13 Essentieel voor een effectief communicatiesysteem

Bij het ontwikkelen van een effectief communicatiesysteem moet het management rekening houden met de volgende essentiële zaken voor effectieve communicatie:

(1) Duidelijkheid van informatie:

Reagerend op het 'communicatie realisme' zegt Terry dat eerste wezenlijke van effectieve communicatie is 'jezelf volledig informeren'. Het impliceert dat de communicator eerst duidelijk moet zijn met de informatie die hij wil communiceren. Communicatie moet altijd in dezelfde en begrijpelijke taal zijn, zodat het niet verkeerd begrepen kan worden door de personen die het ontvangen.

(2) Adequaatheid van het bericht:

Het bericht dat moet worden gecommuniceerd, moet in alle opzichten adequaat en volledig zijn, omdat onvolledige informatie gevaarlijk blijkt vanuit het oogpunt van het bedrijfsleven. De geschiktheid van de informatie die wordt overgedragen, hangt af van de intellectuele capaciteiten van de betrokken partijen.

(3) Consistentie van het bericht:

De boodschap die moet worden gecommuniceerd, mag niet wederzijds tegenstrijdig zijn, maar moet in overeenstemming zijn met de algemene doelstellingen, het beleid, de programma's en de procedures van de organisatie. Tegenstrijdige boodschappen creëren altijd chaos en verwarring in de organisatie, wat zeer nadelig is voor het efficiënt runnen van de onderneming. Als het bericht uit het vorige is gewijzigd, moet het feit duidelijk worden vermeld, zodat het risico van verwarring kan worden verminderd.

(4) Feedback:

Feedback is een belangrijke methode om effectieve communicatie te garanderen. Het verwijst naar de bevestiging van het idee dat wordt meegedeeld of het bericht door de ontvanger is begrepen in dezelfde zin waarin de afzender zich bevindt of dat de ontvanger het eens is of niet eens is met het voorstel van de communicator, maakt het essentieel voor de kant van de ontvanger. afzender om het van de ontvanger te bevestigen.

In het geval van face-to-face communicatie is het gemakkelijker om feedbackinformatie te krijgen, waarbij de emoties en uitdrukkingen op het gezicht van de ontvanger worden waargenomen. Maar voor schriftelijke communicatie moet het management geschikte middelen en manieren bedenken of ontwikkelen om de communicatie effectiever te maken.

(5) De ontvanger begrijpen:

Begrip is het hoofddoel van communicatie. De communicatie moet een goed begrip creëren in de geest van de ontvanger. Killian adviseerde, "communiceren met een bewustzijn van de totale fysieke en menselijke omgeving waarin de informatie zal worden ontvangen.

Stel je de werkplek eens voor; de ontvankelijkheids- en inzichtsniveaus van de ontvangers bepalen; wees bewust van het sociale klimaat en de gewoonten, vraag de actualiteit van de informatie. Vraag wat, wanneer en op welke manier u wenst gecommuniceerd te worden als u zich in een vergelijkbare omgeving en positie bevond. "

(6) Overleg:

Het is over het algemeen wenselijk om anderen te raadplegen bij het plannen van communicatie. Dit levert extra inzicht en objectiviteit op voor het bericht. Een belangrijk voordeel van raadpleging is dat diegenen die tijdens het plannen van communicatie in vertrouwen zijn genomen, actieve steun zullen verlenen.

(7) Bepaal medium:

Nadat het onderwerp is besloten, moet worden bepaald hoe dit bericht het beste kan worden gecommuniceerd. Alle aspecten van mondelinge of schriftelijke communicatie moeten zorgvuldig worden onderzocht.

(8) Toon en inhoud:

De communicator moet voorzichtig zijn met de taal die hij gebruikt tijdens het spreken of schrijven. Zijn toon, uitdrukking en emotie zullen een duidelijke invloed hebben op de effectiviteit of anderszins van wat hij probeert te communiceren.

(9) Timing en actualiteit:

Er moet voldoende aandacht worden besteed aan de timing en de tijdigheid van de communicatie. Hetzelfde bericht zal door verschillende individuen en groepen op hetzelfde moment en op verschillende manieren door dezelfde individuen en groepen op verschillende tijdstippen verschillend worden ontvangen of anders worden beantwoord.

Zelfs in noodgevallen durf je het situationele, psychologische en technische aspect van timing niet over het hoofd te zien. Bovendien is het ook noodzakelijk dat informatie op tijd wordt verstrekt, aangezien verouderde informatie zo slecht of slechter is dan helemaal geen informatie.

(10) Ondersteuning met actie :

Het is hoogst noodzakelijk dat de acties van de communicator zijn communicatie ondersteunen. Dit komt omdat actie meer zegt dan woorden. De meest overtuigende communicatie, moet worden opgemerkt, is niet wat men zegt, maar wat men doet.

(11) Luisteren:

Een zeer belangrijk aspect van effectieve communicatie is dat leidinggevenden en supervisors goede luisteraars moeten zijn. Het is gevaarlijk om onoplettend of onverschillig te zijn wanneer anderen proberen te communiceren. De tien geboden van de American Management Association stellen: "Luisteren is een van de belangrijkste, moeilijkste en meest verwaarloosde vaardigheden M-communicatie.

Het vereist dat we ons niet alleen concentreren op de expliciete betekenissen die iemand anders uitdrukt, maar op de impliciete betekenissen, onuitgesproken woorden en ondertonen die veel belangrijker kunnen zijn. We moeten dus leren luisteren met het binnenoor als we de innerlijke mens willen leren kennen. ”

(12) Vertrouwen van vertrouwen en vertrouwen:

FE Fischer heeft erop gewezen dat 'communicatie het beste groeit in een klimaat van vertrouwen en vertrouwen'. Alles moet in het werk worden gesteld om het vertrouwen te winnen door feiten eerlijk te rapporteren. Medewerkers moeten overtuigd zijn en vinden dat het bedrijf eerlijk en oprecht is in zijn contacten.

Paul Arnold, president van Arnold Bakeries: "Als het relatieprogramma van uw werknemer een gezond programma is, als uw intentie waar is, als uw mensen in die intentie geloven, en in die waarheid, dan en alleen dan kunt u met succes communiceren."

(13) Het systeem altijd in leven houden:

Het communicatiesysteem moet het hele jaar open en levend worden gehouden. Alleen door eerlijke pogingen kunnen goede communicatierelaties worden ontwikkeld.