4 stappen die betrokken zijn bij het organiseren van uw organisatie - besproken!
Het proces van organiseren bestaat uit de volgende stappen!
1. Identificatie en verdeling van werkzaamheden:
De organisatiefunctie begint met de verdeling van het totale werk in kleinere eenheden. Elke eenheid van het totale werk wordt een klus genoemd.
Met dank aan: fasttrakauto.com/blog/wp-content/uploads/2013/02/Members.jpg
En een persoon in de organisatie krijgt slechts één taak toegewezen. De verdeling van werk in kleinere banen leidt tot specialisatie omdat banen worden toegewezen aan individuen op basis van hun kwalificaties en capaciteiten. De verdeling van werk leidt tot systematisch werken. In een bank krijgt elke persoon bijvoorbeeld een baan toegewezen. Eén kassier accepteert contant geld, één kassier voert betalingen uit, één persoon geeft chequeboeken uit, één persoon ontvangt cheques, enzovoort. Met werkverdeling in banen werken de banken zeer soepel en systematisch.
2. Groeperen van de banen en afdelering:
Nadat het werk in kleinere banen is verdeeld, worden gerelateerde en vergelijkbare taken gegroepeerd en onder één afdeling ondergebracht. De afdeling of groepering van taken kan op verschillende manieren door de organisatie worden gedaan. Maar de meest voorkomende twee manieren zijn:
(a) Functionele afdeling:
Onder deze methode zijn taken met betrekking tot de algemene functie gegroepeerd onder één afdeling. Alle taken met betrekking tot productie zijn bijvoorbeeld gegroepeerd onder productieafdeling; taken gerelateerd aan verkoop zijn gegroepeerd onder verkoopafdeling, enzovoort.
(b) Afdelingsafdeling:
Wanneer een organisatie meer dan één type producten produceert, geven zij de voorkeur aan afdelingafdeling. Onder deze banen zijn gerelateerd aan één product gegroepeerd onder een afdeling. Als een organisatie bijvoorbeeld cosmetica, textiel en medicijnen produceert, worden banen met betrekking tot productie, verkoop en marketing van cosmetica onder één afdeling gegroepeerd, banen gerelateerd aan textiel onder één enzovoort.
3. Toewijzing van taken:
Na het verdelen van de organisatie in gespecialiseerde afdelingen krijgt elk individu dat op verschillende afdelingen werkt een plicht overeenkomend met zijn vaardigheden en kwalificaties. Het werk wordt toegewezen volgens het vermogen van individuen. Medewerkers krijgen taken toegewezen door hen een document met de naam taakomschrijving te geven. In dit document worden de inhoud en verantwoordelijkheden met betrekking tot de taak duidelijk omschreven.
4. Rapportageverhouding tot stand brengen:
Na het groeperen van de activiteiten in verschillende afdelingen moeten de werknemers de taak uitvoeren en om de taak uit te voeren heeft ieder individu enige autoriteit nodig. Dus, in de vierde stap van het organiseren van het proces krijgen alle individuen een of andere autoriteit die overeenkomt met de taak die ze moeten uitvoeren.
De toewijzing van de autoriteit resulteert in het creëren van een superieure ondergeschikte relatie en de vraag wie aan wie rapporteert wordt verduidelijkt. Het individu van hogere autoriteit wordt de meerdere en met minder autoriteit wordt hij de ondergeschikte.
Met het instellen van autoriteit, wordt de managementhiërarchie gecreëerd (commandostructuur) en het principe van de scalaire keten volgt deze hiërarchie. Het instellen van autoriteit helpt ook bij het creëren van managementniveau.
De managers met maximale autoriteit worden beschouwd als topmanagers, managers met iets minder autoriteit worden onderdeel van het management op middelhoog niveau en managers met een minimumautoriteit worden gegroepeerd in beheer op lager niveau. Dus met de oprichting van de autoriteit kunnen de individuen hun werk uitvoeren en iedereen weet wie aan wie rapporteert.
