10 Voordelen van het volgen van de bureaucratische structuur voor het managen van uw organisatie

Voordelen van het volgen van de bureaucratische structuur voor het managen van uw organisatie!

De klassieke vorm betekent een bureaucratische structuur met een hiërarchie van macht en verantwoordelijkheid en de richtingen stromen voornamelijk van het topmanagement naar de lagere niveaus van werknemers door zijn hiërarchische rangen. Deze richtlijnen zijn:

Afbeelding Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-BACFLfzL4to/UdBss-t8pvI/AAAAAAABNCE/_e8PjODHSgs/s1024/leadership2.jpg

1. De bevoegdheidslijnen moeten duidelijk worden vermeld en moeten van boven naar beneden lopen van de organisatie:

Dit principe staat bekend als het scalaire principe en de lijn van autoriteit wordt aangeduid als commandostructuur. De belangrijkste beslissingen worden genomen en het beleid wordt geformuleerd op het hoogste managementniveau en ze filteren de verschillende managementniveaus door naar de werknemers. De lijn van autoriteit moet duidelijk worden vastgesteld, zodat elke persoon in deze commandostructuur zijn autoriteit en zijn grenzen kent.

2. Elke persoon in de organisatie zou zich moeten melden bij slechts één baas:

Dit staat bekend als het principe van "eenheid van bevel" en iedereen weet wie hij rapporteert en wie aan hem rapporteert. Dit proces elimineert dubbelzinnigheid en verwarring die kan ontstaan ​​wanneer een persoon zich bij meer dan één meerdere moet melden.

3. De verantwoordelijkheid en het gezag van elke toezichthouder moeten duidelijk en schriftelijk worden vastgelegd:

Dit zal de precieze rol van de toezichthouder over de grenzen van zijn autoriteit verduidelijken. Autoriteit wordt gedefinieerd als "het formele recht om actie van anderen te vereisen", en verantwoordelijkheid is de verantwoordelijkheid van die autoriteit. Met duidelijk omschreven autoriteit en verantwoordelijkheid, zal het voor de supervisor gemakkelijker zijn om problemen op te sporen en te behandelen en snel beslissingen te nemen wanneer dat nodig is.

4. De hogere managers zijn verantwoordelijk voor de handelingen van hun ondergeschikten:

De manager of de supervisor kan zich niet distantiëren van de handelingen van zijn ondergeschikten. Vandaar dat hij verantwoordelijk moet zijn voor de daden van zijn ondergeschikten.

5. De autoriteit en verantwoordelijkheid moeten zo ver mogelijk langs de hiërarchische lijn worden gedelegeerd als objectief mogelijk:

Dit zal de beslissingsmacht bij de eigenlijke operaties plaatsen. Dit zou het topmanagement meer vrije tijd geven om zich te wijden aan strategische planning en algemene beleidsvorming. Dit is vooral nodig in grote complexe organisaties. Dit principe staat bekend als "decentralisatie van macht" tegenover gecentraliseerde macht waarbij alle beslissingen aan de top worden genomen.

6. Het aantal bevoegdheidsniveaus zou zo min mogelijk moeten zijn:

Dit zou de communicatie eenvoudiger en duidelijker maken en de besluitvorming sneller. Een langere commandostructuur resulteert over het algemeen in "run-around", omdat de verantwoordelijkheden niet duidelijk worden toegewezen en dus dubbelzinnig worden. Volgens Gilmore® hebben de meeste organisaties niet meer dan zes niveaus van toezicht nodig, inclusief het niveau van de president.

7. Het specialisatiebeginsel moet waar mogelijk worden toegepast:

Nauwkeurige taakverdeling vergemakkelijkt specialisatie. Aan elke persoon moet waar mogelijk een enkele functie worden toegewezen. Deze regel is van toepassing op zowel individuen als afdelingen. De gespecialiseerde operaties zullen leiden tot efficiëntie en kwaliteit. Elk specialisatiegebied moet echter onderling verbonden zijn met het totale geïntegreerde systeem door middel van coördinatie van alle activiteiten van alle afdelingen.

8. De lijnfunctie en de staffunctie moeten gescheiden worden gehouden:

Het overlappen van deze functies resulteert in dubbelzinnigheid. De lijnfuncties zijn functies die direct betrokken zijn bij de activiteiten die resulteren in het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.

Personeelsfuncties zijn aanvullend op de lijnfunctie en bieden hulp en advies. Legale functies, public relations en promotionele functies zijn bijvoorbeeld allemaal staffuncties. De activiteiten van lijnmanagers en stafmanagers moeten worden gecoördineerd om synergetische resultaten te bereiken.

9. De span of control moet redelijk zijn en goed ingeburgerd:

De "span of control" bepaalt het aantal posities dat kan worden gecoördineerd door een enkele uitvoerende macht. De span of control kan smal zijn wanneer er relatief weinig personen zijn die rapporteren aan dezelfde manager of het kan breed zijn waar veel individuen onder toezicht staan ​​van dezelfde manager.

Een dergelijke span of control zou echter afhangen van de gelijkenis of ongelijkheid van de ondergeschikte posities en hoe onderling afhankelijk deze posities zijn. Hoe meer afhankelijk deze posities zijn, des te moeilijker is de coördinatie. In dergelijke in elkaar grijpende posities is het raadzaam om niet meer dan vijf of zes ondergeschikten te hebben die onder een leidinggevende werken.

10. De organisatie moet eenvoudig en flexibel zijn:

Het moet eenvoudig zijn omdat het gemakkelijker te beheren is en het flexibel moet zijn omdat het snel kan worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Het zou zo moeten zijn dat het gemakkelijk kan worden uitgebreid of verkleind zoals de tijden vereisen. Bovendien zou eenvoud de communicatie veel eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger maken, hetgeen noodzakelijk is voor succesvolle organisaties.

Hoewel deze principes in het algemeen van toepassing zijn op klassieke organisaties zoals voorgesteld door Frederick Taylor en Henry Fayol en zijn goedgekeurd om de administratie te vergemakkelijken, zijn er enkele meer recente principes ontwikkeld die een integraal onderdeel zijn geworden van de meeste moderne organisaties.

Deze nieuwe principes van participatieve besluitvorming, uitdagende werkopdrachten, management per doelstelling en decentralisatie van bevoegdheden en werden al snel geïntegreerd met de traditionele. Het idee is om creativiteit te stimuleren, groei aan te moedigen en het nut van alle middelen te optimaliseren om de doelen van de organisatie te bereiken.