3 Belangrijke relaties tussen planning en aansturing van functies van management
De plannings- en controlefuncties van management zijn nauw met elkaar verbonden. De relatie tussen beide functies wordt hieronder uitgelegd:
1. Betekenis:
Planning is de basisfunctie van elke onderneming, want bij de planning bepalen we wat er moet gebeuren, hoe het moet worden gedaan, wanneer het moet worden gedaan en door wie het moet worden gedaan. Planning overbrugt de kloof tussen waar we vandaag staan en waar we naartoe willen.
Afbeelding Courtesy: asu.edu.om/asuedu/wp-content/uploads/2012/07/23_Management_Board.jpg
Controlling betekent dat gecontroleerd moet worden of alles in overeenstemming is met het plan en of er sprake is van afwijking, en neemt preventieve maatregelen om die afwijking te stoppen.
De betekenis van controlling maakt duidelijk dat de controlerende functie wordt ingezet voor een juiste en tijdige implementatie van plannen.
2. Planning en controlling zijn onderling afhankelijk en onderling verbonden:
Planning- en controlefuncties bestaan altijd naast elkaar of moeten samen bestaan, omdat de ene functie van de andere afhangt. De controlefunctie vergelijkt de werkelijke prestaties met de geplande prestaties en als er geen geplande uitvoering is, kan de controlemanager niet weten of de feitelijke uitvoering OK is of niet.
De basis voor vergelijking of de te controleren maatstaf wordt gegeven door de functie te regelen.
Aan de andere kant is de planningsfunctie ook afhankelijk van de controlefunctie, omdat plannen niet alleen op papier worden gemaakt, maar deze moeten worden gevolgd en geïmplementeerd in de organisatie.
De controlefunctie zorgt ervoor dat iedereen het plan strikt opvolgt. Continue monitoring en check-in controlefunctie maken het mogelijk dat iedereen het plan volgt.
Dus beide functies zijn onderling verbonden en onderling afhankelijk, want voor een succesvolle uitvoering van zowel de functieplanning als de controle moeten ze elkaar ondersteunen. Als de werknemers bijvoorbeeld 800 eenheden hebben geproduceerd, kan de manager weten "of het voldoende is of niet alleen wanneer er een standaardproductie is opgezet door planners. De vergelijkingsbasis komt dus alleen uit de planning. Aan de andere kant, als het standaarddoel 1000 eenheden is, zorgen control managers ervoor dat de prestaties worden verbeterd en dat de medewerkers het gestelde doel bereiken.
3. Planning en controlling zijn zowel achteruit kijkend als toekomstgericht:
Controlling is achterlijk kijken, omdat de manager, net als een postmortem aan activiteiten uit het verleden, terugkijkt naar de prestaties van vorig jaar om erachter te komen dat de afwijking van de standaardplanning ook achteruit gaat, omdat de planning wordt geleid door ervaringen uit het verleden en een feedbackrapport van de controlerende functie.
Planning is toekomstgericht omdat plannen zijn voorbereid op de toekomst. Het gaat om vooruitkijken en beleid maken voor maximaal gebruik van middelen in de toekomst.
Controlling is ook toekomstgericht omdat controle niet alleen eindigt door prestaties in het verleden te vergelijken met standaard.
Het gaat om het vinden van de redenen voor afwijkingen en stelt de maatregelen voor zodat deze afwijkingen in de toekomst niet meer voorkomen. Dus deze bewering dat plannen vooruit kijken en controleren achteruit kijken, is slechts ten dele juist, omdat planning en controle zowel vooruitzien als achteruit kijken.
