaties, zowel fysiek als financieel. Controlling is de basis voor het office management.

De prestaties van het kantoorpersoneel moeten worden gemeten en er moeten corrigerende maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van het kantoor ten opzichte van die van de ondernemingen worden bereikt.

De controle zou deze principes moeten hebben:

1. Het principe van economie

2. Het principe van flexibiliteit.

3. Het principe van objectiviteit.

4. Het principe van visie.

5. Het principe van noodzaak en aard van het kantoor.

Office Management Functie # 6. Co-ordination:

Coördinatie is een proces om het team in evenwicht te houden en te houden door een passende toewijzing van werkactiviteiten aan de verschillende leden te verzekeren, en ervoor te zorgen dat deze met gepaste overeenstemming tussen de leden zelf worden uitgevoerd.

Om een effectieve coördinatie op kantoor mogelijk te hebben, is het noodzakelijk dat de coördinatie de volgende voorwaarden vervult:

(a) Het doel van de ondergeschikte afdeling moet ontworpen zijn om een bijdrage te leveren aan de onderneming.

(b) De doelstellingen van de onderneming moeten bekend zijn bij elk lid van de groep.

Beginselen van coördinatie:

De principes van coördinatie zijn opgesomd:

(a) Beginselen van direct contact:

Coördinatie moet worden bereikt door rechtstreeks contact tussen de betrokken partijen. Dit zou administratieve rompslomp voorkomen en zorgen voor prompte werking.

(b) Principes van continuïteit:

Coördinatie moet een continu proces zijn omdat verschillende omstandigheden blijven wisselen en voortdurend veranderen.

(c) Beginselen van vroege start:

Het is noodzakelijk om coördinatie te bereiken met vroege stadia van planning en beleidsvorming.

(d) Beginselen van wederkerige relatie :

Alle factoren zoals verkoop, productie, management, financiën in een situatie moeten wederzijds gerelateerd zijn.

Kantoorbeheerfunctie # 7. Motivatie:

Een van de meest complexe en moeilijkste processen van een vorm van management is het proces van motivatie.

Motivatie is van twee soorten:

(i) zelfmotivatie en

(ii) externe motivatie.

Motivatie betekent onder meer een ondergeschikte om met enthousiasme en enthousiasme samen te werken en samen te werken om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Het motivatiesysteem moet voldoen aan de randbehoeften van de groep, naast flexibel, competitief, productief en uitgebreid zijn.

Als een motiveringssysteem deze kenmerken heeft, moet het op kantoor het volgende bereiken:

(a) Hulp bij het instellen van voorbeelden voor ondergeschikten

(b) Houd het morele hoog

(d) Biedt groei in status en verantwoordelijkheden

(e) Biedt financiële kansen voor de leidinggevenden.